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Procore

Créer une observation

Objectif

Pour créer une observation afin de l’envoyer à la partie responsable dans l’outil Observations.

Éléments à considérer

  • Niveau de permissions requis « Standard » ou « Admin » sur l’outil Observations.
  • Vous pouvez également Créer une observation à partir d’une inspection.
  • Lorsque vous créez une observation, vous obtiendrez une notification par courriel chaque fois qu’un autre utilisateur commente ou modifie le statut de l’observation.
  • Les notifications de retard sont uniquement envoyées par courriel lorsqu’une observation comporte le statut « Initiée » ou « Non acceptée ». Les courriels de retard ne sont PAS envoyés lorsqu’une observation comporte le statut « Prêt pour la révision » ou « Fermée ».
  • Si vous créez une observation sans cessionnaire, aucune notification ne sera envoyée. Si vous modifiez l’observation et ajoutez un cessionnaire et sauvegardez, une notification par courriel sera envoyée automatiquement.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Observations au niveau du projet.
  2. Sélectionnez le bouton Créer une observation dans le panneau à droite.
  3. Entrez les renseignements suivants:

    observation.png
     
    • Type: Choisissez le type qui catégorise le mieux l’observation. Le type vous aidera à filtrer et à rédiger un rapport selon le type d’observation. Cela n’aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d’une observation. (Note: L’administrateur Procore de votre compagnie peut personnaliser les sélections qui apparaissent dans cette liste.) 
    • Statut: Régler le statut de l’observation.
      • Initié: Lorsque vous créez l’observation, elle sera définie comme « initiée ». Cela signifie que l’observation a été établie dans Procore et attend la réponse du cessionnaire.
      • Prêt pour la révision: Une fois que le cessionnaire a agi suite à l’observation (que ce soit en corrigeant la déficience, en résolvant le problème de sécurité, etc.) et répondra à l’observation en changeant le statut à « Prête pour révision ». Cela avertit le créateur par courriel que l’observation est prête à être révisée par lui.
      • Rejeté: Une fois que le créateur a examiné le travail, il ou elle peut le marquer « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a jugé le travail non résolu. L’observation est renvoyée dans le camp du cessionnaire. 
      • Fermé: Une fois que le créateur a examiné le travail, il ou elle peut le marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a jugé le travail est résolu et  approuvé, et que l’objet soit clos.
    • Titre: Attribuez un titre à l’observation pour annoncer le sujet général.
    • #: Le champ sera automatiquement rempli avec le numéro d’observation qui suit en fonction du nombre d’observations que vous et votre équipe avez créées. Vous pouvez le modifier au besoin, mais les numéros en double ne sont pas autorisés.
    • Priorité: Sélectionnez la priorité de cet objet. Cela ne changera pas comment ni où l’observation s’affichera. Cependant, il indiquera à la partie responsable à quel point l'objet est urgent.
    • Lieu: Sélectionnez le lieu où se trouve l’observation.
    • Métier: Sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Cette action indique quel métier est impliqué dans la résolution de l’observation. Les métiers sont réglés à l’onglet Admin au niveau de la compagnie sous Configuration des métiers.
    • Cessionnaire: Sélectionnez l’utilisateur qui effectuera les travaux requis à partir de l’observation. 
      Note: Cet utilisateur doit avoir un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil Observations pour répondre ou pour agir en tant que cessionnaire.
    • Les utilisateurs avec le niveau de permission « Standard » peuvent uniquement attribuer des observations à un utilisateur avec le niveau de permission « Admin ».
    • Distribution: Ajoutez des personnes à la liste de distribution auxquelles vous souhaitez que des courriels de mise à jour soient envoyés lorsque le statut de l’observation change ou lorsque quelqu’un laisse un commentaire.
      Note: Si vous souhaitez que certaines personnes apparaissent en permanence dans la liste de distribution concernant les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.
    • Date échéance: Par défaut, la date d’échéance sera définie à 7 jours après la création de l’observation. Ce champ est modifiable sur les pages de création et de modification de l’observation, et la date d’échéance par défaut est modifiable dans les paramètres de configuration.
    • Confidentiel: Cochez cette case si vous souhaitez que cette observation soit visible que par les utilisateurs Admin des observations, le cessionnaire et les personnes figurant dans la liste de distribution.
    • Section du devis: Sélectionnez la section du devis associée à cette observation.
    • Description: Ajouter une description de l’observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour émettre un rapport ou achever le travail.
    • Pièces jointes: Joignez des informations pertinentes, comme une photo ou un document de garantie, en cliquant sur Joindre un ou des fichier(s) pour sélectionner un fichier de Procore ou de votre ordinateur en faisant glisser-déposer dans la case grise.
  4. Cliquez sur Créer.
    Note: Après la création, vous serez dirigé vers la page de l'observation crée.
  5. Cliquez sur Envoyer les miennes ou Envoyer tout dans la bannière apparaissant au-dessus de la page de la liste d’observations pour envoyer un sommaire par courriel aux participants, aux membres de la liste de distribution et aux créateurs incluant toutes les observations en attente d’être envoyées. La « date de notification » de l’observation sera celle du clic sur le bouton Envoyer.
    • Envoyer les miennes: Ce clic enverra les observations que vous avez créées. 
    • Envoyer tout: Ce clic enverra toutes les observations qui sont prêtes à être envoyées. Prenez soin de parler aux autres membres de l’équipe pour vous assurer que toutes les observations sont prêtes à être envoyées.
      (Note: Afin de voir cette bannière, l’observation doit avoir un cessionnaire.)

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