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Procore

Créer un événement de changement

Objectif

Créer un événement de changement.

Contexte

La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer au coût d'un changement avant qu’il ne devienne un coût réel. Par exemple, si un gestionnaire de projet anticipe la nécessité de modifier les couleurs de peinture d'un projet, il peut commencer à se préparer à ce coût en créant un événement de changement, qui décrit le coût financier estimatif du changement ainsi que les codes de coût qui seront touchés. Après avoir créé un événement de changement, ils peuvent ensuite créer une demande de prix (DDP), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la détermination du prix. Lorsque des DDP sont créés et auxquels les sous-traitants affectés répondent, des ordres de changement peuvent ensuite être créés sur la base de l'offre soumise.

Éléments à considérer

  • Permission d'utilisateur requise :
    • « Standard » ou « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Vous pouvez créer un événement de changement à partir de l'outil Événements de changement ou d'une QRT individuelle. Remarque : Le système propose également un titre pour l'événement de changement, basé sur le nom de la QRT. Voir Créer un événement de changement à partir d'une QRT
    • Disponible sur l'application mobile iOS et Android de Procore.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Événements de changement au niveau du projet.
  2. Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton + Créer un événement de changement.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Origine : Vous pouvez sélectionner une observation ou une QRT existante dans Procore d’où provient l'événement de changement.
    • Numéro d'événement de changement : Ce champ sera automatiquement rempli avec le numéro suivant dans votre séquence d'événements de changement. Toutefois, vous pouvez également modifier manuellement le numéro et créer un numéro alphanumérique personnalisé (par ex. A200).  Une fois qu'un numéro personnalisé a été ajouté, le prochain événement de changement créé recevra automatiquement le numéro séquentiel suivant.
    • Titre : Donnez un titre descriptif pour l'événement de changement. Le sujet de l'événement de changement est affiché comme titre dans la vue en liste.
    • Statut : Sélectionnez Ouvert, Fermé ou Annulé pour indiquer le statut de l'événement de changement. 
      • Ouvert : Il s'agit du statut par défaut lorsque vous créez un événement de changement pour la première fois. Ceci indique que l'événement de changement est actif et que les utilisateurs peuvent gérer les éléments de l'événement (DDP, modifications budgétaires, ODCP d'engagement et ODCP au contrat principal).
      • Fermé : Sélectionnez ce statut dès que tous les ordres de changement et les DDP nécessaires ont été créés et que l'événement est considéré comme terminé.
      • Annulé : Sélectionnez ce statut si aucun changement n'a été apporté par l'événement. Définir l'événement de changement comme annulé est une alternative à la suppression de l'événement de changement car un enregistrement sera conservé sur la page du registre pour référence ultérieure.
        Remarque : Si vous marquez un événement de changement comme Annulé, cet événement de changement sera masqué dans la page Registre des événements de changement. Pour afficher les événements annulés, sélectionnez 'Annulé' ou 'Tout (Inclure annulé)' dans la liste Statut sous Filtres de la page Registre des événements de changement.
      • En attente : Sélectionnez En attente si l'événement de changement nécessite une approbation avant de pouvoir être clôturé.
    • Portée : Sélectionnez Dans la portée si le coût est couvert dans le contrat original. Sélectionnez Hors de la portée si le coût n'était pas couvert dans le contrat, ce qui signifie que l'ordre de changement sera probablement soumis au client à titre de coût supplémentaire.
    • Type : Sélectionnez À déterminer, Allocation, Éventualité, Changement du propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez.  
    • Raison du changement : Sélectionnez un motif de changement dans le menu déroulant. 
    • Description : Décrivez l'événement qui pourrait entraîner un changement des coûts. 
    • Pièces jointes : Joignez tous les fichiers pertinents. 
  4. Une fois les informations générales complétées, vous pouvez commencer à créer des items de ligne de l'événement de changement en sélectionnant les codes de coût qui sont affectés par les actions suivantes :
    1. Cliquez sur + Ajouter une nouvelle ligne.
      Remarque : Il n'est pas nécessaire de remplir les étapes 2 à 8 ci-dessous dans l'ordre suivant. Par exemple, si vous sélectionnez d'abord un fournisseur pour un item individuel d'événement de changement, la ligne affiche automatiquement tous les contrats, codes de coûts et catégories correspondants.
    2. S'il y a lieu, sélectionnez un sous-projet dans le menu déroulant.
    3. Sélectionnez le code du coût touché dans le menu déroulant. Vous verrez les codes de coût budgétés et les codes de coût non budgétés dans cette liste. Remarque : Vous ne pouvez sélectionner qu'une catégorie dont la portée est déjà établie dans le budget.
    4. Sélectionnez un type d’item de ligne.
    5. Saisissez une description.
    6. Sélectionnez un fournisseur dans le menu déroulant.
    7. Sélectionnez le contrat dans le menu déroulant.
    8. Entrez un ordre de grandeur approximatif. Un ODG est l'estimation numérique de ce que le coût pourrait être et n'a aucun impact financier sur les autres outils de Procore. Notez que si vous suivez ces étapes pour afficher la valeur de l’ODG dans le budget et que l’item de ligne de l'événement de changement finit par n'avoir aucun coût, vous devrez mettre l’ODG à zéro pour la supprimer du budget.
  5. (Facultatif) Cliquez sur +Ajouter des lignes pour tous les engagements si vous voulez ajouter des lignes pour chaque étendue des travaux dans tous les contrats de sous-traitance et les commandes qui ne sont pas annulés ou résiliés.  
  6. Cliquez sur Créer pour créer l'événement de changement. 
    Si la combinaison de sous-projet, code de coût et type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour demander confirmation afin d'ajouter ces items de ligne au budget. Si OK est sélectionné, ces items de ligne seront ajoutés directement au budget avec un " ? " à côté de chaque item de ligne.