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Procore

Choisir une « Réponse officielle » pour une QRT

Objectif

Marquer une réponse spécifique (ou des réponses) comme réponse officielle pour une QRT.

Contexte

Plusieurs personnes peuvent avoir besoin de répondre à une QRT avant de pouvoir fournir une réponse adéquate. Par exemple, un architecte peut avoir besoin de recevoir des commentaires et des éclaircissements de la part du propriétaire ou d'un consultant/spécialiste avant de pouvoir fournir une réponse autorisée. Par conséquent, chaque QRT peut avoir un long fil de communication qui est difficile à interpréter correctement par les sous-traitants ou les surintendants. Une confusion et une interprétation erronée peuvent facilement se produire et engendrer davantage de problèmes. Dans de tels cas, un utilisateur disposant des permissions « Admin », tel qu'un chef de projet/ingénieur, a désormais la possibilité de mettre en évidence la réponse correcte en indiquant une réponse spécifique (ou des réponses) dans le fil de communication comme « réponse officielle » d’une QRT.

Résumé des actions

  1. Le gestionnaire de projet (G. Johnson) attribue une QRT à l'architecte (N. Anderson) et ajoute le surintendant et le propriétaire à la liste de distribution pour les tenir informés. 
  2. Le surintendant (J. Wayne) fournit des informations utiles.
  3. L'architecte répond par une clarification qu'il a reçue du propriétaire lors d'une conversation téléphonique.
  4. Le propriétaire (J. Smith) ajoute une réponse de dernière minute à son nouveau choix.
  5. Le gestionnaire de projet marque la dernière réponse (du propriétaire) comme « Réponse officielle » et peut fermer la QRT. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil QRT.
      OU
    • Permission de niveau « Standard » dans l'outil QRT.
      ET
      • Désigné en tant que gestionnaire de QRT.
  • Informations supplémentaires :
    • Typiquement, le gestionnaire de QRT sélectionnera la « réponse officielle » de la  QRT. Cela s'explique par le fait que les architectes et les ingénieurs ne disposent généralement PAS de permission « Admin » dans l'outil QRT. 
    • Vous pouvez sélectionner plus d'une (1) réponse en tant que « réponse officielle ».
    • S'il n'est toujours pas évident de savoir quelle réponse doit être qualifiée de « réponse officielle », le responsable de projet/l'ingénieur de projet doit répondre à la QRT et demander aux mandataires (par exemple, l'architecte) de résumer les résultats et d'indiquer clairement la réponse correcte dans une nouvelle réponse. Pour éviter les erreurs d'interprétation et les problèmes de responsabilité, un responsable de projet/ingénieur ne doit pas tenter d'interpréter toutes les réponses, de résumer la réponse et de sélectionner sa propre réponse comme « réponse officielle » pour une QRT.
    • Si vous liez une feuille de plan à une QRT, sa « réponse officielle » sera mise en surbrillance dans la fenêtre d'aperçu.
  • Limitation :
    • Les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Standard » qui ne sont ni un destinataire ni un membre de la liste de distribution de la QRT ne sera en mesure de voir « réponse officielle » que lors de la visualisation de cette demande de renseignements sur le Web ou sur les outils mobiles.

Étapes

  1. Allez à l’outil QRT du niveau de projet. 
    Cette action affiche la page des QRT.
  2. Dans l’onglet Items, localisez la QRT souhaitée. Placez ensuite la QRT en mode Modification comme suit :
  3. Cliquez sur Afficher pour ouvrir la  page de détails de la QRT. Ensuite, cliquez sur les Items connexes puis cliquez sur Modifier
    OU
  4. Cliquez sur Modifier.
    Cela place la QRT en mode Modification.
  5. Dans l’onglet Général, procédez comme suit :
    1. Faites défiler jusqu'à Question + Réponses.
    2. Sous Toutes les réponses, révisez les réponses soumises.
    3. À côté de la réponse souhaitée, cochez la case Marque officielle
  6. (Facultatif) Si vous souhaitez publier le plan associé et publier son marquage afin que toute l'équipe puisse l'afficher. Ensuite, publiez votre marquage.
    Remarque : Lorsque quelqu'un visualise le plan puis clique sur la QRT, la page d’aperçu de la QRT met en surbrillance la « réponse officielle » (si celle-ci est sélectionnée).