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Procore

Créer une déficience

Objectif

Pour créer une nouvelle déficience lorsque vous voyez quelque chose sur le site qui doit être corrigé ou modifié avant que le projet puisse être considéré comme terminé.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise: « Standard » ou « Admin » sur l’outil Liste des déficiences du projet.
    • Les utilisateurs avec le niveau de permission « Admin » ont le contrôle complet sur les déficiences et peuvent modifier et mettre à jour toute réponse du cessionnaire.
    • Les utilisateurs avec le niveau de permission « Standard » peuvent voir toutes les réponses, mais ils peuvent seulement mettre à jour leur propre réponse s’ils sont cessionnaires sur la déficience.
    • Les utilisateurs avec le niveau de permission  « Lecture seule » ne peuvent pas être assigné à une déficience.
  • Les déficiences peuvent être assignées à plusieurs personnes.
  • Vous ne pouvez assigné une déficience qu’à un utilisateur qui existe déjà dans le répertoire du projet. Si un cessionnaire est absent de la liste, il ou elle doit d’abord être ajouté(e) au répertoire du projet avant que l’utilisateur puisse devenir une option sélectionnable dans le menu déroulant.
  • Les types de déficiences ne peuvent pas être créés lors de la création d’une déficience. Les types doivent être créés par un utilisateur « Admin » dans les paramètres de configuration de l’outil avant qu’un type puisse être sélectionné lors de la création d’une nouvelle déficience.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Liste des déficiences de votre projet.
  2. Cliquez sur le bouton + Créer une déficience sur le panneau à droite.
  3. Remplissez les champs suivants:
    (Un astérisque (*) indique un champ obligatoire)

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    • Titre*: Saisir un titre descriptif pour la déficience. Le titre de la déficience est affiché comme le titre dans l’affichage par liste. 
    • #*: Attribuez un numéro à la déficience. Ce numéro peut être le même numéro que celui déjà assigné à une autre déficience dans votre projet.
    • Statut: Le statut indique si le problème décrit dans la déficience a été traité ou non. Le statut sera « Ouvert » par défaut jusqu’à ce que la déficience soit fermée. Fermer une déficience n’équivaut pas à « Résolue », car cela signifie que le créateur de la déficience accepte que la déficience soit complètement résolue et qu’aucun autre travail ne soit effectué pour cette déficience particulière. Une fois qu’une déficience est fermée, elle ne peut pas être rouverte.
    • Lieu: Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par la déficience. Sélectionnez soit des lieux prédéfinis ou Ajouter un lieu avec plusieurs niveaux à une déficience. Ce lieu peut être général comme le lieu du site au premier niveau ou spécifique comme l’endroit où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau sur le site. Vous pouvez ajouter une déficience à un plan pour indiquer le lieu exact de la déficience.
    • Type: Les types de déficience permettent de catégoriser des déficiences en secteurs ou en divisions reliés. Sélectionnez le type approprié de la déficience (Note: Les utilisateurs qui ont un niveau de permission « Admin » sur la liste des déficiences peuvent créer des types de déficience.
    • Date d'échéance: Sélectionnez la date d’échéance à laquelle le cessionnaire doit terminer la tâche.
    • Priorité: Sélectionnez l’un des éléments suivants pour indiquer l’urgence de la déficience par rapport à la date à laquelle elle doit être terminée : faible, moyenne, élevée.
    • Assignée à: Sélectionnez le sous-traitant ou un contact à partir de votre répertoire auquel la déficience sera assignée. Si une déficience doit être attribuée à plusieurs personnes, sélectionnez plusieurs cessionnaires ou un groupe de distribution à partir du menu déroulant. 
    • Distribution: Vous pouvez sélectionner un groupe de distribution ou une personne qui recevra la notification par courriel concernant cette déficience. Ce sont les personnes qui, selon vous, devraient être alertées régulièrement au sujet des déficiences.
    • Métier: Sélectionnez le métier pertinent à partir du menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau de la compagnie.
    • Référence: Saisissez le numéro de référence ou les mots clés dans ce champ. Il s’agit d’un champ de texte ouvert. Une fois que la déficience est créée, les utilisateurs peuvent rechercher les déficiences correspondantes en entrant le numéro de référence ou le mot clé dans la boîte « Rechercher une déficience » à partir de la liste des déficiences. 
    • Impact sur le calendrier: Sélectionnez l’un des éléments suivants pour indiquer si la déficience affectera le calendrier du projet (par ex. retarder le calendrier du projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer et S/O.
    • Impact financier: Sélectionnez l’un des éléments suivants pour indiquer si la déficience affectera le coût du projet (par ex. ajouter des coûts au projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer et S/O.
    • Code de coût: Associez un code de coût à une déficience. Le champ sera automatiquement rempli par le code de coût lorsque vous commencerez à taper un article de vos codes de coûts.
    • Privée: Cochez cette case pour rendre la déficience confidentiel. Seuls les utilisateurs avec le niveau de permission « Admin » dans l’outil Liste des déficiences et nommés sur la déficience pourront afficher la déficience. 
    • Description: Entrez une description plus détaillée de la déficience, par ex. le problème spécifique et comment le résoudre. 
    • Pièces jointes: Joindre des fichiers à une déficience en cliquant sur le lien Joindre des fichiers pour joindre une photo ou un document connexe. Par exemple, vous pourriez joindre une image de la déficience.
  4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder votre déficience. Si vous voulez créer une autre déficience, cliquez sur Sauvegarder et créer une nouvelle.
  5. Une fois que vous avez créé toutes les déficiences souhaitées, retournez à la page d’accueil de la liste des déficiences et envoyez des notifications aux cessionnaires et aux membres du groupe de distribution de ces déficiences en cliquant sur Envoyer tout dans la bannière au-dessus de la page de la liste.

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