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Procore

Soumettre une facture en tant que sous-traitant

Objectif

Pour soumettre une facture en tant que sous-traitant.

Contexte

Dans Procore, il existe deux types d'engagements financiers que les utilisateurs finaux peuvent créer : (1) un bon de commande, qui est une demande légale de commande d'un bien ou d'un service auprès d'un acheteur, et (2) un contrat de sous-traitance, qui définit le prix et les conditions de l'achat légalement convenus. La facture, qui est une déclaration légale émise par un vendeur à un acheteur, est liée à l'achat. La facture énumère les types et les quantités de marchandises (p. ex. équipement, matériaux, etc.) et/ou de services (p. ex. inspections, installations, etc.) qui ont été fournis. Elle accompagne souvent une facture, qui précise le montant total dû en échange des biens fournis/services rendus. Dans de nombreuses organisations, une commande d'achat est généralement lancée pour des montants inférieurs et un contrat de sous-traitance est lancé lorsque la valeur des biens ou services est supérieure.

Dans un projet Procore, les factures pour les commandes et les contrats de sous-traitance peuvent être créées dans l'outil Engagements au niveau projet.  Ils sont également formatés dans un format de facturation progressif typique avec une page de couverture et une page de détail des postes individuels.  

Si vous êtes un sous-traitant sur un projet qui utilise Procore, l'entrepreneur général a l'option de vous envoyer une invitation à les facturer pour le travail que vous avez effectué ou les biens et services que vous avez fournis. Cette invitation vous est envoyée par courriel. Pour soumettre une facture, suivez les étapes ci-dessous.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Pour soumettre une facture, que la « date d’échéance » pour la période de facturation soit passée ou non, un niveau de permission « Admin » sur l’outil Engagements est requis. Cette permission est généralement assignée à l’entrepreneur général.
      OU
    • Pour soumettre une facture avant la « date d’échéance » un niveau de permission « Standard » sur l’outil Engagements est requise. Cette permission est généralement assignée à un sous-traitant. 
      ET
      • Inscrit en tant que membre de la liste « Confidentielle » sur l’engagement. 
        OU 
      • Inscrit en tant que membre de la « Distribution de facture ».
  • Conditions préalables :
    • L’entrepreneur général doit désigner le sous-traitant en tant que « Compagnie sous-traitante » sur un engagement selon le statut « Approuvé » (par exemple, un bon de commande ou un contrat de sous-traitance approuvés).
    • L’entrepreneur général doit créer une nouvelle période de facturation.
  • Informations additionnelles :
    • Si vous êtes un sous-traitant, recherchez un courriel avec l'article suivant: « vous a invité à facturer ». Si vous n’avez pas de copie du courriel et que vous savez que la période de facturation est ouverte, voir la section Soumettre à partir d’un engagement.

Étapes

Soumettre à partir d’un courriel

  1. Si l’entrepreneur vous a émis une invitation à facturer, vous recevrez une notification par courriel. Cliquez sur Voulez-vous facturer cette période? pour envoyer votre réponse.
  2. Sur la page de facture, choisissez une réponse :
    • Cliquez sur Oui si vous souhaitez soumettre une facture. Puis cliquez sur Envoyer la réponse et continuer à l’étape 3.
      OU
    • Cliquez sur Non, puis sur Envoyer la réponse. (Note : Si vous changez d’avis après avoir envoyé votre réponse, vous pouvez mettre à jour votre réponse à l’invitation si la « Date d’échéance » n’est pas encore passée et que l’entrepreneur qui vous a envoyé l’invitation a réglé la « Période de facturation » à « Ouverte ». Pour ce faire, cliquez sur Voulez-vous facturer cette période?, puis sélectionnez Oui, puis cliquez sur le bouton Envoyer la réponse). 

