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Procore

Importer des déficiences

Objectif

Soumettre une demande à Procore pour importer une liste d’items dans l’outil  Liste de déficiences de votre projet. 

Contexte

Au cours du processus de mise en œuvre de Procore, un membre de l’équipe Procore peut importer votre liste d’items dans l’outil  Liste de déficiences du projet. Pour ce faire, un utilisateur avec des permissions de niveau « Admin » dans l’outil Liste de déficiences du projet doit soumettre un modèle XLSX correctement formaté qui contient une liste de vos items Liste de déficiences. Après avoir reçu votre modèle d'importation à jour, votre Procore point of contact examinera la soumission, s'assurera que les données sont formatées selon les exigences d’importation et convertira le fichier XLSX au format CSV requis pour vous. Lorsque le processus d'importation est terminé, vous pouvez vous connecter à Procore pour valider que les données ont été importées comme prévu.

Éléments à considérer

  • Niveau de permission requis :
    • Permission de niveau « Admin » dans l’outil Liste de déficiences du projet pour demander une importation dans l’outil  Liste de déficiences.
  • Conditions préalables :
    • Utilisateurs :
      Si vous ajoutez l'adresse électronique d'un utilisateur en tant que valeur « Créé par » ou « Assigné », assurez-vous que ces utilisateurs ont été ajoutés à l’outil Répertoire de votre compagnie ou du projet. Voir « Importer des utilisateurs au  répertoire du projet  » ou  « Importer des utilisateurs au répertoire de la compagnie » de la Voir aussi ci-dessous.
    • Lieux :
      Si votre projet utilise des lieux à un niveau, vous pouvez créer un nouveau lieu pour l'outil Admin pendant le processus d'importation ou vous pouvez associer une déficience à un lieu existant au cours du processus d'importation. Voir « Ajouter des lieux de bureau » dans la section Voir aussi ci-dessous.
      OU
      Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, les niveaux doivent déjà exister dans Procore pour associer une déficience au lieu. Voir « Ajouter des lieux à plusieurs niveaux à l'outil Admin » et « Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item? » dans la section Voir aussi ci-dessous.
    • Liste de déficiences Types :
      Si vous voulez spécifier les valeurs de «Déficience Type d'item » assurez-vous que les types ont été ajoutés à l’outil Liste de déficiences de votre projet. Voir « Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences » dans la section Voir aussi ci-dessous.
  • Exigences du modèle d’importation :
    • Pour des considérations générales, voir « Comment préparer mes données pour les importer dans Procore? ».
      • Le modèle terminé doit être soumis à Procore au format XLSX. 
      • Le fichier XLSX doit être formaté en tant que tableau.
    • Données de colonnes requises :
      • Important! Pour éviter les erreurs d'importation, n’ajoutez pas de lignes vides, n’ajoutez PAS de colonnes vides, n'ajoutez PAS de nouvelles colonnes de données et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contacts. 
      • La première ligne du tableau doit inclure  l’en-tête , qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
        • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'item*, Nº de déficience*, Type de déficience, Date d'échéance, Lieu, Code de coût, Impact sur l'échéancier, Jours d'impact sur l'échéancier, Impact financier, Montant de l'impact financier, Priorité, Référence, Créé par*, Description, Assigné et Commentaires.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérez de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’entête de colonnes dans le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas rester vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à une liste de déficiences. Au minimum, chaque enregistrement requiert une valeur pour le nom d’item. Les autres colonnes et cellules dans une seule ligne peuvent rester vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un item de ligne de Liste de déficiences. 
    • Taille maximale du fichier : 
      • La taille de fichier maximale pour une importation Liste de déficiences est de 1 Mo.

Étapes

Pour collecter vos données, l’administrateur Procore de votre organisation doit effectuer les opérations suivantes :

  • Télécharger le modèle d'importation
  • Mettre à jour le modèle d'importation et l'envoyer à Procore
  • Valider l'importation

Télécharger le modèle d'importation

  1. Téléchargez le modèle d’importation Liste de déficiences : import-punchlist-items.xlsx.
  2. Ouvrez le fichier dans Microsoft Excel. 
  3. Révisez les instructions et les exemples de données dans la feuille de travail « Données de l’échantillon ». 
  4. Continuez avec Mettre à jour le modèle d’importation et l'envoyer à Procore.

