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Importar las Partidas de un Contrato por medio de un Archivo CSV

Objetivo

Importar las partidas de un Contrato o Orden de Compra por medio de un archivo CSV.

Cosas que considerar

  • Permisos requeridos: 'Administrador' en la herramienta de Contratos.
  • El contrato debe estar en borrador.
  • Sólo se admiten archivos en formato .csv
  • Puede añadir varias partidas con el mismo código de costo, pero las partidas deben tener una categoría distinta. En el siguiente ejemplo, se crearán dos partidas por separado.
    • 02-300 - Trabajos de excavación, M, 30,000
    • 02-300 - Trabajos de excavación, L, 60,500
  • Si tiene trabajos secundarios en su proyecto, tiene la opción de agregar el trabajo secundario al contrato. Para obtener más información sobre los trabajos secundarios, consulte Add a Sub Job.
  • Los tipos o categorías relacionadas a las partidas se pueden encontrar en la pestaña de Administrador del nivel de compañía en el panel derecho bajo la Configuración de Contratos.
  • Para importar una partida por medio de un archivo CSV,  los siguientes campos son requeridos (si los siguientes campos, no son rellenados Procore no podrá importar la partida):
    • Nombre del código de costo
    • Número del código de costo
    • Tipo de partida
    • Monto o Cantidad/Descripción/Precio Unitario

Pasos

  1. Navegue a la herramienta de Contratos.
  2. Haga clic en Crear Orden de Compra o Crear Subcontrato.
  3. Haga clic en la sub-pestaña de Partidas.
  4. Haga clic en el botón Editar.
  5. En la parte inferior de la página ubique la sección, "IMPORT SCHEDULE OF VALUES FROM CSV" y descargue la plantilla en blanco (csv_import.csv), que utilizará para ingresar las partidas.

    ¡Importante! Agregue todos los datos de cada partida a la plantilla CSV proporcionada. Por motivos de compatibilidad, se recomienda que sólo utilice la plantilla proporcionada (csv_import.csv) para importar sus partidas.
  6. Añada las partidas a la plantilla. 

    ¡Importante! NO cambie el nombre de ninguna de las columnas o agregue / remueva columnas de la plantilla.

    Asegúrese de utilizar los Códigos de Costo y los Tipos que tiene en su proyecto (tal como se definen en la pestaña de Administrador del proyecto > Códigos de Costo). Si rellena esta plantilla manualmente, no es necesario eliminar las líneas que no va a utilizar. Procore no importará ni creará partidas, si el campo de Cantidad está en blanco.

Para Órdenes de Compra:

  • Sub Job Code (Código de trabajo secundario): El código relacionado al trabajo secundario.
  • Budget Line Item: Si desea vincular este rubro con el contrato primario, ingrese el número de la partida correspondiente del Contrato Primario (ejemplo, 01). No es necesario llenar esta casilla, ya que Procore vinculará todas las combinaciones de códigos de costo/categorías automáticamente en la herramienta del Presupuesto.
  • Cost Code Name: El nombre detallado del código de costo en el siguiente formato:
    • ‘División-Código - Título’ (ejemplo, 01-100 - Resumen)
  • Cost Code Number: El código de costo en el siguiente formato:
    • ‘División-Código’ (ejemplo, 01-100)
  • Description: (Opcional) Una descripción más detallada de la partida.
  • Line Item Type: (Opcional) El tipo de categoría relacionada al código de costo. (Por ejemplo, Mano de Obra, Materiales, etc.)  Debe utilizar una de las abreviaturas definidas en su cuenta. Por ejemplo, si el tipo de categoría es Materiales, debe ingresar M y no m, materiales o Materiales. Debajo encontrará los tipos de categorías estándar, pero su empresa puede tener una lista personalizada. (Nota: si agrega una abreviación inválida, o deja la casilla en blanco, el tipo de categoría que se la asignará a la partida por defecto será, Otro.)
    • MO - Mano de Obra
    • E - Equipo
    • M - Materiales
    • S - Subcontrato
    • CP - ​​Costo del Propietario
    • SVP - Servicios Profesionales
    • O - Otro
  • Quantity: Ingrese la cantidad.
  • Unit Description:  Ingrese la descripción de la unidad.
  • Unit Price: Ingrese el precio unitario.
  • Subtotal Override: Si desea anular el cálculo automático del subtotal, introduzca un monto aquí.
    • Si usted ingresa un monto en este campo, no llene los campos de ‘Quantity/ Unit Description/Unit Price’, no es necesario llenar ambas opciones.

Para Subcontratos:

  • Sub Job Code (Código de trabajo secundario): El código relacionado al trabajo secundario.
  • Budget Line Item:Si desea vincular este rubro con el contrato primario, ingrese el número de la partida correspondiente del Contrato Primario (ejemplo, 01). No es necesario llenar esta casilla, ya que Procore vinculará todas las combinaciones de códigos de costo/categorías automáticamente en la herramienta del Presupuesto.
  • Cost Code Name: El nombre detallado del código de costo en el siguiente formato:
    • ‘División-Código - Título’ (ejemplo, 01-100 - Resumen)
  • Cost Code Number: El código de costo en el siguiente formato:
    • ‘División-Código’ (ejemplo, 01-100)
  • Description: (Opcional) Una descripción más detallada de la partida.
  • Line Item Type: (Opcional) El tipo de categoría relacionada al código de costo. (Por ejemplo, Mano de Obra, Materiales, etc.)  Debe utilizar una de las abreviaturas definidas en su cuenta. Por ejemplo, si el tipo de categoría es Materiales, debe ingresar M y no m, materiales o Materiales. Debajo encontrará los tipos de categorías estándar, pero su empresa puede tener una lista personalizada. (Nota : si agrega una abreviación inválida,  o deja la casilla en blanco el tipo de categoría será por defecto, Otro.)
    • MO - Mano de Obra
    • E - Equipo
    • M - Materiales
    • S - Subcontrato
    • CP - ​​Costo del Propietario
    • SVP - Servicios Profesionales
    • O - Otro
  • Amount: Ingrese el monto correspondiente. (El uso de comas o el símbolo de la moneda ($) no son necesarios.) Por ejemplo, '15000' es el formato correcto de un monto. Si no hay un monto para ingresar, asegúrese de ingresar 0.00 (el sistema no aceptará una celda en blanco).  
    • Nota: Durante el proceso de importación de partidas, el sistema también tomará en cuenta cualquier línea que esté en blanco, así que asegúrese de eliminar todas estas líneas del archivo CSV antes de realizar el importarte.
  1. Especifique el tipo de acción que se debe realizar durante la importación.
    • Eliminar las partidas existentes y añadir CSV como partidas nuevas
    • Mantener las partidas existentes y añadir CSV como partidas nuevas
  2. Haga clic en el botón ‘Choose File’ y seleccione el archivo CSV con todos los datos.
  3. Haga clic en el botón Importar.
  4. Espere unos segundos y haga clic en la sub-pestaña Partidas para actualizar la página.
  5. Verifique que todas las partidas se hayan importado correctamente.
  6. Si necesita editar la información y realizar cambios, haga clic en Editar.
    • Añada partidas adicionales manualmente.
    • Elimine una partida.
    • Cambie el código de costo seleccionado.
    • Edite la descripción, el tipo o el monto de una partida.
  7. Haga clic en Guardar. (Utilice el botón Guardar y Enviar por Email si desea guardar los cambios, y enviar una copia del Contrato por correo electrónico. Si utiliza esta opción, usted podrá especificar destinatarios e incluir un breve mensaje sobre el contrato.
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Last modified
16:07, 24 Feb 2017

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