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Procore

Envoyer par courriel des fichiers et des dossiers à partir de l'outil Documents du projet

Objectif

Envoyer des fichiers et des dossiers de l'outil Documents à d'autres utilisateurs par courriel. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Niveau de permission « Standard » ou « Admin » dans l'outil Documents.
  • Informations supplémentaires :
    • Ces niveaux de permissions s'appliquent à la fois à l’outil Documents de la compagnie et du projet. (Remarque : les niveaux de permissions sont spécifiques à chaque outil. Par exemple, vous pouvez avoir des permissions de niveau « Lecture seule » dans l'outil Documents de la compagnie et des permissions de niveau « Administrateur » dans l'outil Documents d’un projet. Veuillez garder cela à l'esprit lorsque vous regardez des tâches à différents niveaux.)
    • Les fichiers et les dossiers envoyés par courriel à partir de l'outil Documents de Procore sont envoyés aux destinataires à l'aide d'une adresse électronique spécifique à la compagnie. (par exemple acme_company@apps.procore.com) Cependant, le nom de l'expéditeur (par exemple, John Doe) correspond à la personne qui a effectué l’envoi de courriel dans Procore.
    • Les courriels sont marqués comme « privés » par défaut, ce qui signifie que seuls les utilisateurs « Admin » et les destinataires (et l'expéditeur) désignés du courriel pourront voir un enregistrement du courriel dans le rapport de registre des courriels d'un fichier ou d'un dossier.
    • Les courriels « privés » sont idéaux pour la documentation et l'enregistrement des correspondances sensibles dans Procore tout en conservant les paramètres de confidentialité permettant de garantir que l'enregistrement des fichiers/dossiers envoyés reste caché des autres utilisateurs d'un projet.
    • Vous pouvez uniquement envoyer des fichiers/dossiers par courriel à des contacts ou à des groupes de distribution existants dans le répertoire afin d'empêcher le partage de documents avec des utilisateurs externes. Au niveau du projet, vous êtes limité aux utilisateurs et aux groupes qui résident dans votre répertoire de projet. Les fichiers et les dossiers peuvent être envoyés par courriel à n’importe quel utilisateur du répertoire, même s’il dispose d’un accès « Aucun » dans l’outil Documents de votre projet.
    • Les destinataires des courriels peuvent répondre au courriel directement depuis leur boîte de réception. Toute pièce jointe au courriel de réponse sera incluse avec le corps du message électronique. Les réponses par courriel créeront de nouvelles entrées dans le registre des courriels.

Étapes

Vous pouvez envoyer des fichiers par courriel à partir de votre ordinateur et de Procore, ainsi que des photos et des plans de Procore.

  1. Accédez à l’outil Documents de la compagnie ou du projet.
  2. En utilisant votre arborescence de fichiers sur la gauche, sélectionnez le fichier, les fichiers ou le dossier que vous souhaitez envoyer par courriel. (Remarque : Vous pouvez également parcourir et joindre des fichiers supplémentaires dans la section « Pièces jointes ». 
  3. Cliquez le bouton Envoyer par courriel.
  4. Remplissez le formulaire de courriel pour spécifier qui recevra le ou les documents envoyés par courriel..
    • À : Dans le menu déroulant, sélectionnez les utilisateurs ou groupes qui recevront le courriel contenant le document.
    • CC : (Facultatif) Utilisez le champ CC pour inclure d'autres utilisateurs et les tenir informés. Vous (la personne qui envoie le courriel) serez automatiquement inscrit sur le courriel pour vous assurer que vous recevrez également un courriel si des personnes répondent au courriel.
    • Privé : Cochez cette case si vous souhaitez que votre courriel ne soit visible que par les utilisateurs « Admin » et par les destinataires spécifiés. Objet : Ce champ sera automatiquement rempli avec « FW: [Dossier ou fichier]: [Nom de dossier ou de fichier] ». Cependant, vous pouvez modifier manuellement la ligne « Objet » en conséquence.
    • Pièces jointes : Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre des fichiers supplémentaires précédemment chargés sur Procore ou stockés localement sur votre ordinateur. Les fichiers du dossier ou du fichier sélectionné seront automatiquement liés dans le courriel. Les vignettes de prévisualisation des fichiers joints ne seront pas affichées.
    • Message : Ajoutez un message dans le corps du courriel.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Étapes suivantes

Lecture de courriel

  • Si vous avez inscrit un CC sur le courriel, vous devriez avoir reçu un courriel similaire à l'exemple suivant dans votre boîte de réception. Notez que l'adresse électronique utilisée pour envoyer le courriel (par exemple, Tipton_Industries@apps.procore.com) est une adresse électronique unique que Procore a créée pour vous en fonction du nom de votre compte Procore. Si vous souhaitez modifier le préfixe de l'adresse électronique (par exemple, Tipton_Industries), veuillez contacter votre point de contact Procore et demander une modification.

  • Les destinataires peuvent télécharger des fichiers à l'aide du lien hypertexte figurant dans le courriel ou cliquer sur le lien textuel « Afficher en ligne » pour afficher le document dans l'application Web de Procore.

Suivi du courriel avec le registre des courriels

  • Un registre des courriels est affiché pour chaque dossier ou fichier afin de conserver un enregistrement historique de la date d'envoi à laquelle l'actif à été envoyée aux utilisateurs par courriel à partir de l'outil Documents du projet. (Remarque : Le registre des courriels masque automatiquement les enregistrements de correspondance par courriel des utilisateurs qui ne figuraient pas sur la liste de distribution d'un courriel pour des transferts de documents « privés ». Cependant, les utilisateurs « Admin » peuvent voir le registre des courriels non censuré même s'ils ne figuraient pas dans la liste de distribution du courriel.)
  • À partir de cet affichage, vous pouvez envoyer un nouveau courriel contenant le fichier/dossier en cliquant sur le lien, vous pouvez exporter les données au format PDF, afficher la chaîne du courriel et télécharger les pièces jointes.
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