Mettre à jour le modèle d'importation et l'envoyer à Procore

  1. Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, cliquez sur la feuille de calcul « Ajouter des données ici ».
    Remarque : Vous pouvez saisir vos données même lorsque la feuille de calcul est verrouillée. Vous devez commencer à entrer vos données dans la cellule A2 de la feuille de calcul « Ajouter des données ici ». 
  2. Pour chaque ligne de la feuille de calcul, complétez la saisie de données comme suit :
    Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Nom de l’item*
      Entrez un titre descriptif pour l’item  liste de déficiences. Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ceci est un champ obligatoire. 
    • Nº de deficience*
      Entrez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement entrées en ordre numérique croissant (par exemple, 1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Cependant, ce champ ne peut pas être vide.
    • Type de déficience
      Entrez un type d’item pour classer les items liste de déficiences (par exemple, Électrique, instrumentation ou Mécanique). Pour réussir l’importation, les types doivent être ajoutés à l’outil Liste de déficiences avant le processus d'importation, voir « Configurer les paramètres avancés : Liste de déficiences : Ajouter des types d’item Déficience » dans la section Voir aussi ci-dessous.
    • Date d'échéance
      Entrez la date à laquelle l’item liste de déficiences doit être complété en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2016).
      Important! N'entrez PAS les dates au format M/J/AAAA (par exemple, n'entrez PAS 6/1/2016), sinon l'importation échouera.
      Remarque : Si la colonne Excel ne vous permet pas d'ajouter un zéro, sélectionnez la colonne entière, choisissez Format > Cellules, puis créez un format numérique « Personnalisé » nommé « mm/jj/aaaa » dans l'onglet Numéro. Voir Créer ou supprimer un format numérique personnalisé dans Excel.
    • Métier
      Entrez le nom de métier exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir « Ajouter ou supprimer des noms de métiers » dans la section Voir aussi ci-dessous.  Utilisez le symbole tuyau (|) comme séparateur pour inclure plusieurs noms de métiers (par exemple, béton | maçonnerie).
    • Lieu
      Entrez le lieu exactement comme vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
      Important! Si votre projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez entrez le lieu exactement comme il apparaît dans Procore et séparer chaque niveau avec le symbole plus grand que (>) et aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1>Section A).
    • Code de Coût
      Associer un code de coût à une liste de déficiences. Le code de coût doit être formaté sous forme « division - code de coût » écrit avec le nombre exact de chiffres comme énumérés dans votre projet ou compagnie dans Procore. Voir « Modifier et ajouter des codes de coût et des descriptions » dans la section Voir aussi ci-dessous.
    • Impact sur l'échéancier
      Entrez l'une des valeurs suivantes pour chaque liste de déficiences. Toute entrée autre que celles ci-dessous donnera une entrée vide après l'importation :
      • tbd. (à déterminer). Entrez ceci si l'impact sur l’échéancier est en cours d'évaluation. C'est court pour « être déterminé ».
      • n_a. (s.o). Entrez cette valeur pour laisser le champ vide.
      • no_impact. (aucun impact). Indique que la liste de déficiences n’a aucun impact sur l’échéancier du projet. 
      • yes_unknown. (oui, inconnu). Indique que la liste de déficiences aura un impact sur l’échéancier du projet, mais que l'impact n'est pas connu.  
      • yes_known. (oui, connu). Indique que la liste de déficiences a un impact sur l’échéancier du projet et que le nombre de jours d’impact sur l’échéancier du projet est connu. Si vous entrez cette valeur, vous devez entrer un nombre de jours dans le champ « Jours d’impact sur l'échéancier ». 
    • Jours d'impact sur l'échéancier
      Si vous avez entré « yes_known » dans le champ « Impact sur l'échéancier » , entrez un nombre de jours pendant lesquels l’échéancier du projet sera affecté. (par exemple, 7 ou 14).
    • Impact financier
      Entrez l'une des valeurs suivantes, telle qu'elle s'applique à chaque item liste de déficiences. Toute entrée autre que celles-ci fera en sorte que le champ reste vide.
      • Si l'impact financier est « à déterminer », entrez «à déterminer »
      • Pour laisser le champ vide intentionnellement, entrez « n_a »
      • S'il n'y a pas d'impact sur l’échéancier, entrez « no_impact »
      • S'il y a un impact sur le coût, et que le temps n’est soit pas connu, entrez « yes_ unknown »
