Skip to main content
Procore

Ajouter une personne au répertoire du projet

Objectif

Pour ajouter une personne au répertoire du projet

Contexte

Dans Procore, un utilisateur est une personne dont les coordonnées ont été ajoutées à l’application Procore. Procore identifie ses utilisateurs uniquement par leur adresse courriel. Pour ajouter une personne à Procore (créer un nouveau compte d’utilisateur), les conditions nécessaires sont les suivantes :

  • Nom de famille. Il s’agit du nom de famille de l’utilisateur.
  • Adresse courriel. Il s’agit de l’identifiant exclusif de l’utilisateur dans Procore. Un utilisateur peut appartenir à une ou plusieurs compagnies dans Procore (par exemple, un sous-traitant qui travaille pour deux entrepreneurs généraux différents (par ex. Entrepreneurs généraux Nelson) peut être ajouté en tant qu’utilisateur pour les deux compagnies en utilisant la même adresse courriel (c.-à-d. john@exemple.com). Lors de la connexion à Procore, il lui sera possible de choisir le compte de la compagnie qu’il souhaite afficher; il peut également passer d’une compagnie à l’autre une fois connecté. 
  • Modèle de permission. Les paramètres d’un modèle de permission définissent les outils auxquels les utilisateurs peuvent accéder, les tâches qu’ils peuvent effectuer et les informations qu’ils peuvent modifier ou visualiser dans chaque outil. Les modèles de votre compagnie sont gérés par votre Administrateur Procore. 

Selon vos permissions les utilisateurs peuvent être ajoutés à un compte Procore d’une compagnie dans deux endroits :(1) Le répertoire de la compagnie, ou (2) Le répertoire au niveau du projet. (Note: L’ajout d’une personne au répertoire du projet ajoutera automatiquement le profil de l’utilisateur au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie). Cet article décrit comment ajouter une personne au répertoire du projet. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise :
    • Pour ajouter ou modifier des personnes, il faut un niveau de permission « Admin » sur l’outil de répertoire du projet.
      OU
    • Pour ajouter ou modifier des personnes en tant qu’utilisateurs avec un niveau de permission « Standard » ou « Lecture seule » dans l’outil de répertoire du projet, la permission granulaire « Créer et modifier des utilisateurs » doit être activée sur le modèle de permission associée au compte de cet utilisateur dans le projet.
  • Champs obligatoires :
    • Nom de famille
    • Adresse courriel 
    • Modèle de permission
  • Informations additionnelles :
    • Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur dans un répertoire du projet, l’utilisateur est également automatiquement  ajouté au répertoire de la compagnie. 
    • Toute modification au profil d’un utilisateur dans un répertoire du projet seront reflétées dans tous les projets auxquels l’utilisateur a accès, ainsi que dans le répertoire de la compagnie. 
    • Les avatars personnels ne peuvent être ajoutés à Procore que par l’utilisateur final.

Étapes

Pour ajouter un enregistrement à Procore, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajouter une personne
  1. Naviguez dans l’outil Répertoire du projet.
    Cette action affiche la page du répertoire du projet. 
  2. Dans le panneau à droite, cliquez sur Ajouter une personne.
    Cette action ouvre la fenêtre « Ajouter une personne ». 
  3. (Recommandé) Si vous voulez effectuer une recherche dans Procore pour voir si la personne existe déjà dans le répertoire de la compagnie, commencez par taper le nom de la compagnie de la personne dans la liste Avancé. Si une correspondance existe, sélectionnez-la et le système remplira automatiquement les champs de cette fenêtre avec les informations de l’utilisateur. Passez ensuite à l’étape 5.  

    ajouter.png
  4. Si vous avez recherché la personne à l’étape précédente et qu’elle n’existe PAS, complétez les champs suivants dans la fenêtre « Ajouter une personne à <nom de projet> »

    • Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur.
    • Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
    • Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur. Il s’agit du courriel que la personne utilisera pour se connecter à Procore.  Pour ajouter l’enregistrement, l’entrée de l’adresse de courriel doit utiliser le format approprié (par exemple, jsmith@example.com). 
    • Modèle de permission. Sélectionnez une (1) des options suivantes à partir du menu déroulant :
      • Modèle de permission du projet. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau du projet, sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur sur le projet. (par ex., si le nouvel utilisateur est un membre de l’équipe de conception, sélectionnez Architecte/Ingénieur. Si le nouvel utilisateur est le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionnez « Contremaître/Superviseur).Cela limite les permissions d’accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par ex., « Aucune », « Lecture seule », « Standard » ou « Admin ») que vous avez définis pour ce rôle.
        OU
      • Modèle de permission de la compagnie. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau de la compagnie, sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur sur le projet. (par ex., si le nouvel utilisateur est un membre de l’équipe de conception, sélectionnez Architecte/Ingénieur. Si le nouvel utilisateur est le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionnez « Contremaître/Superviseur).Cela limite les permissions d’accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par ex., « Aucune », « Lecture seule », « Standard » ou « Admin ») que vous avez définis pour ce rôle.
      • Appliquez un modèle de permission plus tard. Si vous souhaitez définir les permissions de l’utilisateur plus tard, sélectionnez cette option. 
  5. Lorsque vous avez saisi les données dans tous les champs obligatoires, cliquez sur Ajouter.
    Cette action ferme la fenêtre « Ajouter une personne » et vous amène à la page « Modifier les coordonnées » du nouvel utilisateur.
  6. Continuez avec Mettre à jour les informations de la compagnie de l’utilisateur.
Mettre à jour les informations de la compagnie de l’utilisateur

Note : Un utilisateur du niveau « Standard » n’a PAS la permission d’ajouter un nouvel enregistrement de fournisseur ou de la compagnie dans le répertoire du projet en entrant de nouvelles « Informations sur la compagnie » dans la page Modifier le contact.Bien que l’utilisateur puisse enregistrer les « Informations sur la compagnie » de l’utilisateur dans l’enregistrement de la personne, cela ne créera PAS un nouvel enregistrement de compagnie ou de fournisseur dans le répertoire.Cette capacité est uniquement disponible pour les utilisateurs « Admin ».

  1. Dans la zone « Informations sur la compagnie », commencez par taper le nom de la compagnie de l’utilisateur dans la case, puis :
    • Si une sélection appropriée apparaît pour votre saisie, la compagnie existe déjà dans le répertoire des compagnie de Procore. Vous devez sélectionner cette compagnie dans le menu déroulant (Note: vérifiez toujours que vous sélectionnez la compagnie correspondante appropriée) Les coordonnées de cette compagnie seront automatiquement copiées dans les champs suivants: adresse, ville, pays/d’état, code postal, téléphone de bureau et télécopieur). 
    • OU
      Si une sélection appropriée pour votre saisie n’apparaît pas, vous pouvez saisir manuellement les informations sur la compagnie de cette personne dans les champs donnés. L’ajout d’un nom de compagnie dans ce champs ajoutera également cette compagnie dans les répertoires du projet et de la compagnie dans Procore.
      Important! Lors de l’ajout d’une nouvelle compagnie du projet, il est recommandé d’être très attentif à l’orthographe des enregistrements des fournisseurs et des compagnies existants pour tous les projets Procore associés à votre compagnie (par ex., « Béton ABC » vs « Béton ABC LLC »). Toutes saisies de données uniques pour le nom de la compagnie peut entraîner la présence de plusieurs enregistrements de cette compagnie dans le répertoire.

      companyinfoFR.png
  2. Si vous devez supprimer toutes les informations dans la section « Informations sur la compagnie», cliquez sur Effacer la compagnie.
  3. Continuez avec Mettre à jour les coordonnées de l’utilisateur.
Mettre à jour les coordonnées de l'utilisateur
  1. Dans la section « Informations personnelles », vérifiez l’exactitude de toutes les informations suivantes:
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Initiales
    • Adresse courriel
  2. Choisissez une des options suivantes pour saisir l’adresse de la personne :
    • Si vous voulez remplir les champs avec l’adresse de la compagnie, cliquez sur Utiliser l’adresse de la compagnie. Vous pouvez ensuite personnaliser ces champs avec des informations spécifiques à chaque personne.
      OU
    • Saisissez les informations manuellement dans les champs Adresse, Ville, Pays/Province/État, Code postal, Numéro de téléphone au bureau, et Télécopieur. Si la personne a un numéro de poste  téléphonique, saisissez-le dans le champ Poste.

