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Procore

Créer un contrat principal

Objectif

Pour créer un contrat principal pour un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises : Niveau de permission « Admin » sur l’outil Contrat principal.
  • Vous ne pouvez avoir qu’un seul contrat principal par projet.
  • Le contrat principal représente généralement le contrat convenu entre un propriétaire qui finance le projet de construction et l’entrepreneur général qui est payé pour gérer le projet de construction. Dans le cas de Procore, le contrat principal sera généralement le contrat entre vous et votre client; cette relation pourra différer de celle entre un propriétaire et un entrepreneur général.
  • Le budget peut être utilisé pour créer le contrat principal si les deux sont identiques ou si le contrat principal est un sommaire des divisions du budget. Il arrive souvent que le budget interne et le client faisant l’objet du contrat principal présentent différents niveaux de détails et que le contrat principal ne soit pas strictement une synthèse des divisions du budget.
  • Pour les entrepreneurs généraux qui sont clients de Procore, le budget est plus souvent utilisé comme un outil interne pour gérer les contrats et les coûts avec les sous-traitants (et n’est pas visible à votre client qui finance), alors que le contrat principal est le contrat entre vous et votre client (et n’est pas visible à vos sous-traitants).
  • Vous pouvez créer plusieurs articles de ligne avec le même code de coût et catégories et utiliser le champ Description pour clarifier la différence entre les articles de ligne.
  • Lorsque vous ajoutez des articles, vous pouvez laisser le champ Code de coût vide en saisissant « Aucun ».
  • Pour que quiconque reçoive une notification du contrat principal, vous devez envoyer le contrat principal par courriel.

Étapes

  1. Allez à l’outil du projet Contrat principal.
    Cette action affiche la page du Contrat principal. 
  2. Cliquez sur Créer un contrat principal.

    BoutonCreerContratPrincipal.png

    Cette action affiche la page de création du nouveau contrat principal. 
  3. Sous « Informations générales », complétez les champs suivants :
    (Remarque : aucun de ces champs n’est requis pour créer un contrat principal. Vous pouvez ajouter des informations ultérieurement, si vous le souhaitez.)
    • Contrat # : Attribuez un identifiant unique pour le contrat principal.
    • Propriétaire/Client : Sélectionnez la partie à laquelle vous enverrez votre demande de paiement.
    • Architecte/Ingénieur : Sélectionnez l’architecte principal du projet.
    • Entrepreneur : Saisissez le nom de la compagnie (par ex. EG) qui gère le projet de construction Procore. Si vous configurez le contrat principal, vous devez généralement saisir le nom de votre compagnie dans ce champ. 
    • Titre : Créez un nom descriptif pour le contrat principal.
    • Statut : Spécifiez le statut actuel du contrat principal.(par ex. ébauche, envoyé pour soumission, envoyé pour signature, approuvé, achevé, ou résilié).
      Note : Si le statut est défini comme « Approuvé » ou « Achevé », vous pouvez créer des ordres de changements et des demandes de paiements. Si le statut est défini autrement que par « Approuvé » ou « Terminé », vous ne pouvez pas créer d’ordres de changement ni de demandes de paiements.
    • Privé : Spécifiez qui peut afficher le contrat principal. Par défaut, le contrat principal est « confidentiel » et n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions d’utilisateur « Admin » sur l’outil Contrat principal. Vous pouvez également autoriser des utilisateurs non-Admin à afficher le contrat principal, si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez également autoriser des utilisateurs non-Admin sélectionnés à accéder en lecture seule à des articles de ligne individuels avec le sous-outil VDC (Ventilation des coûts).
    • Date de début : Spécifiez la date officielle du lancement de projet.
    • Date d’achèvement approximative : Spécifiez la date estimée d’achèvement de projet.
    • Date de réception du contrat signé : Spécifiez la date de signature officielle du contrat principal par toutes les parties juridiquement liées.
    • Date d’achèvement actuelle : Une fois qu’un projet a été officiellement terminé (c.-à-d. que les paiements finaux ont été traités et clôturés), vous pouvez spécifier la date d’achèvement réelle du projet aux fins d’enregistrement.
    • Date de résiliation du contrat : Saisissez la date de clôture du projet.
    • Retenue par défaut : Spécifiez un pourcentage par défaut qui sera automatiquement appliqué à tous les coûts d’articles de ligne aux fins de retenue.(par ex. 10%)
    • Exécuté :  Cochez cette case pour indiquer que le contrat a été entièrement signé et exécuté.
    • Description : Ajoutez une description utile à propos du contrat.
    • Inclusions : Spécifiez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions : Spécifiez toutes les exclusions convenues dans le contrat.
    • Pièces jointes : Joignez tout document pertinent, telle une copie signée du contrat.
  4. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel.
    Le système sauvegarde votre nouveau contrat principal. 
  5. Cliquez sur le sous-onglet (VDC) Ventilation des coûts (VDC).
  6. Cliquez sur Modifier. Il existe différentes manières de créer une VDC.
Créer une VDC à partir de l’outil Budget

