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Procore

Añadir una persona al directorio de la compañía

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Objetivo

Añadir una persona al directorio a nivel compañía.

Contexto

En Procore, un usuario es una persona cuya información de contacto se ha añadido a la aplicación Procore. Procore identifica de forma única a sus usuarios por su dirección de correo electrónico. Para añadir una persona a Procore (también conocido como crear una nueva cuenta de usuario), los requisitos mínimos son:

  • Apellido. Este es el apellido del usuario.

  • Dirección de correo electrónico. Este es el identificador único para un usuario en Procore. Un usuario puede ser miembro de una o más cuentas de diferentes compañías (por ejemplo, un subcontratista que esté trabajando para dos contratistas generales diferentes (por ejemplo, Nelson General Contractors) podría ser añadido como usuario de ambas compañías utilizando la misma dirección de correo electrónico (por ejemplo, juan@ejemplo.com). Al iniciar sesión en Procore, se le presentará la opción de elegir la cuenta de la compañía que desea ver. También puede cambiar de compañía mientras está conectado).

  • Plantilla de permisos. La configuración de una plantilla de permisos define cuáles herramientas de Procore pueden acceder los usuarios, qué tareas pueden realizar y qué información pueden editar o ver en cada herramienta. Las plantillas de su compañía son administradas por su administrador de Procore

Si usted es un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio a nivel compañía, puede agregar personas a la cuenta Procore de su compañía en dos lugares: (1) El Directorio a nivel compañía, o (2) El Directorio a nivel proyecto (Nota: Añadir una persona al Directorio a nivel Proyecto también añadirá automáticamente el perfil del usuario al Directorio a nivel compañía). Este artículo describe cómo añadir una persona al directorio a nivel compañía. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requerido:

    • permisos de nivel ''Administrador'' en la herramienta Directorio de la compañía.

  • Información adicional:

    • Cuando agrega un nuevo usuario al directorio del proyecto (consulte Agregar una persona al directorio del proyecto), ese usuario también se agrega automáticamente al directorio de la compañía.

    • Se puede añadir un usuario a una o más cuentas de diferentes compañías.
      Por ejemplo, un subcontratista (john@example.com) puede ser contratado para realizar trabajos en dos trabajos diferentes para dos contratistas generales diferentes (es decir, Nelson General Contractors) y ambas compañías pueden agregar a John a sus cuentas Procore utilizando su dirección de correo electrónico john@example.com Al iniciar sesión en Procore, John tendría la opción de elegir la cuenta de la compañía que desea ver. También puede cambiar de compañía mientras está conectado.

    • Cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" realiza cambios en el perfil de un usuario en la herramienta Directorio a nivel compañía, estos cambios afectan el perfil de ese usuario en todos los directorios de los proyectos de esa compañía.

  • Campos mínimos requeridos:

    • Apellido

    • Dirección de correo electrónico

    • Plantilla de permisos

  • Limitaciones:

    • Una vez agregados al directorio a nivel compañía para la cuenta de Procore de su compañía, los usuarios no pueden ser eliminados. Sólo pueden ser desactivados. Consulte Desactivar un usuario.

Pasos

Para añadir una persona al directorio de compañías, complete las tareas que se indican a continuación:

Añadir una persona

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio a nivel compañía.
    Esto revela la página del directorio de la compañía.

  2. Haga clic en Añadir persona.
    Se abrirá la ventana ''Añadir una persona a {Su nombre de compañía}''.

  3. En la ventana ''Añadir una persona'', ingrese lo siguiente:

    • Nombre. Ingrese el nombre del nuevo usuario.

    • *Apellido. Ingrese el apellido del nuevo usuario.

    • *Dirección de correo electrónico. Ingrese la dirección de correo electrónico del nuevo usuario. Este será el correo electrónico que la persona utiliza para iniciar sesión en Procore. Para añadir el registro, la entrada de la dirección de correo electrónico debe utilizar el formato adecuado (por ejemplo, jsmith@example.com).

    • *Plantilla de permisos. Seleccione una plantilla de permisos de la lista. Para obtener más información acerca de las plantillas de permisos, consulte Administrar plantillas de permisos.

  4. Cuando haya ingresado datos en todos los campos obligatorios, haga clic en Crear.
    Esto cierra la ventana ''Agregar una persona'' y lo lleva a la página ''Editar (nombre del usuario)''.

