Skip to main content
Procore

Ajouter une assurance projet à une compagnie dans le répertoire du projet

Objectif

Ajouter des informations sur l’assurance (par exemple, des polices d’assurance et des certificats) à un enregistrement de fournisseur dans l’outil Répertoire au niveau du projet.

Contexte

Dans Procore, un gestionnaire d'assurance est un employé interne (ou plusieurs employés) de votre compagnie qui sera le principal point de contact de votre organisation pour s'assurer que les polices d'assurance de vos fournisseurs (p. ex. entrepreneurs, sous-traitants et autres fournisseurs) sont conformes aux exigences et que leurs politiques et certificats sont tenus à jour dans Procore. Les informations d'assurance pour vos fournisseurs peuvent être ajoutées et gérées dans les outils Répertoire au niveau de la compagnie et du projet. Les responsabilités d'un gestionnaire d'assurance comprennent :

  • Ajouter des polices d'assurance aux dossiers des fournisseurs dans l'outil Répertoire.
  • Recevoir des notifications automatisées par courriel de Procore concernant l'expiration des polices d'assurance des fournisseurs.
  • Mise à jour des renseignements sur les polices d'assurance au fur et à mesure qu'ils changent.
  • Supprimer les renseignements sur l'assurance de vos dossiers de fournisseurs lorsque ces renseignements ne sont plus pertinents.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Répertoire au niveau du projet.
  • Recommandations :
    • Si vous souhaitez ajouter le Fournisseur d’assurance en tant que fournisseur/compagnie dans le répertoire du projet ou de la compagnie, commencez d’abord par ajouter le fournisseur. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet ou  Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie. 
  • Informations supplémentaires :
    • Si vous avez activé l’outil d’intégration ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d’assurance suivants quand un Sage 300 CRE® fournisseur avec des informations sur l’assurance est synchronisé avec Procore : Type d’assurance (par ex., général, automobile, parapluie et travailleur), date d’entrée en vigueur, date d’expiration, montant limite, nom et numéro de police.

    • Les mises à jour de l'assurance sont enregistrées dans l'onglet Historique des modifications.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Répertoire du projet.
    Cette action affiche la page du répertoire du projet.
  2. Choisissez l'une de ces options :
    • Recherchez la compagnie souhaitée dans la liste et cliquez sur Modifier.
      OU
    • Cliquez sur Ajouter une compagnie dans la barre latérale. 
  3. Dans l'enregistrement de la compagnie, cliquez sur le sous-onglet Assurance .
  4. Cliquez sur Ajouter une assurance de projet.
    Cela ouvre la fenêtre « Ajouter une assurance à <Company Name> Informations sur l'assurance (<Project name>) » .
  5. Saisir les entrées de données comme suit :
    Remarque : Si vous avez activé l’outil d’intégration ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d’assurance suivants quand un fournisseur de Sage 300 CRE avec des informations sur l’assurance est synchronisé avec Procore : Type d’assurance (par ex., général, automobile, parapluie et travailleur), date d’entrée en vigueur, date d’expiration, montant limite, nom et numéro de police.
    • Type : Saisir le type de couverture d'assurance (par exemple, responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire, responsabilité supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.). 
    • Fournisseur d'assurance : Saisir le nom de la compagnie d'assurance exactement comme cela apparaît sur le certificat d'assurance.
    • Numéro de police : Saisir le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.
    • Exempter : Si la compagnie pour laquelle vous saisissez des informations d’assurance détient un certificat ou un affidavit de dispense, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).
    • Quantité limite : Saisir le montant limite de l'assurance dans cette case  (par exemple, si le montant de votre limite individuelle combinée est de deux millions de dollars, saisir 2 000 000). 
      Remarque : Vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères dans la zone Quantité maximale.
    • Information reçue : Cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents concernant cette assurance.
    • Date effective : Saisir la date d'effet telle qu'elle apparaît sur le certificat.
    • Date d'expiration : Saisir la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur le certificat.
    • Envoyer une notification d'expiration? : Cochez cette case pour envoyer un courriel à tous les gestionnaires d’assurances de votre répertoire lorsque l’assurance est sur le point de commencer à expirer. Pour ajouter un contact en tant que responsable des assurances, voir Ajouter une personne en tant que responsable des assurances.
    • Statut.
    • Sélectionnez l'une des valeurs par défaut de Procore pour les statuts d’information depuis la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut pour l'assurance dans Procore?
      Remarques :
      • Modifier un statut à une date ultérieure NE  déclenchera pas les notifications par courriel automatisées, car les notifications par courriel automatisées de Procore au responsable de l’assurance sont associées à la date d'expiration.
      • Parce que les normes de conformité et d'enregistrement peuvent varier entre les pays, les états, les villes et par les normes et exigences de votre propre organisation, il est recommandé que votre organisation décide de la meilleure manière d'appliquer les statuts d'information disponibles aux fournisseurs dans le répertoire des compagnies de votre organisation.  
    • Pièces jointes : Cliquez sur le lien Joindre fichier(s) ou utilisez la zone Glisser-déposer fichier(s) pour ajouter la police d'assurance, les certificats et tout affidavit ici.
  6. Cliquez sur Ajouter.
    Cela ajoute les informations sur l'assurance à l'onglet Assurance.