      • S'il y a un impact sur le coût en raison de la liste de déficiences et que le montant du coût est connu, entrez « yes_known »
    • Montant de l'impact financier
      Si vous avez entré « yes_known » dans le champ « Impact financier », entrez le montant en dollars ici. N'incluez PAS le symbole de dollar ($). 
    • Priorité
      Entrez « Bas » « Moyen » ou « Élevé » pour indiquer la priorité de la liste de déficiences.
      Important! Cette entrée est sensible à la casse et doit utiliser la casse initiale (par exemple, la première lettre de la valeur est en majuscule). Si ce format n'est pas utilisé, le champ sera vide après l'importation. 
    • Référence
      Entrez un mot clé ou une phrase pertinent à utiliser comme référence d’item. Il s'agit d'un champ de texte libre à utiliser comme spécifié par votre organisation. Par exemple, si l’item a été créé à la demande du client, entrez « demande du client ».
    • Créé par*
      ​Entrez l'adresse courriel complète de l'utilisateur qui créé la liste de déficiences. Saisissez toujours l’adresse courriel exactement telle qu’elle apparaît dans le répertoire du projet.
      Important! N'entrez pas de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez entrer une adresse électronique. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Voir « Ajouter une personne au répertoire du projet » dans la section Voir aussi ci-dessous. Cet utilisateur doit également recevoir des permissions de niveau « Admin » ou supérieures dans l’outil Liste de déficiences.
    • Déficience Gestionnaire d’items* 
      Entrez l'adresse électronique complète de l'utilisateur qui servira de Gestionnaire de Déficience. Saisissez toujours l’adresse électronique exactement telle qu’elle apparaît dans le  répertoire du projet.
      Important! N'entrez pas de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez entrer une adresse électronique. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Voir « Ajouter une personne au répertoire du projet » dans la section Voir aussi ci-dessous. Cet utilisateur doit également recevoir les permissions de niveau « Admin » ou supérieures dans l’outil Liste de déficiences. Cet utilisateur doit également recevoir les permissions de niveau « Admin » ou supérieures dans l’outil Liste de déficiences, ou être un utilisateur « Standard » ayant reçu la permission spéciale d’agir en tant que gestionnaire de Déficience.
    • Approbateur final*
      Entrez l'adresse électronique complète de l'utilisateur qui agira en tant qu'approbateur final. Saisissez toujours l’adresse électronique exactement telle qu’elle apparaît dans le  répertoire du projet.
      Important! N'entrez pas de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez entrer une adresse électronique. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également recevoir les permissions de niveau « Admin » ou supérieures dans l’outil Liste de déficiences, ou être un utilisateur « Standard » ayant obtenu une permission spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
    • Description
      Entrez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de la liste de déficiences. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques.
    • Assigné à
      Entrez l’adresse électronique complète de la personne responsable de la fermeture de la liste de déficiences.
      Important! N'entrez pas de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez entrer une adresse électronique. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans le répertoire du projet. Cet utilisateur doit également recevoir des permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Liste de déficiences outil et sera automatiquement désigné comme personne responsable pour la liste de déficiences.
      Important! Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires à ce champ, mais chaque adresse électronique doit être séparée par le symbole tuyau (« | »).
    • Commentaires
      Entrez les commentaires supplémentaires que vous pourriez avoir sur la liste de déficiences. Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
  3. Envoyez la demande d'importation d'un utilisateur par courriel à : imports@procore.com et ajoutez le fichier CSV en pièce jointe. 
    Important! Vous ne pourrez pas annuler une importation dans le répertoire de l'utilisateur, il est donc impératif que les données que vous soumettez à Procore pour l'importation soient précises.  
  4. Lorsque votre Procore point of contact vous informe que l'importation est terminée, continuez avec Valider l'importation.

Valider l'importation

  1. Accédez à l’outil Liste de déficiences du projet. 
    Dans la page qui apparaît, validez que les items liste de déficiences importés sont affichés comme prévu.