  5. Continúe con Actualizar la información de la compañía de la persona.

Actualizar la información de la compañía de la persona

  1. En el área ''Información de la compañía'', empiece escribiendo el nombre de la compañía de la persona en la casilla y luego:

    • Si aparece una correspondencia apropiada para su entrada, la compañía ya existe en el directorio de compañías de Procore. Usted querrá seleccionar esa compañía de la lista desplegable (Nota: Verifique siempre que está seleccionando la compañía apropiada. La información de contacto de esa compañía rellenará automáticamente los campos Dirección, Ciudad, País/Estado, Código postal, Teléfono de oficina y Fax).
      O

    • Si no aparece una correspondencia apropiada para su entrada, puede introducir manualmente la información de la compañía de esa persona en los campos correspondientes. La adición de un nombre de compañía único en este cuadro también añadirá un nuevo registro de compañía en las herramientas del proyecto de Procore y en los directorios.
      Importante! Al añadir una nueva compañía a un proyecto, se recomienda que preste mucha atención a cómo se escriben los registros de proveedores/compañías existentes en todos los proyectos Procore de su compañía (por ejemplo,"ABC Concrete" frente a"ABC Concrete LLC").  Cualquier entrada de datos única para el nombre de la compañía puede resultar en la presencia de dos (2) o más registros únicos para una sola entidad en el directorio a nivel compañía. Para obtener más información, consulte ¿Qué sucede si tengo entradas duplicadas en el directorio de compañías de Procore? ).

  2. Si necesita eliminar toda la información del área ''Información de la compañía'', haga clic en Borrar información de compañía.

  3. Continúe con Actualizar la información de contacto de la persona.

Actualizar la información de contacto de la persona

  1. En el área ''Información personal'', verifique que la siguiente información sea correcta:

    • Nombre

    • Apellido

    • Iniciales

    • Dirección de correo electrónico

  2. Elija una de estas opciones para ingresar la dirección de la persona:

    • Si desea rellenar los campos con la dirección de la compañía, haga clic en Utilizarar dirección de la compañía. A continuación, puede personalizar cualquiera de estos campos con información específica de la persona.
      O

    • Introduzca la información manualmente en los campos Dirección, Ciudad, País/Estado, Código postal, Teléfono y Fax de la oficina. Si la persona tiene una extensión telefónica, ingresela en el campo Ext.

  3. Ingrese el número de móvil de la persona en la casilla Teléfono celular.

  4. Ingrese el título profesional de la persona en el cuadro puesto laboral.

  5. Si desea facilitar la búsqueda de la persona en el directorio del proyecto, introduzca las palabras clave relevantes en el campo Etiquetas/palabras claves. Por ejemplo, si la persona se especializa en la selección de la fuente de mejor valor (BVSS), es posible que desee introducir el acrónimo BVSS. Se trata de un campo de texto libre, por lo que puede crear su propio sistema de clasificación de etiquetas y palabras clave para satisfacer las necesidades específicas de su organización. Consulte ¿Cómo se utilizan las etiquetas/palabras clave en Procore?

    https://support.procore.com/@api/deki/files/20369/tags-keywords.png?revision=1&size=bestfit&width=440&height=80

  6. Omita la casilla de verificación Activo? Esta parametrización sólo se puede modificar en el directorio a nivel compañía.

  7. En la lista desplegable Enviar mensajes a este usuario, seleccione Vía email o Para nada.

  8. Si la persona es un empleado de su compañía (es decir, un empleado de la compañía que posee su cuenta Procore), marque la casilla ¿Es empleado de <nombre de su compañía>?.

  9. Si desea designar a esta persona como administrador de seguros, coloque una marca en la casilla ¿Es un administrador de seguros de <Nombre de su compañía>?. Vea Designar un administrador de seguros para su compañía en Procore.

  10. Si desea adjuntar archivos relevantes asociados con el usuario (por ejemplo, licencias, certificaciones, etc.), haga lo siguiente:

    • Haga clic en Adjuntar archivos. A continuación, adjunte los archivos deseados al perfil del nuevo usuario.
      O

    • Mueva cualquier archivo de su computadora al área de color gris de arrastrar y soltar archivos.
      Nota: Este campo NO actualiza el avatar ni la foto personal de un usuario. Esto debe ser realizado directamente por el usuario. Para obtener instrucciones, consulte Cargar la foto de su avatar o perfil en Procore.