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  3. À la page Créer une nouvelle facture dans Procore, le début de la période, la fin de la période et la date de facturation sont préremplies avec les informations envoyées par l’entrepreneur. Si possible entrez un numéro de facture.
  4. Dans la section Détails, entrez votre pourcentage achevé ou votre montant achevé pour chaque article de ligne dans votre ventilation des coûts initiale. 
  5. Saisissez le montant des matériaux actuellement entreposés. Celui-ci sera ajouté au pourcentage achevé pour chaque article de ligne. 
  6. Dans la section Ordres de changement, sous-traitant approuvés, répétez le processus pour chaque article de ligne d’ordre de changement en entrant le pourcentage ou le montant achevé pour chaque article de ligne. Tous les nouveaux ordres de changement approuvés seront automatiquement ajoutés ici.
    Note : Vous pouvez seulement facturer par article de ligne sur les ordres de changement créés après le 11/06/2016.
  7. Joignez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilèges.
    • Si l’entrepreneur exige la signature de la facture, complétez les étapes suivantes :
      1. Cliquez sur Sauvegarder.
      2. Cliquez sur Exporter et sélectionnez PDF.
      3. Signez le PDF.
      4. Retournez à Procore et sélectionnez l’onglet Sommaire.
      5. Cliquez sur Modifier.
      6. Joignez le PDF signé.
  8. Si vous n’êtes pas prêt à soumettre à l’entrepreneur, cliquez sur Sauvegarder. Cette action réglera le statut de la facture à « Ébauche ».Si vous êtes prêt à soumettre à l’entrepreneur, cliquez sur Soumettre aux fins de révision. Cette action réglera le statut de la facture à « En cours de révision ».
    Note : Une fois que vous avez soumis la facture à l’entrepreneur, vous ne pouvez pas la modifier, à moins que l’entrepreneur ne change le statut à « Réviser et réenvoyer ». 

Soumettre à partir d’un Engagement

  1. Allez à l’engagement pour lequel vous souhaitez créer une facture.
  2. Cliquez sur + Créer une facture.
  3. Complétez les étapes #2-8 susmentionnées. 

Pour les engagements formatés en unités de quantité

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la facture :
    • Cette période (qté) : Entrez la quantité pour chaque article de ligne pour cette période et la valeur de la devise sera automatiquement calculée. Si vous préférez saisir une valeur en pourcentage pour des travaux achevés, entrez le pourcentage et la quantité pour cette période et la valeur en dollars sera automatiquement calculée.  
  2. Si vous devez libérer une retenue :
    1. Complétez les étapes 6 et 7 susmentionnées.
    2. Cliquez sur Sauvegarder.
    3. Au sous-onglet Détails, cliquez sur Modifier.
    4. Libéré pour cette période ($) : Saisissez le montant de retenue de la devise à libérer pour cette période.
    5. Complétez l’étape 8 susmentionnée.
  3. Pour sauvegarder la facture, cliquez sur Sauvegarder. Pour la soumettre aux fins de révision, cliquez sur Soumettre aux fins de révision. 

Pour les engagements formatés en fonction du montant :

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la facture :
    • Travaux achevés (Cette période) : Entrez le montant des travaux effectués en dollars pour la période de paie de la facture. Si vous préférez entrer une valeur des travaux achevés en pourcentage, cliquez sur l’icône de la calculatrice et entrez le pourcentage, puis cliquez sur Sauvegarder. Procore transformera automatiquement le pourcentage de travail en montant équivalent en dollars. 
    • Matériaux actuellement entreposés : Entrez le montant en dollars des matériaux actuellement entreposés sur le chantier ou dans un entrepôt à proximité qui ne sont pas inclus dans les coûts des colonnes « Travaux achevés » (D et E).Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne pour les factures futures jusqu’à ce qu’elles soient déplacées manuellement à « Travaux achevés ».
  2. Si vous devez libérer une retenue :
    1. Complétez les étapes 6 et 7 susmentionnées.
    2. Cliquez sur Sauvegarder.
    3. Au sous-onglet Détails, cliquez sur Modifier.
    4. Libéré pour cette période - Retenue du travail ($): Saisissez la valeur de retenue du travail en dollars à libérer pour cette période.
    5. Libéré pour cette période - Retenue des matériaux ($): Saisissez la valeur de retenue des matériaux en dollars à libérer pour cette période.
    6. Complétez l’étape 8 susmentionnée.
  3. Pour sauvegarder la facture, cliquez sur Sauvegarder. Pour l’envoyer aux fins de révision, cliquez sur Soumettre aux fins de révision.