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Procore

Téléverser et envoyer un livrable

Objectif

Répondre à une demande d’action quant à un livrable comme sous-traitant sur un projet de construction (c.-à-d., téléverser des pièces jointes et répondre à une demande d’action d’un entrepreneur général pour un livrable).

Contexte

Si l’entrepreneur général d’un projet de construction vous attribue le rôle de « déposant » pour un flux de travail de livrable, vous devrez agir quant à un livrable. Par exemple, il se peut que vous deviez téléverser des plans, dessins ou d’autres documents comme pièces jointes au livrable, afin de répondre aux exigences du livrable, puis procéder à la révision de la conception.

Généralement, les livrables dans Procore sont créés par un gestionnaire de livrables (cependant, le rôle de gestionnaire de livrables peut être réattribué). Cette personne nomme l’objet du livrable puis complète la saisie des données dans les champs pour le livrable. Cette personne désigne également des membres de l’équipe de projet en tant que « déposant(s) » ou « approbateur(s) » à partir du flux de travail du livrable.
Si vous êtes désigné comme « déposant » (généralement un sous-traitant), Procore vous enverra un courriel automatisé avec l'objet suivant: « Action requise quant à un livrable » pour vous avertir que l’entrepreneur général exige votre réponse relativement au livrable. 
Selon les exigences spécifiques de votre entente, il se peut que vous deviez téléverser des pièces jointes (documents, dessins, plans, etc.) quant au livrable, qui seront ensuite envoyées à l’équipe de conception aux fins de révision et d’approbation. Pour vous aider avec ce processus, la notification par courriel (voir l’illustration ci-dessous) contient un lien d’affichage en ligne. Il peut également contenir des pièces jointes que vous pourriez devoir télécharger et réviser avant de répondre à leur demande d’action.
 

Éléments à considérer

  • Les permissions d’utilisateur requises : 
    • Pour répondre à une demande d’action relative à un livrable, un niveau de permission « Standard » est requis sur l’outil livrables. 
    • Note: Si vous êtes un sous-traitant, vous pouvez déterminer si le niveau de permission attribué à votre compte d’utilisateur Procore est approprié en accédant à l’outil livrables. Si vous voyez le bouton Créer un livrable, vous pouvez répondre au livrable. 
  • Exigences :
    • Pour que le système vous envoie une notification automatisée par courriel, vous devez avoir (1) un compte d’utilisateur Procore avec le niveau de permission « Standard » ou supérieur sur l’outil livrables du projet et (2) être désigné comme le « déposant » sur le flux de travail du livrable. En outre, l’utilisateur qui a créé le livrable (ou le « gestionnaire de livrables ») doit avoir cliqué sur le bouton Créer et envoyer des courriels dans le livrable. 
  • Informations additionnelles :
    • Selon les préférences de l’entrepreneur général, vous pourriez recevoir un courriel lorsque plusieurs actions sont effectuées sur le livrable, par exemple lorsque le réviseur laisse un commentaire ou modifie sa réponse au livrable ou qu’une pièce jointe y est téléversée.

Étapes

Répondre à la demande d’action

  1. Choisissez l’une de ces options :
    • Ouvrez le message courriel et cliquez sur le lien Afficher en ligne. Si vous n’êtes pas actuellement connecté à Procore, vous serez invité à ouvrir une session.

      CourrielDA.png
       
      OU
    • Ouvrez une session dans Procore et allez à l’outil de livrables du projet. Ensuite, trouvez le livrable souhaité dans la liste et cliquez sur le bouton Afficher (Note: votre nom apparaîtra dans le champ « Responsable ».

      ListeDA.png


      Cette action affiche le livrable en mode affichage. Une bannière JAUNE apparaît en haut de la page indiquant que le livrable requiert votre attention. 

      bannerDA.png
       
  2. Fournir les informations requises pour le livrable comme suit :
    • Échéance: Révisez la date d’échéance du livrable. C’est la date avant laquelle vous devez soumettre une réponse. 
    • Boîte de texte: Dans la boîte prévue, entrez votre réponse officielle au livrable. 
    • Joindre un ou des fichiers: Cliquez sur le lien pour téléverser les fichiers requis (Note : vous pouvez également déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la boîte Glissez et déposez le(s) fichier(s)). 
      bannerDACollapse.png
  3. Cliquez sur Soumettre.
    Le système téléverse les fichiers qui sont envoyés au livrable dans l’outil de livrable du projet. Le système modifie automatiquement la « Réponse » à « Envoyée » sur le flux de travail du livrable. Un indicateur de progression apparaît également à côté des pièces jointes dans la zone « Dernière réponse ». Le téléversement de la pièce jointe peut durer quelques minutes. 
     
  4. Vous pouvez fermer la session Procore avant la fin du téléversement, si vous le souhaitez. Une fois terminé, le système enverra une notification automatisée par courriel au « Gestionnaire de livrables » pour l’avertir que le livrable a été mis à jour (par exemple, objet du courriel : « Réponse et commentaires de l’approbateur modifiés pour le livrable »). De plus, s’il y a des « approbateurs » désignés sur le flux de travail du livrable, le système effectuera les actions suivantes:
    • Si l’approbation séquentielle est activée, le système envoie une notification automatisée par courriel avec l’objet « Action requise pour le livrable » à la personne « Responsable ». Le système modifie également le statut de la réponse de l’approbateur au livrable à « En attente ». Voir Répondre à un livrable comme réviseur.
      OU
    • Si l’option approbation parallèle est activée, le système envoie une notification automatisée par courriel avec l’objet « Action requise sur le livrable » à tous les approbateurs. Le système modifie également le statut « Réponse » à « En attente » dans le livrable. Voir Répondre à un livrable comme réviseur.

      submittalWF.png

      Après qu’une réponse « Approuvée » a été soumise par chaque approbateur sur le flux de travail du livrable, le système enverra au « Gestionnaire de livrables » une notification automatisée par courriel pour l’avertir de la réponse. Ce courriel a pour objet « Réponse et commentaires de l’approbateur modifiés pour le livrable ». 

      Lorsque l’approbation finale est soumise, « l’auteur du livrable » devient la personne responsable du livrable. Le livrable peut alors être distribué à l’équipe.