Si vous avez créé un budget de projet (à l’aide de l’outil Budget), vous pouvez l’utiliser pour développer rapidement une VDC d’un contrat principal. Il existe deux options permettant de créer la VDC d’un contrat principal à partir de l’outil Budget. (Note: vous ne pouvez effectuer cette action que s’il n’existe aucun article de ligne.)

  1. Allez à l’outil de projet Contrat principal. 
    Note: assurez-vous que le statut du contrat principal est défini en mode « Ébauche » sous l’onglet Général.
  2. Cliquez sur le sous-outil Ventilation des coûts.
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Vous aurez l’option d’effectuer l’une des actions suivantes à partir du menu déroulant des codes de coûts:
    • Option 1 : Un article de ligne sera créé pour chaque article de ligne sur le budget du projet.

      ContratPrincipalVDC.png
       
    • Option 2 : Un article de ligne sera créé pour les sommaires de chaque catégorie sur le budget du projet. (Note: utilisez cette option si vous souhaitez la ventilation des coûts par catégorie plutôt que par articles de ligne individuels.)

      ContratPrincipalVDC2.png
       
  5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder vos changements.
Importer à partir d’un fichier CSV

Si vous préférez télécharger un fichier CSV pour importer tous les articles de ligne, veuillez plutôt télécharger et remplir le modèle CSV fourni. Veuillez suivre les instructions du tutoriel ci-dessous pour vous assurer que vos données sont ajoutées au fichier CSV dans le format approprié, car le programme de téléchargement applique des exigences de syntaxe très strictes. Les données doivent suivre le format prescrit pour s'assurer que le téléchargement de vos données dans Procore soit réussi. Par exemple, les rangées CSV qui contiennent uniquement un nom de code de coût et un numéro de code de coût ne produiront pas un nouvel article de ligne.
Note : Le contrat principal doit être en statut « Ébauche » pour que l’option Importer à partir du fichier CSV soit disponible. 
 

Ajouter manuellement des items de ligne

Pour ajouter manuellement des items de ligne à la ventilation des coûts :

  1. Allez à l’outil de projet Contrat principal.
    Cette action affiche la page du Contrat principal. 
  2. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts.

    ContratPrincipalVDC3.png
     
  3. Cliquez sur Modifier. 
    Cette action permet la modification de la ventilation des coûts. 
  4. Sous « Ajouter un article de ligne », effectuez ce qui suit :
    • Code de coût. Sélectionnez un code de coût à partir du menu déroulant. 
    • Description. Saisissez une description dans la case. 
    • Type. Choisir un type à partir du menu déroulant. 
    • Montant. Veuillez saisir un montant dans cette case. 
  5. Cliquez sur Ajouter. 
    Cette action ajoute un article de ligne à l’onglet Ventilation des coûts. 
  6. Répétez ces étapes susmentionnées pour ajouter d’autres articles de ligne. 
  7. Choisissez l’une des options suivantes :
    • Sauvegarder et envoyer par courriel. Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder le ou les articles de ligne de la VDC et envoyer par courriel les mises à jour aux membres des listes de distribution par défaut de l’outil Contrat principal. 
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder le ou les articles de ligne de la VDC sur le contrat principal sans envoyer de courriel. Cette action sauvegarde les articles de la VDC sur l’outil Contrat principal sans envoyer de courriel. 

 

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