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Procore

Configurer les paramètres avancés : Livrables

Objectif

Personnaliser les paramètres de configuration de l’outil Livrables par un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil Livrables.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise : 
    • Niveau de permission « Admin » sur l’outil Livrables.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Livrables du projet. 
    Cette action affiche la page des livrables.
  2. Cliquez sur l’icône « Configurer les paramètres » .
    Cette action affiche la page des paramètres des livrables. 
  3. Dans le panneau à droite, cliquez sur l’un des liens disponibles pour modifier les paramètres de configuration:
  4. Une fois les paramètres de configuration modifiés, cliquez sur Mettre à jour. 

Configurer les paramètres de l’outil des livrables

  1. Sur la page « Paramètres des livrables», vous pouvez configurer les options suivantes :
    • Gestionnaire des livrables par défaut:
      Dans la liste déroulante du Gestionnaire par défaut des livrables, sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme gestionnaire du livrable pour les nouveaux livrables. 
    • Créer la liste de distribution par défaut pour les nouveaux livrables :
      À partir du menu déroulant de la liste de Distribution par défaut, sélectionnez tous les contacts que vous souhaitez inclure dans la liste de distribution par défaut pour les nouveaux livrables.

      distribution.png
       
    • Configurer l’ordre de triage pour la liste des sections pour les spécifications :
      À partir du menu déroulant de la liste des sections pour les spécifications du livrable triée par numéro, sélectionnez « Ascendant » ou « Descendant ». Le paramètre par défaut est descendant (par ex., 999 à 1).
    • Configurer l’ordre de triage pour les objets du dossier des livrables :
      À partir du menu déroulant de la liste des dossiers des livrables triée par titre, sélectionnez « Descendant » ou « Ascendant ». Le paramètre par défaut est ascendant (par ex., de A à Z).
       
    • Ajouter des champs de texte personnalisés à la page des nouveaux livrables:
      • Pour ajouter un court champ de texte, tapez le nom de l’étiquette du champ souhaité dans Étiquette pour le champ personnalisé 1 (Court). Par exemple, saisissez: Date de livraison confirmée
      • Pour ajouter un long champ de texte, tapez le nom de l’étiquette souhaitée dans le Étiquette pour le champ personnalisé 2 (Long). Par exemple, saisissez : Notes

        etiquette.png

         L’illustration ci-dessous vous montre l’apparence finale de ces champs pour les utilisateurs sur la page des nouveaux livrables. Le champ long permet aux utilisateurs de saisir de longues chaînes de caractères (par exemple, des messages) et fournit également aux utilisateurs des outils de formatage et style de texte. Le champ court est utilisé pour des saisies courtes de données. 
        Note: Le champ personnalisé 2 a une limite de 255 caractères.

        etiquette1.png
    • Établir une date limite par défaut pour les livrables:
      Dans la case pour Les nouveaux livrables seront dûs dans, saisir un nombre de jours calendaires. Le paramètre par défaut dans Procore est de 14 jours. Cependant, vous pouvez modifier cette valeur en fonction des préférences de votre projet..
       
    • Cocher les nouvelles livrables comme privés:
      Cochez la case livrables privés par défaut pour rendre les livrables privés par défaut. Dans Procore, le cochage des livrables privés limite l’affichage aux utilisateurs avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil des livrables, aux membres de la liste de distribution des livrables et aux réviseurs assignés au flux de travail du livrable. Par défaut, cette case est décochée dans Procore, ce qui signifie que les nouveaux livrables sont visibles aux utilisateurs avec un niveau de permission « Lecture seule » ou supérieur à l’outil des livrables.
       
    • Informer les approbateurs des commentaires de l'approbateur:
      Cochez la case Informer les approbateurs des commentaires de l’approbateur pour envoyer automatiquement une notification par courriel aux réviseurs affectés au flux de travail du livrable. Par défaut, cette case est décochée dans Procore, ce qui signifie que les réviseurs ne sont pas automatiquement alertés des commentaires d’autres réviseurs.

      1.png
       
    • Informer les membres de la liste de distribution des commentaires de l'approbateur:
      Cochez la case Informer les membres de la liste de distribution des commentaires de l’approbateur pour envoyer automatiquement une notificationpar courriel aux membres de la liste de distribution des objets du livrable ou du dossier des livrables pour les informer des commentaires du réviseur. Cette option est sélectionnée par défaut.

      2.png
    • Informer le Gestionnaire du livrable des commentaires de l'approbateur: 
      Cochez la case Informer le gestionnaire de le livrable des commentaires de l’approbateur pour envoyer automatiquement une notification par courriel à l’utilisateur qui a créé l'objet de le livrable ou le dossier des livrables pour l’informer des commentaires du réviseur. Cette case est cochée par défaut dans Procore.

      3.png
       
    • Avertir les réviseurs du retard des livrables:
      Cochez la case Activer les rappels par courriel pour les livrables en retard pour envoyer automatiquement une notification de retard par courriel à l’approbateur responsable lorsque la « Date d’échéance de l’approbateur » de cette personne sur le livrable est expiré. Le système enverra également une notification aux approbateurs sur le flux de travail lors de l’expiration de la date d’échéance finale. Cette case est cochée par défaut dans Procore.
  2. Lorsque les modifications de la page des paramètres des livrables sont terminées, cliquez sur Mettre à jour.

