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Procore

Ajouter une personne au repertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter une personne au répertoire de la compagnie. 

Contexte 

Dans Procore, un utilisateur est une personne dont les coordonnées ont été ajoutées à l’application Procore. Procore identifie ses utilisateurs uniquement par leur adresse courriel. Pour ajouter une personne à Procore (créer un nouveau compte d’utilisateur), les conditions nécessaires sont les suivantes :

  • Nom de famille. Il s’agit du nom de famille de l’utilisateur.
  • Adresse courriel. Il s’agit de l’identifiant exclusif de l’utilisateur dans Procore. Un utilisateur peut appartenir à une ou plusieurs compagnies dans Procore (par exemple, un sous-traitant qui travaille pour deux entrepreneurs généraux différents (par ex. Entrepreneurs généraux Nelson) peut être ajouté en tant qu’utilisateur pour les deux compagnies en utilisant la même adresse courriel (c.-à-d. john@exemple.com). Lors de la connexion à Procore, il lui sera possible de choisir le compte de la compagnie qu’il souhaite afficher; il peut également passer d’une compagnie à l’autre une fois connecté. 
  • Modèle de permission. Les paramètres d’un modèle de permission définissent les outils auxquels les utilisateurs peuvent accéder, les tâches qu’ils peuvent effectuer et les informations qu’ils peuvent modifier ou visualiser dans chaque outil. Les modèles de votre compagnie sont gérés par votre Administrateur Procore. 

Si vous êtes un utilisateur avec le niveau de permission « Admin » sur l’outil du répertoire de la compagnie, vous pouvez ajouter des personnes au compte Procore de votre compagnie à deux endroits: (1) Dans le répertoire de la compagnie, ou (2) dans le répertoire d'un projet (à noter: L’ajout d’une personne au répertoire au niveau du projet ajoutera automatiquement le profil de l’utilisateur au répertoire de la compagnie. Cet article décrit comment ajouter une personne au répertoire de la compagnie. Pour savoir comment ajouter une personne au répertoire du projet voir Ajouter une personne au répertoire du projet

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Niveau de permission « Admin » sur l’outil de répertoire de la compagnie.
  • Informations additionnelles:
    • Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur dans un répertoire du projet (voir Ajouter une personne au répertoire de projet), cet utilisateur est également automatiquement ajouté au répertoire de la compagnie.
    • Un utilisateur peut être ajouté à une ou plusieurs compagnies dans Procore.
    • Par exemple, un sous-traitant (john@example.com) peut être embauché pour effectuer deux travaux différents pour deux entrepreneurs généraux différents et les deux compagnies peuvent ajouter John à leurs comptes Procore en utilisant son adresse courriel john@example.com. Lors de la connexion à Procore, John aurait la possibilité de choisir le compte de l’entreprise qu’il souhaite afficher. Il peut également changer d’une compagnie à l’autre une fois connecté. 
    • Lorsqu’un utilisateur disposant d'un niveau de permission « Admin » apporte des changements au profil d’un utilisateur dans l’outil répertoire de la compagnie, ces changements affectent le profil de cet utilisateur dans tous les répertoires des projets de cette compagnie.
  • Champs obligatoires:
    • Nom de famille
    • Adresse courriel 
    • Modèle de permissions
  • Restrictions:
    • Une fois ajoutés au répertoire de votre compagnie dans votre compte Procore, les utilisateurs ne peuvent pas être supprimés. Ils peuvent seulement être désactivés.

Étapes

Pour ajouter une personne au répertoire de la compagnie, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajouter une personne

  1. Naviguez dans l’outil Répertoire de la compagnie.
    Cette action affiche la page du répertoire de la compagnie. 
  2. Dans le panneau à droite, cliquez sur Ajouter une personne.
    Cette action ouvre la fenêtre « Ajouter une personne à <Nom de la compagnie> ». 
  3. Dans la fenêtre « Ajouter une personne », entrez ce qui suit :

    Fr.png
     
    •  Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur. 
    • *Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
    • *Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur. Il s’agit du courriel que la personne utilise pour se connecter à Procore. La saisie de l’adresse courriel doit utiliser le format approprié (par exemple, jsmith@example.com). 
    • *Modèle de permission. Sélectionner un modèle de permission à partir de la liste.
  4. Lorsque vous avez saisi les données dans tous les champs obligatoires, cliquez sur Ajouter.
    Cette action ferme la fenêtre « Ajouter une personne » et vous amène à la page « Modifier les coordonnées de <nom de l'utilisateur>».
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de la compagnie de l’utilisateur.

