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Procore

Reenviar un submittal para su revisión

Objetivo

Aprender cómo reenviar un ítem de submittal para su revisión (a un usuario que no haya sido previamente definido en el flujo de trabajo del submittal) utilizando la herramienta Submittals a nivel proyecto.

Contexto

Esta funcionalidad está disponible para aquellos momentos en los que necesite reenviar un submittal a alguien de quien necesita información y que no sea miembro del flujo de trabajo original del submittal.

EJEMPLO

Digamos que usted es un gerente de proyecto de un contratista general que está administrando el proceso de revisión de submittals. Normalmente, después de crear un ítem de submittal y agregar a los miembros al flujo de trabajo del submittal, primero debe hacer que un arquitecto revise el ítem y luego que un ingeniero de proyectos realice la revisión. Sin embargo, para este ítem de submittal en particular, el arquitecto desea que un ingeniero estructural revise el ítem de submittal antes de enviar su propia respuesta y luego pasarle la autoridad de revisión al ingeniero de proyectos. En esta situación, el arquitecto usaría los pasos siguientes para reenviar el ítem de submittal para su revisión al ingeniero estructural. Esto agrega al ingeniero estructural en el flujo de trabajo del submittal con el fin de capturar dicha respuesta en Procore.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para ver y reenviar un submittal, permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" para la herramienta Submittals a nivel Proyecto.
  • Requisitos previos:
    • La configuración de ajuste de "Permitir que los aprobadores agreguen revisores en sus pasos en el flujo de trabajo" debe estar habilitada. En Procore, esta configuración está habilitada por defecto.
  • Información adicional:
    • Si un usuario ya se ha agregado al flujo de trabajo del submittal, no podrá reenviarle el submittal a ese usuario. En cambio, dicho usuario tendrá la oportunidad en el orden especificado por el flujo de trabajo del submittal. 
    • El usuario que reenvía el submittal debe establecerse como la persona responsable para ese submittal. 
    • Si reenvía un submittal a otra persona, debe esperar a que dicha persona responda. Después de que esta persona responda, usted volverá a ser la BIC y tendrá la opción de (1) responder al submittal o (2) reenviarlo a otra persona para su revisión. 

Pasos

  1. N Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
    Esto revela la página Submittals.
  2. Localice el ítem de submittal deseado. Luego, haga clic en Ver.
  3. Del lado derecho del formulario de ingreso de datos, haga clic en el enlace Reenviar para revisión.
    Nota: Este enlace solo está disponible cuando usted es la persona responsable o un miembro de un grupo de flujo de trabajo con la asignación de persona responsable.
  4. Complete la siguiente información:
    • *Reenviar a. Este campo es obligatorio. Seleccione a la persona deseada de la lista.
      Nota: Para aparecer como una selección en la lista, la persona debe ser un contacto activo en la herramienta Directorio a nivel Proyecto.
    • *Devolver antes del. Este campo es obligatorio. Seleccione la fecha para la que el nuevo aprobador debe responder el submittal (por ejemplo, Aprobar, Rechazar, etc.). 
      Nota: La fecha que fijó para el campo Devolver antes del de esta persona debe ser antes o en la Fecha de vencimiento que se establece para su respuesta. 
  5. Escriba un mensaje o instrucciones para la persona.
  6. Adjunte cualquier archivo relevante que deba enviar haciendo clic en Adjuntar archivo(s) o usando una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos al área sombreada de Arrastrar y soltar archivo(s)
  7. Haga clic en Reenviar.
    Después de que Procore envíe el correo electrónico, se producirán las siguientes acciones:
    • Procore envía una notificación por correo electrónico a la persona para informarle que se requiere su acción.
    • Procore también agrega al usuario al área "Flujo de trabajo del submittal" del ítem del submittal y lo establece como la persona responsable. Este usuario siempre se agrega al mismo grupo del flujo de trabajo que la persona que inició la acción de reenvío.
    • Procore cambia el estatus de la respuesta del aprobador que reenvía a "Reenviado para revisión". 
    • Después de que el destinatario responde al submittal reenviado, Procore (1) desplaza la responsabilidad y (2) envía una notificación por correo electrónico al "Aprobador" que reenvió el submittal para su revisión.