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Procore

¿Cómo puedo mantener el formato de los códigos de costo de mi presupuesto en Excel?

Contexto

Para importar datos de programas externos incompatibles con la herramienta del presupuesto (consulta Import a Budget CSV), es necesario utilizar el programa Microsoft Excel para editar la plantilla CSV del presupuesto. Al realizar este proceso, es común que el programa Microsoft Excel cambie el formato numérico de tus códigos de costos y los convierta a fechas, o que los acentos no se visualicen correctamente al momento de abrir la plantilla CSV. Para prevenir estos errores debes considerar las siguientes instrucciones.

¿Por qué mis datos deben ser guardados en formato CSV?

Uno de los usos más comunes para un archivo CSV es transferir datos de un programa a otro. Debido a que los datos que se deben transferir entre estos sistemas son incompatibles, un archivo CSV es a menudo el único y/o el medio más eficiente para completar una transferencia de datos. En el caso de la plantilla CSV del presupuesto (así como con otras Procore Import Templates), tus datos deben estar siempre formateados correctamente a fin de que la importación sea exitosa.

 

¿Dónde puedo obtener más información sobre Microsoft Excel y el formato de datos?

El sitio web de soporte técnico de Microsoft ofrece una cantidad de recursos en línea que pueden ser de ayuda con algún problema específico que puedas tener:

Nota : Algunas versiones de Microsoft Excel 2016 (por ejemplo, Office 365) tienen una opción de menú diferente a la que se describe en la respuesta a continuación. Para obtener más información, consulta ¿Cómo puedo restaurar el legado experiencia de obtener datos externos? en el sitio de soporte de Microsoft Office.

¿Por qué Microsoft Excel reformatea mis códigos de costo como fechas?

Desde la perspectiva del usuario final, un archivo CSV parece lucir y funcionar como cualquier otro archivo de hoja de cálculo (es decir, XLS, XLSX, etc.) mientras se visualiza en Microsoft Excel. Sin embargo, los datos almacenados en un archivo CSV (es decir, los valores en los encabezados, columnas y filas) están realmente codificados en un formato de texto. Para ver cómo se ve un archivo CSV en su forma original, simplemente ábrelo con el editor de texto de tu computadora (es decir, Notas, Text/Edit, o Notepad). A continuación hay un ejemplo.

gc-budget-csv.png

Normalmente, el reformateo de números a fechas ocurre al momento de abrir un archivo CSV con Microsoft Excel. Debido a que el programa debe interpretar los datos de texto codificados en una amplia variedad de formatos, Microsoft Excel aplica por defecto el formato de celda 'General' a los datos en la hoja de cálculo (Nota: si deseas ver la variedad de formatos que pueden ser aplicados a una celda en Microsoft Excel, elige Formato > Formato de Celdas. Luego revisa las opciones en el cuadro de diálogo Formato de celdas). Durante el proceso de interpretación de los datos, el programa examina los valores de las celdas codificadas y luego decide automáticamente si el valor en esa celda debe formatearse como fecha, fracción, moneda o texto, y así sucesivamente.
 

¡Importante!
Debido a que la autodetección de Microsoft Excel está considerando datos codificados (es decir, datos que no siempre son visibles), puede haber caracteres ocultos en el archivo CSV u otros problemas con el archivo que NO son visibles para ti. Cuando esto ocurre, Excel formateara tus datos usando su propio conjunto de reglas de datos. Esto puede ocasionar que los datos de tu celda sean formateados de forma errónea o no deseada.

A continuación se muestra un ejemplo de una hoja de cálculo donde los primeros tres códigos de costo han sido formateados automáticamente como una fecha, en lugar de un número. Como también los acentos han sido reemplazados por otros caracteres.

gc-budget-excel.png

Estos valores NO se deben importar formateados incorrectamente en Procore (el proceso de importación fallará o la importación dará como resultado valores no deseados si intentas hacerlo), así que debes reformatear cuidadosamente tu archivo CSV. Esto puede tomar algo de tiempo. Para ayudarte con este proceso, sigue los pasos en la respuesta a continuación.

Para solucionar el problema de reformateo de un archivo CSV, abre el archivo siguiendo los pasos recomendados a continuación. Las siguientes instrucciones resuelven muchos de los problemas de formato CSV reportados por los usuarios. Sin embargo, si continúas experimentando un problema después de usar este método, ponte en contacto con nuestro equipo enviando un correo a: soporte@procore.com.

