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Procore

Créer une facture au nom d’un sous-traitant

Objectif

Pour créer la facture pour une demande de paiement.

Contexte

Dans Procore, il existe deux types d'engagements financiers que les utilisateurs finaux peuvent créer : (1) un bon de commande, qui est une demande légale de commande d'un bien ou d'un service auprès d'un acheteur, et (2) un contrat de sous-traitance, qui définit le prix et les conditions de l'achat légalement convenus. La facture, qui est une déclaration légale émise par un vendeur à un acheteur, est liée à l'achat. La facture énumère les types et les quantités de marchandises (p. ex. équipement, matériaux, etc.) et/ou de services (p. ex. inspections, installations, etc.) qui ont été fournis. Elle accompagne souvent une facture, qui précise le montant total dû en échange des biens fournis/services rendus. Dans de nombreuses organisations, une commande d'achat est généralement lancée pour des montants inférieurs et un contrat de sous-traitance est lancé lorsque la valeur des biens ou services est supérieure.

Dans un projet Procore, les factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance peuvent être créées dans l'outil Engagements au niveau projet.  Ils sont également formatés dans un format de facturation progressif typique avec une page de couverture et une page de détail des items de ligne.

 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise : « Standard » ou « Admin » sur l’outil Engagements ou ajoutée en tant que destinataire de facturation.
  • Les factures peuvent être soumises pour les deux types d’engagements (bons de commande ou contrats de sous-traitance).
  • Les fournisseurs d’engagements peuvent créer eux-mêmes des factures, ou quelqu’un disposant de droits d’accès suffisants peut les saisir en leur nom. Voir Soumettre une facture en tant que sous-traitant.
  • Vous pouvez uniquement modifier les montants facturés sur la dernière facture.
  • Les utilisateurs avec un niveau de permission « Standard » peuvent uniquement créer des factures pour des périodes de facturation ouverte. 

Étapes

  1. Allez à l’engagement pour lequel vous souhaitez créer une facture.
  2. Cliquez sur le bouton orange +Créer une facture situé sur la barre latèrale à droite de la page.
  3. Le début de la période, la fin de la période et la date de facturation sont préremplis en fonction de ce qui a été inclus lors de la saisie de la période de facturation.
    Note : Les utilisateurs  avec le niveau de permission « Admin » pourront sélectionner parmi les périodes de facturation qui ont été créées. Seules les périodes de facturation qui ne comportent pas de factures connexes peuvent être sélectionnées. 
  4. Saisissez le numéro de facture, si possible.
  5. Sélectionnez l’un des statuts suivants ( pour utilisateur avec le niveau de permission « Admin » seulement) :
    • Ébauche: La facture doit toujours être approuvée. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • En révision: La facture est actuellement en train d’être révisée par un approbateur. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • Réviser et soumettre à nouveau: la facture doit être révisée et envoyée à nouveau. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget. 
    • En attente d’approbation du propriétaire: La facture doit être approuvée par le propriétaire. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • Approuvé tel que noté: Ce montant n’apparaîtra pas dans le budget.
    • Approuvé: Ce montant apparaîtra dans la colonne Coûts du travail à date dans le budget.
    • Lorsque la compagnie d’engagement crée la facture (ou lorsque vous en créez une au nom de celle-ci), vous pouvez modifier le statut à « En révision » lorsque cette facture est prête à être révisée. Le réviseur peut alors la marquer comme « Approuvée » ou comme « Réviser et soumettre à nouveau » en conséquence.
    • Note : Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent uniquement modifier les factures avec le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». 
    • Note : Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage du budget standard de Procore. Pour créer ou modifier les affichages, voir Configurer un nouvel affichage du budget.
  6. Joignez toute documentation de sauvegarde requise (par ex., renonciations de privilèges ou libérations).
  7. Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Pour les engagements formatés en quantités unitaires

Dans le sous-onglet Détails, pour les factures formatées en quantités unitaires.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la facture :
    Pour les factures formatées en quantités unitaires
    • Cette période (qté) : Entrez la quantité pour chaque article de ligne. Le total en dollars sera automatiquement calculé. 
    • Retenue (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez un pourcentage de retenue pour la période de facture. (Note : Vous pouvez également régler une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant Régler.)
    • Montant libéré pour cette période ($) : Saisissez le montant de retenue en dollars à libérer pour cette période.
  2. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement, sous-traitant approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement, sous-traitant approuvés à ajouter à cette facture.
    L’entrée et la modification des ordres de changement s’effectuent toujours au niveau du détail de l’article de ligne. Vous pouvez sélectionner un niveau de détails différent quant à la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu’ils sont affichés ou exportés depuis Procore.
  3. Pour sauvegarder vos changements, cliquez sur le bouton Sauvegarder

Pour les engagements formatés en fonction d’un montant :

Dans le sous-onglet Détails, pour les factures formatées en fonction du montant.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la facture : 
    • Travaux achevés (Cette période) : Entrez le montant en dollars des travaux achevés pour la période de paie de la facture. Si vous préférez entrer une valeur des travaux achevés en pourcentage, cliquez sur l’icône de la calculatrice et entrez le pourcentage, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder. Procore transformera automatiquement le pourcentage de travail en montant équivalent en dollars. 
    • Matériaux actuellement entreposés : Entrez le montant en dollars des matériaux actuellement entreposés sur le chantier ou dans un entrepôt à proximité qui ne sont pas inclus dans les coûts pour « Travaux achevés » des colonnes (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne pour les factures futures jusqu’à ce qu’elles soient déplacées manuellement à « Travaux achevés ». 
    • Retenue de travail (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez un pourcentage pour les travaux retenus quant à cette période de paie. (Note : Vous pouvez également fixer une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Fixer.)
    • Retenue de matériaux (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez le pourcentage des matériaux retenus pour cette période. (Note : Vous pouvez également fixer une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Fixer.)
    • Retenue du travail ($) libérée pour cette période : Saisissez le montant de retenue en dollars des travaux à libérer pour cette période. 
    • Retenue de matériaux ($) libérée pour cette période : Saisissez le montant de retenue en dollars des matériaux à libérer pour cette période. 
  2. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement, sous-traitant approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement, sous-traitant approuvés à ajouter à cette facture. 
    L’entrée et la modification des ordres de changement s’effectuent toujours au niveau du détail de l’article de ligne.  Vous pouvez sélectionner un niveau de détails différent quant à la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu’ils sont affichés ou exportés depuis Procore. 
  3. Pour sauvegarder vos changements, cliquez sur Sauvegarder.
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