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Procore

Créer une observation à partir d’une inspection

Objectif

Pour créer une observation à partir d’une inspection.

Contexte

Vous pouvez créer une observation à partir d’une inspection si une tâche est déficiente ou requiert un travail de suivi à compléter par le point de contact de l’inspection. Si cette option est activée, vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement après avoir marqué un objet d’inspection comme ayant échoué.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises: 
    • Niveau de permissions « Standard » et au-dessus sur l’outil Inspections au niveau du projet.
    • Niveau de permissions « Standard » et au-dessus sur l’outil Observations au niveau du projet.
  • Vous devez activer l’outil Observations sur votre projet pour voir le bouton Créer une observation. Contactez votre point de contact Procore pour demander d'ajouter les observations sur votre compte.
  • Vous pouvez également Créer une observation à partir de l’outil Observations.
  • Lorsque vous créez une observation à partir d’une inspection, il y aura un champ appelé Origine qui fournira un lien vers l’inspection à partir de laquelle l’observation a été créée.

Étapes 

  1. Naviguez vers l’outil Inspections au niveau du projet.
  2. Cliquez sur Afficher à côté de l’inspection à partir de laquelle vous souhaitez créer une observation.
  3. Faites défiler jusqu’à la tâche d’inspection pertinente.
  4. Cliquez sur Créer une observation.
    Note: Vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement lorsque vous marquez un objet d’inspection qui a échoué.
  5. Créer votre observation en remplissant les informations dans la fenêtre.
    • Type: Choisissez le type qui catégorise le mieux l’observation. Le type vous aidera à filtrer et à rédiger un rapport selon le type d’observation. Cela n’aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d’une observation.
    • Statut: Régler le statut de l’observation.
      • Initiée: Lorsque vous créez l’observation, elle sera définie comme « initiée ». Cela signifie que l’observation a été établie dans Procore et attend la réponse du cessionnaire.
      • Prête pour révision: Une fois que le cessionnaire a agi suite à l’observation (que ce soit en corrigeant la déficience, en résolvant le problème de sécurité, etc.), il ou elle répondra à l’observation en changeant le statut à « Prête pour la révision ». Cela avertit le créateur par courriel que l’observation est prête à être révisée par le créateur.
      • Non acceptée: Une fois que le créateur a examiné le travail, il/elle peut marquer l’observation « Non acceptée ». Cela signifie que le créateur a jugé le travail comme non résolu. L’observation est renvoyée dans le camp du cessionnaire. 
      • Fermée: Une fois que le créateur a examiné le travail, il/elle peut marquer l’observation « Fermée ». Cela signifie que le créateur a jugé le travail comme résolu et approuvé et a conclu l’objet.
    • Titre: Attribuez un titre à l’observation pour annoncer le sujet général. Ceci sera automatiquement rempli avec le nom de la tâche d’inspection.
    • #: Le numéro de l’observation sera automatiquement rempli ainsi que le numéro suivant en fonction du nombre d’observations que vous et votre équipe avez créées dans Procore. Vous pouvez le modifier au besoin.
    • Priorité: Sélectionnez la priorité de cet objet. Cela ne changera pas comment ou où l’observation s’affichera. Cependant, ceci indiquera le niveau d’urgence de l’objet à la partie responsable.
    • Lieu: Sélectionnez le lieu où se trouve l’observation. Le lieu de l’inspection sera automatiquement ajouté.
    • Métier: Sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Cette action indique le(s) métier(s) impliqué(s) dans la résolution de l’observation. Les métiers sont réglés à l’onglet Admin au niveau de la compagnie sous Configuration des métiers.
    • Cessionnaire: Sélectionnez l’utilisateur qui complétera les travaux requis à partir de l’observation. Ceci sera automatiquement rempli avec le « point de contact » de l’inspection. (Note: Si la personne assignée comme point de contact de l’inspection a un niveau de permission « Standard » ou supérieure, le nom de cette personne sera ajouté au champ Cessionnaire dans la nouvelle observation. Si la personne assignée en tant que point de contact sur l’inspection a un niveau de permission « Lecture seule » ou inférieure, le champ Cessionnaire sera vide dans la nouvelle observation.)
    • Distribution: Ajoutez des personnes à la liste de distribution auxquelles vous souhaitez envoyer des courriels de mise à jour lorsque le statut de l’observation change ou lorsque quelqu’un laisse un commentaire. (Note: Si vous souhaitez que certaines personnes figurent toujours sur la liste de distribution concernant les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.)
    • Date échéance: Par défaut, la date d’échéance sera définie à 7 jours après la création de l’observation. Ce champ est modifiable sur les pages de création et d’édition de l’observation, et la date d’échéance par défaut est modifiable sur les paramètres de configuration.
    • Privée: Cochez cette case si vous souhaitez que cette observation soit visible uniquement par les utilisateurs Admin des observations, le cessionnaire et les personnes figurant sur la liste de distribution.
    • Section de la spécification: Sélectionnez la section de la spécification associée à cette observation. Si l’inspection est associée à une section des spécifications, elle sera automatiquement ajoutée à l’observation.
    • Condition contributive: Sélectionnez une condition contributive associé à l'observation
    • Comportement contributif: Sélectionnez un comportement contributif associé à l'observation
    • Danger: Sélectionnez un danger associé à l'observation
    • Description: Ajouter une description de l’observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour compléter un rapport ou achever le travail.
    • Pièces jointes: Joignez des informations pertinentes, comme une photo ou un document de garantie, en cliquant sur Joindre fichier(s) pour sélectionner un fichier de Procore ou de votre ordinateur local ou en le glissant-déposant dans la case grise.
  6. Cliquez sur Créer.
  7. L’observation apparaîtra désormais dans le flux d’activité de la tâche d’inspection et dans la liste d’observations de l’outil Observations.
    (Note: Un lien vers l’inspection à partir de laquelle l’observation a été créée apparaîtra dans le champ Origine de l’observation.)
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