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Procore

Crear un paquete de licitación

Objetivo

Crear un paquete de licitación utilizando la herramienta Licitación de Procore.

Contexto

La herramienta de Licitación de Procore permite a las compañías distribuir documentos, administrar listas de ofertas e invitar a los participantes por correo electrónico. Una vez invitados, los participantes pueden iniciar sesión en Procore para acceder a los documentos de licitación y enviar su oferta.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permiso de nivel ‘Administrador’ en la herramienta Licitación del proyecto.

Requisitos previos 

  • Asegúrese de que su proyecto esté en una etapa de construcción que permita recibir ofertas
    • A menos que haya creado etapas personalizadas que permitan la recepción de ofertas, sólo la etapa de Licitación predeterminada permitirá a los subcontratistas responder al paquete de licitación.
  • Crea una carpeta en la herramienta Documentos para los documentos y planos de licitación (p. ej., “Documentos de licitación”). Debajo de esta carpeta, puede crear subcarpetas ilimitadas para cada paquete de licitación y cargar los documentos relevantes en cada una.
    • Solo las carpetas y subcarpetas que contengan archivos estarán disponibles para ser descargadas con el enlace en el correo de invitación.

Pasos

  1. Cree una carpeta de licitación en la herramienta Documentos (Nota: Consulte los requisitos previos arriba).
  2. Navegue a la herramienta Licitación de su proyecto.
  3. Haz clic en el botón naranja Crear Paquete de Licitación a la derecha.
  4. Llene los siguientes campos: 

 

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  • Título: Asigne un título a su paquete de licitación (p. ej., Plomería). Éste aparecerá en la lista de paquetes en la herramienta Licitación y en el email que recibirán sus subcontratistas.
  • Número: Asigne un número a su paquete de licitación. Si tiene paquetes de licitación existentes, este campo se completará con el número siguiente de la secuencia.
  • Fecha/Hora Límite: Establezca la fecha y la hora de vencimiento de esta licitación. Si recibe autorización para extender la licitación, tendrá que cambiar la fecha límite para reflejarlo; de lo contrario, es posible que los participantes no puedan ingresar los montos o cotizaciones después de la fecha de vencimiento inicial de la licitación. Puede habilitar la opción para aceptar ofertas después de la fecha límite. Esto aparecerá en el correo de invitación que recibirán sus subcontratistas. 
  • Estatus: Seleccione “Abierto” si el paquete de licitación aún está en progreso. Seleccione “Cerrado” si la licitación se ha adjudicado y cerrado.
  • Distribución: Agregue usuarios a esta lista para que reciban notificaciones cuando se presenten ofertas.

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  • Habilitar Licitación a Ciegas: Seleccione esta casilla si no desea ver los montos de las ofertas hasta la fecha de vencimiento.
  • Deshabilitar el Ingreso Electrónico de Ofertas: Seleccione esta casilla para los proyectos que no permiten a los subcontratistas presentar ofertas electrónicamente. 
  • Fecha Anticipada de Adjudicación: Establezca una fecha anticipada de adjudicación para el paquete. Esta fecha se mostrará en la hoja de la oferta.
  • Documentos de Licitación: Haga clic en Adjuntar Archivos para adjuntar carpetas a cualquiera de los siguientes tipos de archivos:
    • Planos de Licitación: En el módulo, seleccione Planos en el panel izquierdo. Luego agregue cualquier carpeta actual o juegos de planos seleccionando la casilla al lado de la carpeta que desea adjuntar. 
    • Especificaciones: En el módulo, seleccione Especificaciones y marque la casilla junto a las carpetas de Especificaciones que desea adjuntar. (Nota: Si la herramienta Especificaciones está habilitada en el proyecto, las selecciones en este menú se rellenan con las secciones de especificaciones de esa herramienta, y se mostrará como un enlace al guardar el paquete de licitación. Si la herramienta Especificaciones está deshabilitada en el proyecto, las selecciones en este menú se rellenan con los datos de la herramienta Administrador del proyecto.)
    • Documentos de Licitación: En el módulo, seleccione Documentos y marque la casilla junto a las carpetas que desea incluir en el paquete de licitación. La carpeta aparecerá en el correo de invitación que recibirán sus subcontratistas. Las carpetas privadas no se pueden adjuntar a un paquete de licitación.
  • Método Contable para Hoja de Licitación: Escoja si desea habilitar las ofertas no desglosadas, lo cual cambia las ofertas por partidas específicas a un solo monto.
  • Emails de Conteo Regresivo: Habilite los correos electrónicos diarios de cuenta regresiva. Estos correos se enviarán unos días antes de la fecha de vencimiento de la licitación para recordar a las compañías que presenten una oferta.

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  • También puedes establecer y predeterminar cada uno de estos campos en la pestaña de administrador del nivel compañía para que se llenen automáticamente cada vez que creas un paquete.

 

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  • Las instrucciones para la licitación y el texto del email de invitación aparecerán en la sección Información del Proyecto e Instrucciones para Licitar en el correo de invitación.
  • Establezca la información para el RFI previo a la licitación y sus preferencias para el recorrido previo en obra e información del recorrido.

 

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  • RFI Previo a la Licitación: (Opcional) Habilite una fecha límite para RFI previos a la licitación. 
  • Recorrido Previo en Obra: (Opcional) Habilite el Recorrido Previo en Obra para establecer la fecha, hora y notas de recorrido en obra. 

5. Haga clic en Crear Paquete de Licitación.

Próximos pasos

Una vez que invite a los usuarios a enviar una oferta, la información que completo aquí se les enviará por correo electrónico. La información aparecerá así:

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