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Procore

Importer des coûts directs

Objectif

  • Importer des coûts directs à l’outil Coûts directs dans votre projet afin que vous puissiez ajouter plusieurs coûts directs à la fois. 

Éléments à considérer

  • Niveau de permission requis :
    • Permission de niveau « Standard » ou supérieure dans l’outil Coût directs de votre projet.
  • Conditions préalables :
    • Utilisateurs :
      • Si vous associez un coût direct avec un utilisateur Procore dans le Champ « Employé », assurez-vous que les utilisateurs ont été ajoutés à votre compagnie ou l’outil Répertoire du projet.
    • Fournisseurs :
      • Si vous affectez un fournisseur/une compagnie en tant que « Fournisseur » pour le coût direct, assurez-vous que le fournisseur/la compagnie a été ajouté à l'outil Répertoire de la compagnie ou du projet.
    • Codes de coût :
      • Si votre projet utilise des Codes de coût personnalisés, assurez-vous que les codes de coût souhaités existent dans le projet. Voir « Ajouter et modifier des codes de coût du projet » dans la section Voir aussi ci-dessous. 
        OU
      • Si votre compagnie a mis en œuvre l’outil Intégration d’ERP, les données de votre système ERP doivent être synchronisées avec Procore et chaque code de coût doit être affecté à une catégorie.
  • Exigences du modèle d’importation :
    • Pour des considérations générales, voir « Comment préparer mes données pour les importer dans Procore? ».
      • Entrez les données dans le modèle complété en format XLSX. Enregistrez ensuite le fichier en format CSV.
    • Données de colonnes requises :
      • Important! Pour éviter les erreurs d'importation, n’ajoutez pas de lignes vides, n’ajoutez PAS de colonnes vides, n'ajoutez PAS de nouvelles colonnes de données et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation. 
      • La première ligne du tableau doit inclure l’entête,  qui définit les champs du tableau Excel et votre base de données dans Procore.
      • Les en-têtes suivants sont nécessaires : Type, N° de facture, Description, Employé, Statut, Conditions, Date, Date de réception, Date de paiement, Fournisseur et Code de coût. 
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’entête de colonnes dans le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas rester vides.
      • Vous devez entrer l'abréviation du type de coût approprié (par exemple, entrez « T » pour «Travail », « E » pour «Équipement », « M » pour «Matériaux », « S » pour  «Engagement », « CP » pour «Coût du propriétaire »,  « SP » pour «Services professionnels » ou « A » pour  «Autre ») pour le type de coût. Cette entrée est sensible à la casse.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un item de ligne coût direct. Au minimum, chaque enregistrement requiert une valeur de type. Si vous entrez « Facture » dans la cellule Type, le fournisseur et les valeurs numériques Facture sont obligatoires.
      • Les autres colonnes et cellules dans une seule ligne peuvent rester vides.
  • Limites :
    • Sous-projets :
      • Si votre compagnie a activé la fonctionnalité de sous-projet  pour l’outil d’intégration ERP facultatif ou si vous avez ajouté des sous-projets dans l’outil Admin, vous ne pourrez pas les ajouter.
  • Informations supplémentaires :
    • Si vous avez besoin d'aide lors du processus d’importation, envoyez une demande par courriel à imports@procore.com.