Créer des réponses personnalisées du livrable

  1. Naviguez vers l’outil livrables du projet.
  2. Cliquez sur l’icône  Configurer les paramètres
    Cette action affiche la page des paramètres des livrables.
  3. Cliquez sur Réponses aux livrables.

    Cette action affiche ci-dessous la liste des réponses des livrables.

    reponses.png
     
  4. Recherchez la réponse du livrable que vous souhaitez modifier.
  5. Choisir parmi les options suivantes :
    • Modifier une réponse personnalisée à un livrable
    • Ajouter une nouvelle réponse personnalisée à un livrable
    • Supprimer une réponse personnalisée à un livrable

Modifier une réponse personnalisée à un livrable

Vous pouvez modifier une réponse existante par une réponse personnalisée pour toutes les réponses par défaut des livrables dans Procore.

  1. Dans la liste des réponses sur la page des « paramètres des livrables », effacez le texte existant.
    Par exemple, saisir « ACN  » au lieu de « APPROUVÉ COMME NOTÉ », tel qu’il apparaît ci-dessous.


    4.png
     

Le système sauvegarde automatiquement vos modifications lorsque vous sortez de la zone de saisie. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est sauvegardée.

Ajouter une nouvelle réponse personnalisée au livrable

Vous pouvez ajouter jusqu’à douze réponses personnalisées pour six (6) sur huit (8) des réponses par défaut. Pour les deux (2) autres réponses (c.-à-d. EN ATTENTE et SOUMIS), le système vous limite à une (1) seule réponse personnalisée.

  1. Dans la liste de réponses sur la page des « paramètres des livrables », cliquez sur + Add New pour ajouter une nouvelle réponse. 

approuve.png

  1. Dans le nouveau champs qui apparaît, saisissez une nouvelle réponse. Par exemple, au lieu d’APPROUVÉ(E), vous pouvez ajouter des réponses pour « VALIDER COMME NOTÉ(E) » et « AUCUNE EXCEPTION ACCEPTÉE ».

    approuve1.png

Le système sauvegarde automatiquement vos modifications lorsque vous sortez du champs de saisie. Une bannière VERTE apparaît en haut de la page lorsque la mise à jour est sauvegardée.

Supprimer une réponse personnalisée au livrable

Si vous voulez supprimer une réponse personnalisée, cliquez sur le « X » rouge à côté de la case.
Note: Vous pouvez supprimer que les réponses personnalisées qui ont été ajoutées au système. Chaque réponse par défaut nécessite au moins une (1) réponse (que vous pouvez personnaliser, mais ne pouvez pas supprimer). 

approuvex.png
 

Lorsque le système supprime la réponse, une bannière de confirmation apparaît en haut de la page. 

Où s’affichent les réponses personnalisées du livrable? 

Après avoir personnalisé vos réponses, elles apparaîtront sous forme de sélections dans diverses listes déroulantes de l’outil livrable. Les sections essentielles comprennent : 

  • Réponses. Dans l’outil livrables, cette liste apparaît dans « Votre attention est requise » pour les utilisateurs désignés comme responsables sur un livrable. 
     
  • Ajouter un filtre. Cette liste apparaît en haut de l’outil livrables (à côté du champ Recherche) et permet aux utilisateurs de filtrer la liste des livrables par réponse. 

Créer des rapports personnalisés pour l’outil des livrables

  1. Naviguez vers l’outil des livrables du projet.
    Cette action affiche la page des livrables.
  2. Cliquez sur l’icône  Configurer les paramètres.
  3. Dans le panneau à droite, cliquez sur Rapports personnalisés.
  4. Sur la page « Rapports personnalisés », vous pouvez configurer les options suivantes :
    • Créer un rapport personnalisé :
      Cliquez sur le bouton Créer un rapport personnalisé. Cette action affiche la page du nouveau rapport personnalisé. 

      8-48-36.png

      Note: Les rapports de la compagnie et ceux spécifiques au projet s’affichent dans la section « Rapports personnalisés » (photo ci-dessus). Si vous marquez un rapport "Privé", vous serez la seule personne à pouvoir le visualiser et celui-ci s’affichera dans la section « Mes rapports » (non illustrée).
    • Afficher un rapport personnalisé :
      Cliquez sur le bouton Afficher.
      afficher1.png
       
    • Modifier un rapport personnalisé :
      Cliquez sur le bouton Modifier.

      modifier.png
    • Supprimer un rapport personnalisé :
      Cliquez sur l’icône « X » en rouge.

      supprimer.png

Configurer les permissions de l’utilisateur pour l’outil livrables

Si vous avez un petit nombre d’utilisateurs, vous pouvez choisir de gérer les permissions d’utilisateurs sur l’outil des livrables du projet en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez un grand nombre d’utilisateurs, il est recommandé de gérer les permissions d’utilisateurs sur les outils du projet de Procore en utilisant les modèles de permissions. 

  1. Naviguez vers l’outil livrables du projet.
    Cette action affiche la page des livrables.
  2. Cliquez sur l’icône  Configurer les paramètres.
    Cette action affiche la page des paramètres des livrables. 
  3. Dans le panneau à droit, cliquez sur Tableau des permissions.

    14-01-45.png
     
  4. Établir les permissions de chaque utilisateur pour l’outil livrables selon vos préférences.  
    •  Accès
    •  Accès refusé
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Retour.