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Procore

Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE)

Objectif

Pour créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE). 

Contexte

Dans Procore, un engagement représente un accord contractuel entre un entrepreneur général et un sous-traitant ou un fournisseur qui sont responsables de l’exécution du projet ou de l’exécution d’une commande de projet. Les engagements dans Procore incluent à la fois les bons de commande et les sous-traitances.

Lorsque vous devez modifier les termes d’un engagement, les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent suivre les étapes ci-dessous pour créer un ODCE lorsque le niveau d’ODCE est défini à 1.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • « Admin » sur l’outil Engagements.
  • Restrictions:
    • Si l’outil Événements de changement est un onglet actif sur le projet, voir Créer un ODCE à partir d’un événement de changement au lieu des instructions ci-dessous. 
    • Si vous utilisez un compte sur lequel DocuSign est activé, reportez-vous à la section Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE) avec DocuSign au lieu des instructions ci-dessous.
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP (par ex, Dexter + Chaney Spectrum, QuickBooks ou Sage 300 CRE):
    • Titre. La limite de caractères pour le titre dépend du système ERP intégré.
    • Les ODCE approuvés doivent être envoyés à l’outil d’intégrations ERP afin qu’ils puissent être approuvés pour l’exportation vers votre système ERP intégré.
    • Un approbateur comptable accédera à l’outil Intégrations ERP et soumettra une réponse d’acceptation ou de rejet. Une fois accepté, Procore exporte l’ODCE vers le système ERP intégré.

Étapes

Créer un ODCE à partir d’un contrat de sous-traitance ou d’un bon de commande
  1. Naviguez vers l’outil Engagements du projet.
  2. Localisez l’engagement à modifier et cliquez Modifier.
    Cette action ouvre l’engagement sélectionné. 
  3. Cliquez sur Créer un ODC d'engagement dans le panneau à droite. 
    create-commitment-change-event_fr-ca.png
  4. Dans le sous-onglet Général effectuez ce qui suit :
    • Numéro: Procore attribue des numéros aux ODCE dans un ordre séquentiel (par ex., 001, 002, 0033, etc.). Vous pouvez modifier le schéma de numérotation, le cas échéant (par ex., CCO-001, CCO-002, CCO-003, etc.). (Note :Si vous changez le numéro, Procore attribuera automatiquement des numéros en ordre séquentiel, en utilisant le numéro que vous avez défini. 
    • Révision: Ce champ affiche le numéro de révision de l’ODCE. Lorsqu’un ODCE est créé, son numéro de révision est zéro. Un ODCE peut avoir plusieurs révisions en raison de commentaires d’un réviseur/approbateur. 
    • Date créée: Ce champ est rempli automatiquement avec la date à laquelle vous avez créé l’ordre de changement, sous-traitant.
      (Note : Ce champ ne peut pas être changé).
    • Créé par: Ce champ est rempli automatiquement avec le nom de l’utilisateur qui a créé l’ODCE. 
    • Compagnie sous-traitante: Ce champ est rempli automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur mentionnés dans le contrat de sous-traitance.
      (Note: Ce champ est uniquement visible si l’ODCE est pour un contrat de sous-traitance.) 
    • Contrat: Ce champ est rempli automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l’ODCE est créé.
      (Note: Ce champ est uniquement visible si l’ODCE est pour un contrat de sous-traitance.) 
    • Titre: Saisir un nom pour l’ODCE. La limite de caractères pour ce champ est de 255 caractères. Important! Pour Sage 300 CRE, le titre doit comporter 30 caractères ou moins.Voir Quelle est la longueur maximale d’un « titre » d’engagement?
    • Statut: Sélectionnez le statut actuel de l’ODCE :
      • Approuvé. L’ODCE a été approuvé. Les coûts sont reflétés comme des « changements approuvés » dans le budget.
      • Ébauche. L’ODCE doit être modifié avant de pouvoir être envoyé aux fins de révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision. L’ODCE est en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L’ODCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Fixation de prix. L’ODCE est en attente et est actuellement envoyé pour tarification. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Impossible de fixer un prix. L’ODCE est en attente et n’est pas en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Progression en cours. L’ODCE est toujours en attente et les travaux sont en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Impossible de procéder. L’ODCE est en attente et les travaux ne sont pas actuellement en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté. L’ODCE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais. L’ODCE sera effectué sans frais. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Note: Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier les affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget
    • Confidentiel: Cochez cette case pour rendre l’ODCE visible uniquement aux utilisateurs avec une permission de niveau « Admin » sur l’onglet Engagements. 
    • Raison du changement: Sélectionnez l’une des raisons suivantes pour l’ODCE potentiel : demande du client, développement de la conception, compensation, condition existante ou somme à déduire. Pour apprendre à configurer les raisons de changements, voir Déterminer les configurations d’ordre de changement par défaut.
    • Méthode de comptabilité: Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
    • Date d’échéance: Sélectionnez une date d’échéance pour l’approbation de l’ODCE. 
    • Date de facturation: Sélectionnez la date à laquelle l’ODCE a été facturé.
    • Réviseur désigné: Sélectionnez un réviseur désigné pour approuver l’ODCE. Voir Réviser et répondre aux ordres de changement, sous-traitant (ODCE).
    • Demande reçue de: Sélectionnez un utilisateur à partir du répertoire de projet au nom duquel vous soumettez l’ODCE. 
    • Description: Saisissez une description détaillée de l’ODCE.
      Note: Si vous exportez l’ODCE vers un système ERP tiers intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore. Cependant, toute entrée dépassant mille (1000) caractères sera tronquée lors de son exportation vers Sage 300 CRE. 
    • Impact à l’échéancier: Vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires, le cas échéant, qui pourraient être ajoutés à l’échéancier actuel du projet au cas où l’ODCE serait approuvé.
    • Lieu: Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner le lieu impacté par [l'article].Vous pouvez choisir parmi les lieux prédéfinis ou Ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un article. Ce lieu peut être général comme le lieu du site au premier niveau ou spécifique comme l’endroit où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau sur le site.
    • Référence: Référencez tous les autres outils, matériaux ou documents liés à l’ordre de changement.
    • Exécuter: Cochez cette case si l’ODCE a déjà été exécuté.
    • Changement de champ: Cochez cette case si l’ordre de changement exige un changement de champ.
    • Payé en entier: Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Pièces jointes: Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
  5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel pour envoyer l’ODCE aux réviseurs mentionnés sur l’ordre de changement.
Ajouter une ventilation des coûts

