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Procore

Otorgar una oferta ganadora y convertirla en un contrato

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato que se pueda enviar por correo electrónico al subcontratista al que se le otorgó el alcance del trabajo..

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación y Contratos de su proyecto.
  • Requisitos previos:
    • La herramienta Contratos debe estar activada para convertir ofertas ganadoras.
    • Para adjudicarle un contrato a la oferta ganadora, lo siguiente debe cumplirse:
      • La hoja de licitación debe haber pasado su fecha/hora de vencimiento.
      • Un licitante invitado (es decir, un subcontratista/vendedor) debe enviar al menos una (1) oferta.
  • Si su compañía ha habilitado la herramienta de integración de ERP:
    • El botón Convertir a contrato es compatible.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de costo del código de costo en los subcontratos de la siguiente manera: 
      • Integration por Procore. Utilice el tipo de costo del código de costo configurado por defecto para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integration por Ryvit. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Configuraciones icon-config-settings.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks®. El tipo de costo para los subcontratos debe  configurarse siempre como Otro "O". 
      • Sage 100 Contractor®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Configuraciones icon-config-settings.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para el contrato
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Configuraciones icon-config-settings.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de costo del código de costo por defecto para el contrato.

Pasos

  1. ​Navegue hasta la herramienta Licitación del proyecto.
    Esto revela la página Paquetes de licitación.
  2. Localice el paquete de licitación deseado en la lista de la página Paquetes de licitación. Luego, haga clic en Ver.
    Esto revela la pestaña Lista de ofertas.
  3. Localice a la oferta ganadora de la compañía deseada en la pestaña Lista de ofertas. Luego, haga clic en Ver.
  4. En la barra lateral derecha, haga clic en Convertir a contrato.
    Notas:
    • Si la conversión fue exitosa, aparecerá una pancarta amarilla para confirmarla.
    • La compañía con la oferta ganadora se agrega automáticamente al Directorio del proyecto en la cuenta Procore de su compañía. Los usuarios individuales asociados con la compañía NO se agregan automáticamente al Directorio del proyecto.
    • El sistema lo redirige automáticamente a la herramienta Contratos del proyecto y abre la pestaña General del nuevo contrato en modo vista. El contrato incluye toda la información apropiada que se convirtió a partir de la oferta ganadoras de la herramienta Licitación del proyecto.
  5. En la pestaña General del contrato, haga clic en la pestaña secundaria Partidas para ver un desglose del alcance de trabajo.

  6. Si desea notificar a la compañía sobre las licitación ganadoras, haga clic en Enviar contrato por email.
    Esto revela la pestaña de Correos electrónicos del contrato.

  7. En la pestaña Correos electrónicos, haga lo siguiente:

  • Para. Seleccione los nombres de los destinatarios deseados.
  • CC. Seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
  • Privado. Marque la casilla de verificación si solo desea que los destinatarios y usuarios con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos puedan ver el correo electrónico. Esta es la configuración por defecto. 
  • Adjuntos: Agregue uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si es apropiado para su situación, se recomienda que siempre agregue el formulario de contrato oficial de su compañía como un archivo adjunto.
  • Mensaje: Escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda que siempre les proporcione instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, subcontratistas) con respecto a cómo deben firmarse los contratos y los documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede agregarse de forma conveniente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
    Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato. 
  1. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el contrato a los destinatarios designados. 

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