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Procore

Créer un ordre de changement potentiel (ODCP) au contrat principal à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si vous avez deux niveaux configurés pour les ordres de changement, vous allez créer un ODCP au contrat principal à partir d'un événement de changement. Vous allez ensuite créer l'ODCCP à partir de l’outil Contrat principal. Pour plus d'informations sur la structure des niveaux, voir « Quels sont les différents niveaux d'ordres de changement? » dans la section Voir aussi ci-dessous. Nous recommandons qu'un ODCP soit créé uniquement pour les items d'événement de changement définis en dehors de la portée et qui seront soumis au client/propriétaire pour approbation. Vous pouvez créer un ODCP soit avant ou après la réponse à la DDP. Si vous attendez après la réponse à la DDP, la ventilation des coûts de l'ODCP sera renseignée avec les montants de la DDP.

Éléments à considérer

  • Permission d'utilisateur requise : « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet et l'une des suivantes :
    • Soit « Standard » dans l’outil Contrat principal du projet et le paramètre de configuration « Autoriser les utilisateurs standard à créer des ODCP » est coché.
      -ou-
    • « Admin » sur l’outil Contrat principal du projet.
  • Paramètre de configuration requis :
    • Pour terminer les étapes ci-dessous, vous devez activer le paramètre de configuration à 1 niveau pour les ordres de changement au contrat principals.
  • Conditions préalables :
    • L'outil Événement de changement doit être activé sur le projet. Voir « Ajouter et supprimer des outils de projet » dans la section Voir aussi ci-dessous.
    • Votre Contrat principal du projet doit avoir le statut « Approuvé ». Voir « Approuver un contrat principal » dans la section Voir aussi ci-dessous.
  • If your company has enabled the ERP Integrations tool, gardez ces éléments à l'esprit :
    • Integration by Ryvit :
      • Les exportations des ODCCP sont pris en charge.
    • QuickBooks® :
      • Les exportations des ODCCP ne sont pas pris en charge.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations des ODCCP ne sont pas pris en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • ​​​​​​​Titre. Le titre de l'ODCCP doit être de 30 caractères ou moins.
      • Numéro (Nº). The PCCO number be five (5) characters or less. 
      • Status. The prime contract must be in the Approved status.
      • Item de ligne associé. Pour chaque item de ligne que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) item de ligne associé pour chaque item de ligne de l'ordre de changement ou le même item de ligne associé pour tous les items de ligne de l'ordre de changement. Remarque : La liste des items de ligne associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre Spécialiste d'implémentation de l'intégration.
    • Viewpoint® Spectrum® :
      • ​​​​​​​Les exportations des ODCCP ne sont pas pris en charge​​​​​​​.
  • Informations supplémentaires :
    • ​​​​​​​Les ordres de changement potentiels peuvent être transformés en ODCCP (pour les ordres de changement à deux (2) niveaux) ou en une demande d'ordre de changement (pour les ordres de changement à trois (3) niveaux).

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs items de ligne d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans la liste. ODCP au contrat principal. Vous pouvez sélectionner des items de ligne parmi plusieurs événements de changement.
  3. Dans le menu déroulant Actions en bloc, cliquez sur Créer un ODCP au contrat principal.
    Remarque : La ventilation des coûts (VDC) sera créée à partir des items de ligne d'événement de changement.
  4. Remplissez les informations suivantes :
    • Nº : Ce champ est automatiquement renseigné basé sur le nombre d'ordres de changements potentiels que vous avez déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement augmenté d’une unité. Cependant, vous pouvez manuellement saisir un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : Si vous entrez manuellement un numéro, le prochain ODCP créé sera automatiquement incrémenté de un, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Révision : S'il s'agit d'une révision, vous pouvez entrer le numéro de révision.
    • Titre : Ce champ est automatiquement rempli avec le nom de l'événement de changement corrélé, mais vous pouvez l’ajuster à votre convenance.
    • Statut : Le statut par défaut est défini sur « En attente - En révision ». Vous pouvez également sélectionner l’un des statuts suivants :
      • Approuvé : L'ODCP doit encore être approuvé. Les coûts sont reflétés comme « ODC approuvés » dans le budget.
      • Ébauche : L'ODCP doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision : L'ODCP est actuellement en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de tarification : L'ODCP est en attente et n'est pas en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Ne pas procéder : L'ODCP  est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours : L'ODCP est en attente actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Procéder : L'ODCP est toujours en attente et les travaux sont en cours d'achèvement. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé : L'ODCP a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté : L'ODCP a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais : L'ODCP n'a aucune charge en résultant.
    • Ordres de changement au contrat principal
      • Aucun : Un ODCP peut être lié ultérieurement.
      • Ajouter à l'existant : Lier le ordre de changement potentiel à un ordre de changement au contrat principal existant. 
      • Créer un nouveau : Créer un nouveau ordre de changement au contrat principal.
    • Raison du changement : Le champ de raison du changement sera rempli avec la raison du changement que vous avez sélectionnée dans l'événement de changement. Cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez la raison de l'ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, compensation, condition existante, somme à déduire, ou toutes autres options personnalisées par l'administrateur de la compagnie.
    • Privé : Cochez cette case si vous voulez que le ordre de changement potentiel soit uniquement visible par les utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l’onglet Contrat principal. 
    • Méthode comptable : Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le champ contrat principal. (p. ex. basé sur un montant)
    • Description : Entrez une description plus détaillée de l'ordre de changement.
    • Demande reçue de : Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l'ordre de modification potentiel. 
    • Lieu :  Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par l’[item]. Sélectionnez un lieu prédéfini ou consultez la section « Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item » dans la section Voir aussi ci-dessous. Ce lieu peut être général comme le lieu du site au premier niveau ou spécifique comme l’endroit où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau sur le site.
    • Impact sur l'échéancier :  Si connu, fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient éventuellement être ajoutés à l’échéancier du projet en cours si les ODCP au contrat principal ont été approuvés.
    • Changement sur le chantier : Cochez cette case si le ordre de changement est un changement fait sur le chantier.
    • Référence : Référencez tout autre outil, matériel, plan ou document qui lié au ordre de changement potentiel.
    • Payé en entier : Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement.
    • Pièce jointe : Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  5. Cliquez sur Créer
    La ventilation des coûts sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement. 
    Remarques : 
    • Le menu déroulant Item de ligne associé n'apparaît que si le compte Procore de votre compagnie est intégré à Sage 300 CRE et que l'outil Contrat principal est activé dans le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des items de ligne individuels à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un item de ligne individuel associé pour chaque nouvel item de ligne. Vous pouvez désigner un item de ligne associé ou utiliser le même item de ligne associé pour plusieurs items de ligne.

Voir aussi