      companyinfo3d.png
  3. Entrez le numéro du cellulaire de la personne dans la case « Numéro de cellulaire ».
  4. Entrez le titre professionnel de la personne dans la case Titre du poste.
  5. Sélectionnez le rôle fonctionnel de cette personne sur le projet de construction à partir de la liste des Rôles du projet. 
    Note: Les sélections de cette liste sont créées dans l’outil Portfolio.
  6. Si vous souhaitez faciliter la recherche de la personne dans le répertoire du projet, entrez les mots clés pertinents dans le champ Étiquettes/Mots clés. Par exemple, si la personne se spécialise dans la sélection du meilleur rapport qualité-prix (MRQP), vous pouvez entrer l’acronyme MRQP. Ce champ de saisie de texte libre vous permet de créer votre propre système de classification d’étiquettes/mots clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. 

    motscles1.png
  7. Sauter la case à cocher Actif?. Ce paramètre peut uniquement être modifié dans le répertoire de la compagnie.
  8. Dans le menu déroulant Envoyer des messages à cet utilisateur, sélectionnez Via courriel ou Pas du tout.
  9. Si la personne est un employé de votre organisation, cochez la case Est un(e) employé(e) de <Nom de votre compagnie>?.
  10. Si vous souhaitez désigner cette personne comme gestionnaire d’assurance, cochez la case Est un gestionnaire d’assurance de <Nom de votre compagnie>.
  11. Si vous souhaitez joindre des licences, des photos ou d’autres documents relatifs à cette personne, suivez les étapes suivantes:
    • Cliquez sur Joindre un ou des fichiers. Puis, joignez les fichiers souhaités au profil du nouvel utilisateur. 
      OU
    • Déplacez les fichiers de votre ordinateur vers la zone GRISE Glissez et déposer le(s) fichier(s).
  12. Continuez avec Mettre à jour le modèle de permissions du projet de cet utilisateur.
Mettre à jour les permissions du projet de cet utilisateur
  1. Dans la section « Modèles de permissions du projet », les paramètres de permissions que vous avez spécifiés précédemment sont sélectionnés dans le menu déroulant. Note: Lorsque vous sélectionnez un modèle, la permission d’accès de cet utilisateur ne peut pas être modifiée à partir du répertoire du projet. Au lieu de cela, vous pouvez modifier le modèle dans le répertoire de la compagnie ou choisir « Ne pas appliquer de modèle de permission » et créer des permissions personnalisées. 
  2. Si vous souhaitez modifier les permissions de l’utilisateur, sélectionnez une (1) de ces options à partir du menu déroulant Modèle de permissions du projet :
    Note: Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de toujours sélectionner un modèle de permission de la compagnie ou du projet pour les raisons décrites ci-dessous. 
    • Ne pas appliquer de modèle de permission. Si vous souhaitez créer des permissions personnalisées pour l’utilisateur de projet, sélectionnez cette option. Les boutons radio sont activés afin que vous puissiez personnaliser les permissions de l’utilisateur pour les outils spécifiques au projet.
      OU
    • Modèle de permission de la compagnie. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils au niveau de la compagnie, sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur (par ex., si le nouvel utilisateur est membre de l’équipe de conception, sélectionnez Architecte/Ingénieur. Si le nouvel utilisateur est le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionnez Contremaître/Superviseur). Cette action limite les permissions d’accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau des permissions (par ex., Aucune, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez définis pour ce rôle. 
      OU
    • Modèle de permission du projet. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils au niveau du projet, sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur sur le projet. (par ex., si le nouvel utilisateur est membre de l’équipe de conception, sélectionnez Architecte/Ingénieur. Si le nouvel utilisateur est le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionnez « Contremaître/Superviseur).Cette action limite les permissions d’accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau des permissions (par ex., Aucune, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez définis pour ce rôle. 
  3. Continuez avec Ajouter l’utilisateur aux groupes de distribution de projet.
​​Ajouter l’utilisateur aux groupes de distribution de projet

Si votre compagnie ou votre projet comporte des groupes de distribution, ces groupes apparaissent dans la section appropriée :

  • En ajoutant un nouvel utilisateur, aucune information n’apparaîtra dans la section Groupes de distribution de <Nom de votre compagnie>. Pour une personne existante, cette section affiche les noms des groupes de distribution au niveau de la compagnie auxquels la personne a été ajoutée. 
  • Dans la section Groupes de distribution <Nom du projet>, cochez la case qui correspond aux groupes de distribution souhaités.
Configurer les notifications par courriel par défaut de l’utilisateur

Plusieurs outils Procore sont conçus pour envoyer des notifications automatiques aux utilisateurs. Par exemple, pour informer l’entrepreneur responsable que sa participation est requise ou pour aviser les parties prenantes lorsque la date de l'échéance d’un projet est en attente ou qu’un article est en retard. Des notifications automatisées peuvent également être envoyées pour maintenir les membres d’un groupe de distribution dans le circuit de communication. 