Mettre à jour l'information de la compagnie de l’utilisateur

  1. Dans la section « Information de la compagnie », commencez par taper le Nom de la compagnie dans le champs, puis:
    • Si une sélection appropriée apparaît pour votre saisie, la compagnie existe déjà dans le répertoire des compagnies de Procore. Vous devez sélectionner cette compagnie dans le menu déroulant (Important: assurez-vous de toujours sélectionner la correspondance appropriée de la compagnie). Les coordonnées de cette compagnie seront automatiquement copiées dans les champs suivants: adresse, ville, pays/d’état, code postal, téléphone du bureau et fax). 
      OU
    • Si une sélection appropriée pour votre saisie n’apparaît pas, vous pouvez saisir manuellement les informations de la compagnie de cette personne dans les champs donnés. L’ajout d’un nouveau nom de compagnie dans ce champs ajoutera également cette compagnie dans les répertoires du projet et de la compagnie dans Procore.
      Important! Lors de l’ajout d’une nouvelle compagnie au projet, il est recommandé d’être très attentif à l’orthographe des enregistrements des fournisseurs et des compagnies existants pour tous les projets Procore associés à votre compagnie (par ex., « Béton ABC » vs « Béton ABC LLC »). Toutes saisies de données uniques pour le nom de la compagnie peut entraîner la présence de plusieurs enregistrements de cette compagnie dans le répertoire. 
       
      Sélectionnez une saisie correspondante Ou saisissez les informations de la compagnie
       
      companyinfofr2.png companyinfoFR.png
  2. Si vous devez supprimer toutes les informations dans la section « Informations sur la compagnie», cliquez sur Effacer la compagnie.
  3. Continuez en cliquant sur le bouton Sauvegarder en bas de la page, afin de mettre à jour les coordonnées de l’utilisateur.

Mettre à jour les coordonnées de la personne

  1. Dans la section « Informations personnelles », vérifiez l’exactitude de toutes les informations suivantes :
    • Prénom
    • Nom de famille
    • Initiales
    • Adresse courriel
  2. Choisissez une des options suivantes pour saisir l’adresse de la personne :
    • Si vous voulez remplir les champs avec l’adresse de la compagnie, cliquez sur Utiliser l’adresse de la compagnie. Vous pouvez ensuite personnaliser ces champs avec des informations spécifiques à chaque personne.
      OU
    • Saisissez les informations manuellement dans les champs Adresse, Ville, Pays/Province/État, Code postal, Numéro de téléphone au bureau, et Télécopieur. Si la personne a un numéro de poste téléphonique, saisissez-le dans le champ Poste.

       
      Utilisez l’adresse de la compagnie Ou saisissez l’adresse de la compagnie
      frcompagnie.png companyinfo3d.png
  3. Entrez le numéro du cellulaire de la personne dans la case « Numéro du cellulaire ».

  4. Entrez le titre professionnel de la personne dans la case Titre du poste.

  5. Si vous souhaitez faciliter la recherche de la personne dans le répertoire de projet, entrez les mots clés pertinents dans le champ Étiquettes/Mots clés. Par exemple, si la personne se spécialise dans la sélection du meilleur rapport qualité-prix (MRQP), vous pouvez saisir l’acronyme MRQP. Ce champ de saisie de texte libre vous permet de créer votre propre système de classification d’étiquettes/mots clés pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

    motscles1.png
     

  6. Sauter la case à cocher Actif?. Ce paramètre peut uniquement être modifié dans le répertoire de la compagnie.

  7. Dans le menu déroulant Envoyer des messages à cet utilisateur, sélectionnez Via courriel ou Pas du tout.

  8. Si la personne est un employé de votre organisation, cochez la case Est un(e) employé(e) de <Nom de votre compagnie>?.

  9. Si vous souhaitez désigner cette personne comme gestionnaire d’assurance, cochez la case Est un gestionnaire d’assurance de <Nom de votre compagnie>?.

  10. Si vous souhaitez joindre des licences, des photos ou d’autres documents relatifs à cette personne, suivez les étapes suivantes:

    • Cliquez sur Joindre un ou des fichiers. Puis, joignez les fichiers souhaités au profil du nouvel utilisateur. 

