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Procore

Configurer les paramètres avancés : Courriels

Objectif

Pour configurer les paramètres avancés de l'outil Courriels du projet.

Éléments à considérer

  • Niveau de permission requis :
    • « Admin» sur l'outil Courriels du projet.
  • Restrictions :
    • Lorsque vous configurez les permissions d'utilisateur comme décrit dans la section Définir les permissions d'utilisateur pour l'outil Courriels ci-dessous, vous n'êtes pas autorisé à modifier les paramètres des utilisateurs associés à un modèle de permission. 
    • Pour une liste de ce que les utilisateurs peuvent faire à chaque niveau de permission dans l’outil Courriels, voir la matrice des permissions.
  • Informations supplémentaires :
    • Si un utilisateur ayant le niveau de permission « Admin » sur l'outil Courriels du projet crée une liste de distribution par défaut en suivant les étapes ci-dessous, les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés dans l'outil Courriels de votre projet ou envoyés à l'outil Courriels via l'adresse courriel entrante. Ceci inclut les messages marqués « Privé ».
       

Étapes

Vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour configurer les paramètres avancés suivants pour l'outil Courriels :

Configurer les paramètres de l'outil Courriels

  1. Accédez à l'outil Courriels du projet. 
    Ceci révèle la page courriels. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres  .
    Ceci révèle la page « Paramètres de Courriels ».
  3. Complétez la saisie de données suivante :
    • Adresse courriel entrante. Le système attribue automatiquement une adresse courriel entrante à chaque projet sur lequel l'outil Courriels est actif. Lorsque quelqu’un envoie un message à cette adresse courriel, le message et les pièces jointes sont stockés dans l'outil Courriels du projet dans leur format de fichier natif (par exemple, si l'expéditeur a joint un document DOC ou PDF au courriel, il est stocké comme document DOC ou PDF).
      Remarques :
      • Toute personne qui connaît l'adresse courriel entrante du projet peut l'utiliser pour téléverser du contenu directement dans l'outil Courriels du projet sans avoir à se connecter à Procore et téléverser du contenu. Ceci est utile lorsque l'expéditeur du message n'a pas de profil utilisateur dans l'outil Répertoire de votre entreprise.
      • Le système crée automatiquement l'adresse courriel entrante. Il ne peut pas être modifié. Si vous avez des questions concernant cette adresse, veuillez contacter support@procore.com
    • Communications « privées » par défaut. Cochez cette case pour rendre les nouveaux courriels « Privés » par défaut. Un courriel privé ne peut être vu que par son destinataire. Décochez cette case pour rendre tous les courriels visibles à tout utilisateur autorisé à accéder à l'outil Courriels (Remarque : Il s'agit du paramètre par défaut).  
    • Distribution par défaut. Sélectionnez les destinataires et les groupes de distribution pour les ajouter à la liste de distribution par défaut de l'outil Courriels du projet.
      Important! 
      • Si un utilisateur ayant un niveau de permission Admin sur l'outil Courriels du projet crée une liste de distribution par défaut, les membres de cette liste recevront tous les messages qui ont été créés et envoyés dans l'outil Courriels de votre projet ou envoyés à l'outil Courriels via l'adresse courriel entrante. Ceci inclut tous les messages marqués « Privé ».
      • Pour garantir que les communications sensibles de votre projet restent privées, il vous est recommandé de toujours faire preuve de discrétion lorsque vous ajoutez des membres à cette liste et d'informer les utilisateurs du projet de toute directive spécifique associée aux communications avec l'outil Courriels.  
    • Copier les balises/mot-clés d'un autre projet. Si vous avez créé des balises/mots-clés à utiliser pour classer les courriels dans un autre projet, vous pouvez copier ces balises d'un autre projet. Cette liste affiche uniquement le projet dans le compte de votre compagnie auquel vous avez accordé une permission d'accès. 
  4. Cliquez sur Mettre à jour. 
    Vos paramètres de configuration sont ainsi sauvegardés. 

Définir les permissions d’utilisateur pour l'outil Courriels

  1. Accédez à l'outil Courriels du projet. 
    Le volet Courriels s'affiche. 
  2. Dans le volet de droite, cliquez sur Configurer les paramètres de courriels. 
    La page Paramètres de courriels s'affiche. 
  3. Dans le volet de droite, cliquez sur Tableau des permissions.
    La page Permissions d’utilisateur pour courriels s'affiche. 
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si un utilisateur n'est pas associé à un modèle de permissions, vous pouvez modifier son niveau de permission pour l'outil Courriels en cliquant sur la colonne Aucune, Lecture seule, Standard ou Admin jusqu'à ce qu'un de ces symboles apparaisse : 
      • green-check.png Accès. Une coche VERTE indique que l'utilisateur a obtenu la permission d'accès. 
      • red-x.png Pas d'accès. Une coche ROUGE indique que l'utilisateur n'a pas la permission d'accès.