  1. Dans la zone « Notifications par courriel par défaut », cochez une (1) ou plusieurs de ces cases: 
    • Courriels (par défaut). Cela inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil des Courriels. 
    • QRTs (par défaut). Cela inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil des QRTs.
    • Dessins d'atelier (par défaut). Cela inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil Dessins d'atelier.
    • Articles de la liste de déficiences (par défaut). Cela inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil de la liste de déficiences.
    • Retard météorologique (via courriel). Cela inclut la personne quant aux notifications de retard pour cause des conditions météorologiques.
    • Retard météorologique (via téléphone). Cela inclut la personne quant aux notifications par téléphone de retard pour cause des conditions météorologiques.
    • Observations (par défaut). Cela inclut la personne quant aux notifications distribuées à partir de l’outil des Observations.
  2. Continuez avec Configurer les notifications de calendrier de l’utilisateur.
Configurer les notifications du calendrier de l’utilisateur

Si l’outil du calendrier est un onglet actif du projet, la section Notifications du calendrier apparaît. Si l’outil du calendrier n’est PAS actif, les sélections suivantes ne seront PAS visibles. 
Note: Certaines fonctionnalités sont prises en charge uniquement lorsque vous Intégrez un calendrier Microsoft Project à l’aide de Procore Drive.

  1. Dans la section « Notifications du calendrier», définissez les options souhaitées, listées ci-dessous:
    • Toutes les tâches de projet (hebdomadaires). Cochez cette case pour que l’utilisateur reçoive chaque semaine une notification pour toutes les tâches du projet.
    • Tâches de la ressource assignées à. Si Microsoft Project est intégré à votre calendrier, vous pouvez attribuer des ressources à l’utilisateur de sorte qu’il soit avisé lorsque cette ressource est assignée à une tâche du calendrier.
    • Lors d'un changement dans le calendrier. Cochez cette case pour que l’utilisateur reçoive une notification pour chaque changement qui se produit dans le calendrier.
    • Lors d'une demande de changement dans le calendrier. Cochez cette case pour que l’utilisateur reçoive une notification pour chaque demande de changement dans le calendrier.
  2. Continuez avec Sauvegarder ou Sauvegarder et envoyer à l’utilisateur une Invitation/Notification 
Sauvegarder l’enregistrement de la personne

Lorsque vous sauvegardez l’enregistrement d’une personne, vous pouvez choisir de lui envoyer une invitation/notification pour se connecter à Procore en tant qu’utilisateur ou vous pouvez simplement sauvegarder les coordonnées de cette personne dans l’outil Répertoire. 

Sauvegarder et envoyer à l’utilisateur une Invitation/Notification
  • S’il s’agit d’un nouvel utilisateur que vous souhaitez inviter à joindre Procore, cliquez sur Sauvegarder et envoyer une invitation à Procore (Note: ce bouton n’est disponible que si l’utilisateur ne s’est pas connecté à Procore. Ce bouton envoie également à la personne une notification par courriel pour joindre  votre compagnie dans Procore en tant qu’utilisateur).
    OU
  • Si vous avez mis à jour un utilisateur existant et que vous souhaitez l’informer du changement, cliquez sur Sauvegarder et envoyer une notification (Note: ce bouton n’est disponible que si l’utilisateur ne s’est pas connecté à Procore, et envoie une notification par courriel à la personne). 
Sauvegarder l’utilisateur en tant que Contact
  • S’il s’agit d’un contact et que vous sauvegardez simplement l’enregistrement de la personne dans votre système, cliquez sur Sauvegarder. Le système n’enverra PAS d’invitation ou de notification par courriel à la personne. Cependant, le nom de cette personne sera disponible dans l’application Procore si vos utilisateurs doivent sélectionner le nom de cette personne à des fins d’archivage dans Procore.