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Procore

Créer une demande d’ordre de changement (DODC)

Objectif

Créer une demande d'ordre de changement (DODC).

Contexte

Une demande d'ordre de changement (DODC) permet aux entrepreneurs généraux d’emballer un (1) ou plusieurs ordres de changement potentiels (ODCP) en une demande formelle au propriétaire du projet. L'entrepreneur général envoie généralement des DODC de projet au propriétaire pour une signature d'approbation.

Dans Procore, les DODC sont utilisés en flux de travail de ordre de changement de 3 niveaux. Les flux de travail à un ou deux niveaux n'utilisent pas de DODC. Les DODC peuvent être utilisées pour (1) soumettre des ODCP pour approbation, ou (2) regrouper plusieurs ODCP pour approbation. En règle générale, vous regrouperez les ODCP qui partagent la même portée des travaux en cours, lieu, sous-traitant, etc. Cela aide à rationaliser votre processus de révision et d’approbation.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise :
    • « Admin » dans l’outil Contrat principal du projet.
  • Conditions préalables :
    • Le contrat principal du projet doit être dans le statut « Approuvé ».

Étapes

  1. Accédez à l’outil Contrat principal du projet.
  2. Cliquez sur le bouton Créer demande d'ODC.
    Remarque : Ce bouton est disponible uniquement si le contrat principal du projet dispose du statut « Approuvé ».
  3. Remplir le formulaire suivant :
    • Numéro : Ce champ est automatiquement pré-rempli en fonction du nombre d’autres demandes d'ordre de changements qui ont été créées. Par défaut, le numéro sera automatiquement augmenté d’une unité. Cependant, vous pouvez manuellement saisir un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : Si vous saisissez manuellement un numéro, la prochaine DODC qui est créée sera automatiquement incrémenté de un, basé sur cette valeur spécifiée.)
    • Date de création : Ce champ affiche la date et l'heure auxquelles le demande d'ordre de changement a été créé. (Remarque : Cette valeur ne peut pas être changée.)
    • Révision : Ce champ affiche le numéro de révision de DODC . Lorsqu'un DODC est d'abord créé, sa révision est zéro. Un DODC pourrait avoir plusieurs révisions en raison de la rétroaction d’un réviseur/approbateur.
    • Créé par : Le nom de l'utilisateur qui a créé la demande d'ordre de changement. (Remarque : Cette valeur ne peut pas être changée.)
    • Titre : Saisissez un titre décrivant la demande d'ordre de changement.
    • Statut : Sélectionnez l'état actuel de la demande d'ordre de changement.  
      • Approuvé : La DODC a été approuvée. Les coûts sont reflétés comme des « changements approuvés » dans le budget.
      • Ébauche : La DODC doit encore être modifiée avant de pouvoir être soumise pour révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision : La DODC est actuellement en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé : La DODC a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours : La DODC est en attente et est actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de tarification : La DODC est en attente et n'est pas en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Procéder : La DODC i est toujours en attente et les travaux sont en cours d'achèvement. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Ne pas procéder : La DODC  est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté : La DODC a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais : La DODC sera effectué sans frais. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Remarque : Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour la vue de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des vues, voir « Configurer une nouvelle vue budgétaire » dans la section Voir aussi ci-dessous.
    • Ordre de changement au contrat principal : (Pour les ordre de changement de 3 niveaux uniquement) Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le DODC à un ODCCP. Vous pouvez soit sélectionner un ODCCP existant dans le menu déroulant, ou créer un nouveau ODCCP où la DODC sera automatiquement ajoutée.
    • Privé : Cochez cette case si vous souhaitez que la demande d'ordre de changement soit privée et uniquement visible par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’onglet Contrat principal.
    • Description : Saisissez une description plus détaillée de la demande d'ordre de changement.
    • Impact de l'échéancier : Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au calendrier actuel du projet si les DODC étaient approuvées.
    • Ordres de changement potentiels : Sélectionnez quel(s) ordres de changement potentiel(s) à inclure dans la demande d'ordre de changement.
    • Pièces jointes : Sélectionnez et joignez tous les documents pertinents. 
  4. Cliquez sur Créer pour créer la demande d'ordre de changement. Si vous voulez envoyer un courriel de la demande d'ordre de changement lors de la création, cliquez sur Créer et envoyer par courriel. Vous serez redirigé vers une nouvelle page où vous pourrez sélectionner les destinataires du courriel.

Voir aussi

 

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