  11. Continúe con Actualizar los permisos de nivel compañía de la persona.

Actualizar los permisos de nivel compañía de la persona

  1. Desplácese hacia abajo hasta la cuadrícula de permisos.
    Esta cuadrícula enumera todas las herramientas de Procore a nivel compañía que están habilitadas para la cuenta de su compañía.

  2. Para cada herramienta, seleccione el botón de opción que corresponda a uno de los niveles de permisos predeterminados (consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de permisos en Procore?).
    Nota: Como mínimo, se recomienda que conceda a todas las personas que serán invitadas a unirse a su organización Procore con el permisos de "Solo lectura" a la herramienta Portafolio. Esta es la configuración predeterminada de Procore.

  3. Continúe con Añadir la persona a los grupos de distribución de la compañía.

Añadir la persona a los grupos de distribución de la compañía

  1. Si el directorio de su compañía contiene grupos de distribución, marque las casillas de verificación deseadas.

  2. Si no aparecen casillas de verificación, no se han creado grupos de distribución. Consulte Añadir un grupo de distribución al directorio de la compañía.

  3. Continúe con Actualizar la configuración del nuevo proyecto de la persona.

Actualizar la configuración del nuevo proyecto de la persona

  1. Desplácese hasta el área "Configuraciones de proyecto".

  2. Si desea seleccionar una plantilla de permisos predeterminada para el usuario, haga clic en Seleccionar plantilla por defecto.
    Nota: para obtener más información acerca de las plantillas de permisos, consulte Administrar plantillas de permisos.

  3. Si desea añadir el usuario a todos los nuevos proyectos creados en la cuenta Procore de su compañía, marque la casilla de verificación Añadir a <Nombre de usuario> a todos los proyectos nuevos de <Nombre de la compañía>.

  4. Si desea permitir que el usuario cree nuevos proyectos, marque la casilla de verificación Permitir que <Nombre de usuario> cree nuevos proyectos.

  5. Continúe con Actualizar las configuraciones actuales de los proyectos.

Actualizar las configuraciones actuales de los proyectos

Si desea añadir a la persona a uno o más proyectos existentes:

  1. Desplácese hasta la lista <Proyectos a los que <Nombre de usuario> no tiene acceso.

  2. Localice el proyecto deseado en la lista.

  3. Haga clic en Añadir.
    Esto mueve el nombre del usuario a la lista ''Configuraciones actuales de proyectos''. También añade a la persona como usuario en el directorio del proyecto correspondiente. Si desea cambiar la plantilla de permisos para ese proyecto específico, consulte Cambiar una plantilla de permisos de usuario de proyecto.
    Nota: para obtener más información acerca de las plantillas de permisos, consulte Administrar plantillas de permisos.

  4. Continúe con Guardar el registro de la persona.

Guardar el registro de la persona

Al guardar el registro de una persona, puede optar por enviarle una invitación/notificación para que inicie sesión en Procore como usuario, o simplemente puede guardar la información de contacto de esa persona en la herramienta Directorio.

Guardar y enviar invitación/notificación al usuario

  • Si se trata de un nuevo usuario y desea invitar a la persona a unirse a Procore, haga clic en Guardar y enviar invitación a Procore (Nota: este botón sólo está disponible cuando el usuario no ha iniciado sesión previamente en Procore. También envía a la persona una notificación por correo electrónico para que se una a la organización Procore de su compañía como usuario).
    O

  • Si ha actualizado un usuario existente y desea notificarle acerca del cambio, haga clic en Guardar y enviar notificación (Nota: este botón sólo está disponible cuando el usuario ha iniciado sesión previamente en Procore. Envía una notificación a la dirección de correo electrónico de la persona).

Guardar la persona como contacto

Si se trata de un contacto y simplemente guarda el registro de la persona en su sistema, haga clic en Guardar. El sistema NO enviará una invitación o notificación por correo electrónico a la persona. Sin embargo, el nombre de esa persona estará disponible en la aplicación Procore en caso de que sus usuarios necesiten seleccionar el nombre de esa persona para mantener registros en Procore. 

 

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