      OU

    • Déplacez les fichiers de votre ordinateur vers la zone GRISE Glissez et déposez le(s) fichier(s).

  11. Continuez en cliquant sur le bouton Sauvegarder en bas de la page, afin de mettre à jour les coordonnées de l’utilisateur au niveau de la compagnie.

Mettre à jour les permissions de la personne au niveau de la compagnie

  1. Faites défiler jusqu’au tableau des permissions.
    Ce tableau énumère tous les outils Procore au niveau de la compagnie qui sont activés à votre compte au niveau de la compagnie. 
  2. Pour chaque outil, sélectionnez le bouton d’option qui correspond à l’un des quatre niveaux de permissions. 
    Note : Au minimum, il est recommandé que vous autorisiez toutes les personnes qui seront invitées à se joindre à votre organisation Procore avec la permission « Lecture seule » dans l’outil Portfolio. C’est le paramètre par défaut de Procore.
  3. Continuez avec: Ajouter la personne aux groupes de distribution de la compagnie

Ajouter la personne aux groupes de distribution de la compagnie

  1. Si votre répertoire de compagnie comporte des groupes de distribution, cochez les cases souhaitées.
  2. Si aucune case à cocher n’apparaît, aucun groupe de distribution n’a été créé. 
  3. Continuez avec Mettre à jour les paramètres du nouveau projet de la personne

Mettre à jour les paramètres du nouveau projet de la personne

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Paramètres du nouveau projet ». 
  2. Si vous souhaitez sélectionner un modèle de permissions par défaut pour l’utilisateur, cliquez sur Sélectionner un modèle par défaut. 
  3. Si vous souhaitez ajouter l’utilisateur à tous les nouveaux projets créés dans le compte Procore de votre compagnie, cochez la case Ajouter <nom d’utilisateur> à tous les nouveaux projets. 
  4. Si vous souhaitez autoriser l’utilisateur à créer de nouveaux projets, cochez la case Permettre <nom d’utilisateur> à créer de nouveaux projets. 
  5. Continuez avec Mettre à jour les paramètres du projet actuel de la personne.

Mettre à jour les paramètres du projet actuel de la personne

Si vous souhaitez ajouter la personne à un ou plusieurs projets existants :

  1. Faites défiler jusqu’à la liste « Les projects <Nom d’utilisateur> n’appartiennent pas à ». 
  2. Localisez le projet souhaité dans la liste. 
  3. Cliquez sur Ajouter. 
    Cette action déplace le nom de l’utilisateur vers la liste « Paramètres du projet actuel ». Cela ajoute également la personne en tant qu’utilisateur dans le répertoire du projet correspondant.
  4. Continuez avec Sauvegarder l’enregistrement de la personne.

Sauvegarder l’enregistrement de la personne

Lorsque vous sauvegardez l’enregistrement d’une personne, vous pouvez choisir d’envoyer une invitation ou une notification à la personne pour se connecter à Procore en tant qu’utilisateur ou vous pouvez simplement sauvegarder les coordonnées de cette personne dans l’outil Répertoire. 

Sauvegarder et envoyer à l’utilisateur une Invitation/Notification
  • S’il s’agit d’un nouvel utilisateur et que vous souhaitez inviter la personne à se joindre à Procore, cliquez sur Sauvegarder et envoyer une invitation (Note: ce bouton n’est disponible que si l’utilisateur ne s’est pas connecté à Procore. Ce bouton envoie également à la personne une notification par courriel pour joindre  votre compagnie dans Procore en tant qu’utilisateur).
    OU
  • Si vous avez mis à jour un utilisateur existant et que vous souhaitez l’informer du changement, cliquez sur Sauvegarder et envoyer une notification (Note: ce bouton n’est disponible que lorsque l’utilisateur s’est déjà connecté à Procore, et envoie une notification par courriel à la personne). 
Sauvegarder l’utilisateur en tant que Contact
  • S’il s’agit d’un contact et que vous sauvegardez simplement l’enregistrement de la personne dans votre système, cliquez sur Sauvegarder. Le système n’enverra PAS d’invitation ou de notification par courriel à la personne. Cependant, le nom de cette personne sera disponible dans l’application Procore si vos utilisateurs doivent sélectionner le nom de cette personne à des fins d’archivage dans Procore.