  1. Descarga el archivo CSV del presupuesto.



    ¡Importante! NO abras el archivo directamente en Microsoft Excel. Debes abrir la aplicación utilizando la información que se describe en el siguiente paso. Una vez que el programa esté abierto, deberás seguir los pasos a continuación para obtener los datos del CSV desde Microsoft Excel.

  2. Inicia el programa Microsoft Excel:

    • Si estás usando una computadora con Windows, haz doble clic en el ícono de Microsoft Excel en tu escritorio o haz clic en Inicio > Programas > Microsoft Excel (Nota: dependiendo de la versión de OS que estés utilizando y donde esté instalado Microsoft Excel, la ruta puede ser diferente para ti).

      O

    • Si estás usando una computadora Apple, haz clic en el ícono de Microsoft Excel en el Dock de tu computadora o realiza una búsqueda de Spotlight para Microsoft Excel. Luego presiona ENTER (Nota: los pasos específicos para iniciar Excel en tu computadora pueden ser diferentes).

  3. En Microsoft Excel, haz lo siguiente:

    • Abre un libro nuevo en blanco. Normalmente, elegirás Archivo> Nuevo > Libro en blanco.
    • Haz clic en la pestaña Datos y luego haz clic en obtener datos externos Desde texto.

      image.png

      Nota: En una computadora con sistema operativo Windows, este comando generalmente se encuentra en la sección Obtener datos externos. Si estás utilizando Microsoft Excel 2016 para Office 365, la función en la sección Obtener datos externos NO es visible debido a una nueva experiencia desarrollada por Microsoft. Sigue los pasos de este artículo para restaurar esta característica heredada. Consulta ¿Cómo puedo restaurar el legado experiencia de obtener datos externos? en el sitio de soporte de Microsoft Office.

      Esto abrirá una ventana de navegación de archivos.

    • Busca la plantilla .CSV que acabas de descargar entre tus archivos. Haz clic en Abrir, Importar o Obtener datos (Nota: el nombre del comando será diferente, dependiendo de la versión y el sistema operativo que esté ejecutando tu computadora).
      Esto abrirá el Asistente para importación de texto - paso 1 de 3.

    • Marca la opción Delimitados.

    • En el cuadro Iniciar importación en fila , selecciona 1.

    • Habilita la casilla Mis datos tienen encabezados.

    • Si tienes acentos, haz clic en el menú Origen del archivo y selecciona 65001: Unicode (UTF-8). Esto mostrará los caracteres con acentos correctamente.
      siguiente.png

    • Haz clic en Siguiente

    • Esto abrirá el Asistente para importación de texto - Paso 2 de 3.

    • Marca la casilla de Coma.

    • En el área Vista previa de datos, asegúrate de que cada columna esté presente: Código de Costo, Descripción, Tipo de Costo y Monto del Presupuesto. Un ejemplo de las columnas de la primera fila (es decir, el encabezado) se muestra a continuación. 
      Nota : Los valores reales en las filas debajo del encabezado deben mostrar tus datos específicos.
      coma.png

    • Haz clic en Siguiente.

    • Esto abrirá el Asistente para importación de texto - Paso 3 de 3.

  4. En la parte inferior de la ventana en Vista previa de los datos, mantén presionada la tecla SHIFT (tecla de mayúsculas). Luego haz clic en la última columna de la derecha de la hoja de cálculo para seleccionar todas las columnas.
    Todas las columnas ahora deben estar destacadas en color NEGRO.
    Nota: SIEMPRE debes realizar este paso primero.

  5. En Formato de los datos de columnas, elige el botón de Texto
    El encabezado del área Vista previa de los datos ahora debe decir "Texto" como se muestra a continuación. 

    texto.png

  6. Haz clic en Finalizar.

  7. La ventana Importar datos aparece para solicitarte que elijas dónde importar tus datos.

  8. Elige la hoja de cálculo existente.

  9. Asegúrate de que el valor en la celda sea: =$A$1

  10. Haz clic en Aceptar.
    aceptar.png
    El sistema importará tus datos en la hoja de cálculo CSV. En la mayoría de las situaciones, este proceso asegurará que tus códigos de costo se importen en Excel utilizando el formato esperado.  A continuación se muestra un ejemplo.

    hoja1.png

Ver también

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