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Procore

Créer des demandes de prix à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer des DDP (demandes de prix) à envoyer à des sous-traitants pour un devis. 

Contexte

Une fois que vous avez créé un événement de changement, vous pouvez créer des DDP pour cet événement de changement à envoyer aux sous-traitants concernés. Les sous-traitants peuvent ensuite ajouter leur offre pour le changement, que vous pouvez utiliser pour créer des ordres de changement. 

Éléments à considérer

  • Permission d'utilisateur requise : «Admin » sur l'outil Événements de changement du projet et « Admin » sur l'outil Engagements.
  • Vous devez créer un événement de changement avant de pouvoir créer une DDP.
  • Les DDP ne seront pas activées sur les événements de changement tant qu'un engagement n'est pas en place.
  • Un utilisateur doit avoir un niveau de permission « Standard »  sur l'outil Engagements et doit avoir accès à cet engagement particulier afin de recevoir une DDP en étant sélectionné dans le menu déroulant « Privé » pour cet engagement. L'utilisateur doit également être associé à la compagnie sous-traitante liée au contrat.
  • Contactez votre point de contact Procore si les DDP ne sont pas visibles et doivent être activées.

Étapes

  1. Naviguez jusqu'à l'onglet Evénements de changement du projet.
  2. Sélectionnez les items de ligne de l'événement de changement pour lesquels vous voulez créer des DDP. Remarque : Vous ne pouvez sélectionner des items de ligne individuels que dans un seul événement de changement pour envoyer des DDP.
  3. Dans le menu déroulant Actions en bloc, sélectionnez Envoyer DDP.
  4. Remplissez les champs suivants :
    • Date d’échéance : Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que le sous-traitant soumette la DDP. La date d'échéance par défaut est 7 jours civils après la création de la DDP
    • Détails de la demande : Entrez un message qui sera affiché au sous-traitant qui reçoit la DDP.
    • Distribution : Sélectionnez les utilisateurs à avertir lorsque les réponses aux DDP sont soumises. Le créateur de la DDP recevra une notification lorsqu'une réponse à la DDP est soumise. Dressez la liste des autres utilisateurs de votre équipe interne qui ont également besoin d'être avisés lorsqu'une réponse à une demande de prix est soumise. Cette liste n'est pas destinée aux utilisateurs des fournisseurs externes (sous-traitants). 
    • Pièces jointes : Joindre tous les éléments connexes à la DDP de Procore ou de votre ordinateur.
  5. Sélectionnez la compagnie contractante dans le menu déroulant, le numéro de contrat approprié et les destinataires de ce contrat. Si un fournisseur était déjà associé à l’item de ligne de l'événement de changement, il se remplira automatiquement dans le menu déroulant. S'il n'y a pas de destinataires de la DDP désignés, vous pouvez enregistrer les détails de la DDP mais ils ne seront pas envoyés par courriel (Remarque : Un utilisateur doit avoir un niveau de permissions « standard » sur l'outil Engagements et doit avoir accès à cet engagement particulier afin de recevoir une DDP en étant sélectionné dans le menu déroulant « privé » pour cet engagement. L'utilisateur doit également être associé à la compagnie sous-traitante liée au contrat.)
  6. Cliquez sur Créer les DDP. 
    Remarque : Des courriels individuels demandant un devis sont envoyés à chaque sous-traitant.

 

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