Étapes

  1. Téléchargez l'un des modèles d'importation :
    • Modèle d'importation CSV : importer-coûts-directs.csv
      OU
    • Modèle d'importation XLSX : importer-coûts-directs.csv
      Remarque : Le modèle XLSX contient des instructions pour la saisie de données. Si vous utilisez cette version pour collecter vos données, assurez-vous de sauvegarder le fichier dans le format CSV requis avant de  commencer l'importation.
  2. Ouvrez le fichier CSV ou XLSX dans Microsoft Excel.
  3. Remplissez les champs suivants pour le coût direct que vous souhaitez importer :
    • Type
      Entrez « Facture », « Dépenses » ou « Paie ». Ceci est sensible à la casse. La première lettre doit toujours être en majuscule (par exemple, « Facture »). 
      Important! Si vous entrez une valeur autre que « Facture », « Dépenses » ou « Paie », l'importation échouera.
    • Nº de la facture
      Si vous avez entré « Facture » dans la cellule type, vous devez entrer un numéro facture dans cette cellule. Vous pouvez entrer n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques. Si vous entrez « Dépenses » ou « Paie », laissez cette cellule vide. 
    • Description
      Entrez une description détaillée du coût direct. Vous pouvez saisir jusqu’à 255 caractères alphanumériques.
    • Courriel de l'employé(e)
      Entrez l'adresse électronique complète de la personne de qui vous avez reçu le coût direct. Entrez toujours l'adresse exactement comme elle apparaît dans le Répertoire du projet (Remarque : Les utilisateurs doivent toujours exister dans le Répertoire du projet. Voir « Ajouter une personne au Répertoire du projet  » dans la section Voir aussi section ci-dessous).
    • Statut
      Entrez « Ébauche », « En attente » « Réviser et renvoyer », ou « Approuvé ».
      (Remarque : Si le statut est défini sur autre chose que « Ébauche », la valeur du coût sera visible dans la colonne « Coût direct » dans l’outil Budget).
    • Conditions
      Entrez les conditions de paiement pour le fournisseur. Vous devez entrer « Échéance à la réception », « Net 10 », « Net 15 », « Net 30 », « Net 45 », « Net 60 », « Net 90 » ou « Net 120 ». (Remarque : Si vous laissez cette cellule vide, aucun terme ne sera appliqué). Cette entrée est sensible à la casse. 
    • Date
      Entrez la date de création en utilisant le format de date JJ/MM/AAAA (par exemple, 05/01/2016).
      Important! Ne saisissez PAS les dates au format J/M/AAAA (par exemple, n’entrez PAS  5/1/2016) ou l'importation échouera.
    • Date de réception
      Entrez la date à laquelle le coût direct a été reçu de l'employé ou du fournisseur en utilisant le format de date JJ/MM/AAAA (par exemple, 05/01/2016).
      Important! Ne saisissez PAS les dates au format J/M/AAAA (par exemple, n’entrez PAS  5/1/2016) ou l'importation échouera.
    • Date de paiement
      Entrez la date à laquelle le paiement a été remis à l'employé ou le fournisseur en utilisant le format de date JJ/JMM/AAAA (par exemple, 05/01/2016).
      Important! Ne saisissez PAS les dates au format J/M/AAAA (par exemple, n’entrez PAS  5/1/2016) ou l'importation échouera.
    • Fournisseur
      Entrer le nom du fournisseur/de la compagnie exactement comme il apparaît dans le répertoire du projet. (Remarque : Assurez-vous de saisir le nom du fournisseur/de la compagnie exactement tel qu’il apparaît dans le  répertoire du projet, car il ne peut pas être modifié ultérieurement.)
    • Code de coût
      Entrez le code de coût approprié pour l'item (par exemple, 01-510). 
      (Remarque : Les outils d’administration de la compagnie et du projet incluent : une structure de code de coût en 16 divisions alignée sur la CSI MasterFormat. Votre compagnie peut également utiliser ses propres codes de coûts personnalisés. Voir Éléments à considérer ci-dessus).
    • Type de coût
      Entrez l'abréviation de type de coût appropriée (par exemple, entrez « T » pour «Travail », « E » pour «Équipement », « M » pour «Matériaux », « S » pour  «Engagement », « CP » pour «Coût du propriétaire »,  « SP » pour «Services professionnels » ou « A » pour  «Autre »). Cette entrée est sensible à la casse.
    • Description de l'item de ligne
      Entrez une explication descriptive détaillant l’item de ligne coût direct. Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères alphanumériques. 
    • Quantité
      Entrez un nombre total d'unités comme valeur de quantité de l’item de ligne  (par exemple, entrez 1 ou 100). 
    • Unités
      Entrez l'unité de mesure de l’item de ligne individuel (par exemple, heures, douzaines, boites, voyages, kg, lb, etc). Ceci est un champ de texte libre pour vous permettre de formater vos entrées de la manière que voulue.  
    • Coût de l'unité
      Entrez le coût unitaire (par exemple, 160,00 ou 1600,00) et omettez le signe de dollar ($).
    • Montant
      Entrez le total pour  l’item de ligne.
  4. Une fois les données saisies, enregistrez-les au format de fichier CSV (par exemple, dans Microsoft Excel, choisissez Fichier> Enregistrer sous). 
    Important! Si vous avez entré des données au format XLSX, vous devez les convertir au format de fichier CSV pour importer les données. Si vous ne convertissez pas le fichier au format CSV, l'importation échouera. 
  5. Accédez à l’outil Coûts directs du projet.
  6. Dans le volet de droite, dans la case Importer Coût directs, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le CSV.
  7. Cliquez sur Importer. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée pour un item de ligne, cet item de ligne est ajouté directement au budget avec un « ? » à côté de l'item de ligne.
    Le système valide les données d'importation. Une fois la validation terminée, une page de confirmation apparaît pour vous permettre de prévisualiser les résultats avant de terminer l'importation. Vous avez les options suivantes :
    • Erreurs. Si un ou plusieurs enregistrements contiennent des erreurs de données, elles sont répertoriées dans la colonne Erreur. Vous corrigez ces problèmes dans le modèle d'importation, puis téléchargez le fichier d'importation corrigé. Le bouton Importer situé dans le coin supérieur droit de la page reste grisé et indisponible. 
      Ou
      Importation. Si aucune erreur n'est trouvée, le bouton Importer est activé. Lorsque vous êtes prêt à lancer le processus d'importation, cliquez sur Importer

Voir aussi

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