Skip to main content
Procore

Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance

Objectif

Sélectionner la soumission gagnante et la convertir en un nouveau contrat de sous-traitance que vous pouvez envoyer par courriel au sous-traitant à qui la portée des travaux a été confiée.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres et Engagements de votre projet
  • Conditions préalables :
    • L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les soumissions gagnantes.
    • Pour attribuer un contrat à une soumission gagnante, ce qui suit doit être vrai :
      • Le document d'appel d'offres doit avoir dépassé sa date/heure d’échéance prévue.
      • Au moins une (1) soumission doit être soumise par un soumissionnaire invité (c.-à-d. un sous-traitant/fournisseur).
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
    • Le bouton Convertir en contrat est pris en charge.
    • Important! Pour synchroniser des données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût sur les contrats de sous-traitance comme suit :
      • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut défini pour Viewpoint® Spectrum® au cours du processus d'implémentation.
      • Intégration par Ryvit. Accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™.  
      • QuickBooks®. Le type de coût pour les contrats de sous-traitance doit toujours être réglé sur Autre.
      • Sage 100 Contractor®. Accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat
      • Sage 300 CRE®. Accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres ,  puis sélectionnez manuellement un type de coût par code de coût par défaut pour le contrat.

Étapes

  1. Accédez à  l’outil Appel d'offres du projet.
    Cette action affiche la page Ensembles appel d'offres.
  2. Localisez le dossier d'appel d'offres désiré dans la liste. Puis cliquez sur Afficher.
    Cette action affiche l’onglet Liste de appel d'offres dans la page Affichage de appel d'offres.
  3. Localisez la soumission gagnante de la compagnie souhaitée dans l’onglet liste d'appel d'offres. Puis cliquez sur Afficher.
  4. Dans la barre latérale droite, cliquez sur Convertir en contrat de sous-traitance.
    Remarque :

    • Si la conversion est réussie, une bannière jaune apparaît pour le confirmer.

    • La compagnie avec la soumission gagnante est automatiquement ajoutée au répertoire de projets du compte Procore de votre compagnie. Les utilisateurs individuels associés à la compagnie ne sont PAS automatiquement ajoutés au répertoire de projets.
      Le système vous redirige automatiquement vers l'outil Engagements du projet et ouvre l'onglet Général du nouveau contrat en mode d'affichage. Le contrat comprend l’ensemble des informations appropriées converties à partir de la soumission gagnante de l’outil Appel d'offres du projet.

  5. Dans l’onglet Général du contrat, cliquez sur le sous-onglet Ventilation des coûts pour voir une répartition de la portée du travail..
  6. Si vous souhaitez informer la compagnie à propos de la soumission gagnante, cliquez sur Envoyer contrat par courriel.
    Cette action affiche l'onglet Courriels de l'engagement.
  7. Dans l’onglet Courriels, procédez comme suit :
    • À. Sélectionnez les noms des destinataires souhaités.
    • CC. Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées dans le courriel.
    • Privé. Cochez la case si vous souhaitez que les destinataires et les utilisateurs disposant d'un niveau de permissiob « Admin » dans l'outil Engagements puissent voir le courriel. Ce sont les paramètres par défaut. 
    • Pièces jointes. Ajouter un ou plusieurs fichiers à un courriel. Si approprié à votre situation, il est recommandé que vous ajoutiez toujours le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
    • Message. Saisir le corps de votre courriel. Il est recommandé de toujours donner des instructions claires à vos destinataires (c'est-à-dire aux sous-traitants) en ce qui concerne la manière dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en pièce jointe à la réponse par courriel.
      Remarque : Le courriel inclura automatiquement les détails du contrat. 
  8. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le contrat aux destinataires désignés.