Ajouter une ventilation des coûts s’il y a des coûts associés à l’ordre de changement d'engagement.
add-commitment-schedule-of-values_fr-ca.png

  1. Cliquez sur le sous-onglet Ventilation des coûts dans l’ODCE.
  2. Sélectionnez un article de ligne du contrat principal à partir du menu déroulant si l’ODCE y correspond. Sinon, sélectionnez Pas prévu au budget.
  3. Si votre projet est intégré à Sage, sélectionnez un article de ligne dans le menu déroulant article de ligne. Si vous sélectionnez Créer un nouvel article de ligne, un article de ligne de 0 dollar sera ajouté au VDC de l’engagement. Si votre projet n’est pas intégré à Sage, passez directement à l’étape #4. 
  4. Si votre projet utilise des sous-tâches, toutes les sous-tâches ajoutées au projet apparaîtront dans ce menu déroulant pour votre sélection. Tous les codes de coût connexes aux sous-tâches apparaîtront dans le champ suivant. 
  5. Sélectionnez le code de coût approprié à partir du menu déroulant Code de coût.
  6. Entrez une description pour l’article de ligne.
    Note: Il est recommandé de remplir la description, car la description du code de coût n’apparaîtra pas dans l’affichage de réquisition ou de facturation du sous-traitant au moment de facturer chaque article de ligne (soit dans le VDC de l’engagement ou dans l’ordre de changement).
  7. Sélectionnez un type d’article de ligne prévu au budget (engagement) ou un type d’article de ligne non prévu au budget (main-d’œuvre, équipement, matériel, coût du propriétaire, services professionnels ou autres). 
  8. Cliquez sur le bouton +.
  9. Répétez ce processus pour chaque article de ligne que vous ajoutez.
  10. Cliquez sur Sauvegarder.

Prochaines étapes

Pour les compagnies qui ont activé l’outil Intégrations ERP

Une fois que l’ODCE reçoit le statut « Approuvé » dans l’outil Engagements, les gestionnaires de projet envoient généralement l’ODCE à l’outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable aux fins d’exportation vers le système ERP intégré (par ex., Dexter + Chaney Spectrum, QuickBooks, ou Sage 300 CRE).

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