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Procore

Ajouter un item de ligne à une ventilation des coûts

Objectif

Ajouter un item de ligne à une ventilation des coûts (VDC) pour un contrat de sous-traitance ou un bon de commande dans l'outil Engagements pour comptabiliser les coûts inclus dans l'engagement.

Éléments à considérer

  • Niveau de permission requis :
    • « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP :
    • Afin d'envoyer l'engagement à l'outil Intégrations ERP pour être accepté à l'exportation par un approbateur comptable :
      • Intégration par Ryvit. L'engagement doit avoir au moins un (1) item de ligne de la VDC avec un code de phase Intégration par Ryvit. De plus, le code de coût doit être attribué à au moins une (1) catégorie. Important ! Lorsqu'un engagement est exporté vers l'Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro d'engagement unique. Procore recommande que la convention de numérotation que vous avez définie pour l'outil Engagements soit précédée du numéro de projet et utilise ensuite le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation sera 001-001, 001-002, 001-003, etc. 
      • QuickBooks®. L'engagement doit comporter au moins un (1) item de ligne de la VDC avec un code de coût QuickBooks®. Le code de coût n'a pas besoin d'être attribué à une catégorie, car QuickBooks® ne prend pas en charge le concept de catégorie.
      • Sage 100 Contractor®. Un engagement doit comporter un (1) item de ligne de la VDC avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût.
      • Sage 300 CRE®. L'engagement doit comporter au moins un (1) item de ligne de la VDC comportant un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût.
      • Viewpoint® Spectrum®. L'engagement doit comporter au moins un (1) item de ligne de la ventilation des coûts (VDC) avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être attribué à au moins une (1) catégorie. Les attributions de catégories doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®. 

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur Modifier à côté du contrat de sous-traitance ou du bon de commande auquel vous souhaitez ajouter un item de ligne.
  3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier.
  5. Remplissez les champs suivants :
    1. Pour les contrats Basé sur un montant
      • Item de ligne du contrat principal :  Si les événements de changement ne sont pas activés, sélectionnez l’item de ligne associé dans votre contrat principal. Si l’item n'est pas comptabilisé dans le contrat principal, sélectionnez Non prévu au budget.
      • Item de ligne d'événement de changement : Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un item de ligne d’événement de changement si l’engagement doit être lié à un événement de changement.
      • Sous-projets : Tous les sous-projets du projet que vous avez synchronisés apparaîtront dans ce menu déroulant. Tous les codes de coût connexes aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant.
      • Code de coût : Sélectionnez le code de coût approprié pour l’item de ligne.
      • Description : Entrez une description plus détaillée pour l’item de ligne.
      • Type de coût : Sélectionnez l'un des types de coûts suivants : Main-d'œuvre, Équipement, Engagement, Coûts du propriétaire, Matériaux, Services professionnels, ou Autre.
      • Code fiscal : Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?.
      • Montant : Saisir le coût du nouvel item de ligne 
    2. Pour les contrats Basés sur unité/quantité :
      • Item de ligne du contrat principal :  Si les événements de changement ne sont pas activés, sélectionnez l’item de ligne associé dans votre contrat principal. Si l’item n'est pas comptabilisé dans le contrat principal, sélectionnez Non prévu au budget.
      • Item de ligne d'événement de changement : Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un item de ligne d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement. 
      • Sous-projets : Tous les sous-projets que vous avez synchronisés apparaîtront dans ce menu déroulant. Tous les codes de coût connexes aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant.
      • Code de coût : Sélectionnez le code de coût approprié pour l’item de ligne. 
      • Description  : Entrez une description plus détaillée pour l’item de ligne.
      • Type de coût : Sélectionnez l’un des types suivants : Main-d'œuvre, Équipement, Engagement, Coûts du propriétaire, Matériel, Services professionnels, ou Autre
      • Code fiscal : Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?.
      • Qté : Saisir la quantité de l’item de ligne. 
      • Unités : Saisir les unités utilisées pour mesurer l’item. 
      • Coût unitaire : Saisir le coût unitaire. Le sous-total sera automatiquement calculé en fonction de ce que vous aurez mis dans les colonnes Qté et Coût unitaire. 
  6. Cliquez sur + Ajouter. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer l'ajout de cet item de ligne au budget. Si OK est sélectionné, cet item de ligne sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté de l’item de ligne.
  7. Ajoutez des items de ligne supplémentaires si nécessaire.
  8. Cliquez sur l’un de ces boutons :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer votre bon de commande.
      OU
    • Sauvegarder et envoyer par courriel. Cliquez sur ce bouton si vous êtes prêt à transférer le bon de commande à la compagnie sous-traitante. Assurez-vous de modifier le statut de l’engagement, si nécessaire, pour le maintenir à jour.

 

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