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Procore

Escoger una "Respuesta oficial" para un RFI

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Objetivo

Marcar una respuesta específica (o respuestas) como la respuesta oficial para una RFI.

Contexto

Es posible que varias personas necesiten responder a un RFI antes de poder proporcionar una respuesta correcta. Por ejemplo, es posible que un Arquitecto deba obtener comentarios y aclaraciones del Propietario o un Consultor/Especialista antes de que pueda proporcionar una respuesta autorizada. Como resultado, cada RFI puede tener un largo hilo de comunicación que es difícil de interpretar correctamente para los Subcontratistas o Superintendentes. La confusión y la mala interpretación pueden ocurrir fácilmente y conducir a más problemas. En estos casos, un usuario con permisos de usuario "Administrador", como un Gerente de proyecto/Ingeniero, ahora tiene la capacidad de resaltar la respuesta correcta marcando una respuesta específica (o respuestas) en el hilo de comunicación como la "respuesta oficial" para un RFI.

Resumen de acciones

  1. El Gerente de proyecto (G. Johnson) le asigna un RFI al Arquitecto (N. Anderson) y agrega al Superintendente y al Propietario en la lista de distribución para mantenerlos informados. 
  2. El Superintendente (J. Wayne) proporciona información útil.
  3. El Arquitecto responde con una aclaración que recibió del Propietario en una conversación telefónica.
  4. El Propietario (J. Smith) agrega una respuesta de último minuto con su nueva elección.
  5. El Gerente de proyecto marca la última respuesta (del Propietario) como la "Respuesta Oficial" y puede cerrar el RFI. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta RFIs. 
      O
    • Permiso de nivel "Estándar" en la herramienta RFIs.
      Y
      • Estar designado como el Administrador de RFI. 
  • Información adicional:
    • Normalmente, el Administrador del RFI seleccionará la "Respuesta oficial" para la RFI. Esto se debe a que los arquitectos e ingenieros normalmente NO tienen asignados permisos de "Administrador" para la herramienta RFI. 
    • Puede seleccionar más de una (1) respuesta como la "Respuesta oficial".
    • Si aún no está claro qué respuesta debe marcarse como la "respuesta oficial", el Gerente de proyecto/Ingeniero debe responder al RFI y solicitar a las personas asignadas (p. ej., Arquitecto) que resuman los hallazgos e indiquen claramente la respuesta correcta en una nueva respuesta. Para evitar una mala interpretación y los problemas relacionados con la responsabilidad, un Gerente de proyecto/Ingeniero no debe intentar interpretar todas las respuestas, resumir la respuesta y seleccionar su propia respuesta como la "respuesta oficial" para un RFI.
    • Si vincula una hoja de plano a un RFI, su "Respuesta oficial" se resaltará en la ventana de vista previa.
  • Limitación:
    • Los usuarios con un permiso de nivel "Estándar" que no sean una persona asignada o un miembro de la lista de distribución de la RFI solo podrán ver la "Respuesta oficial" cuando visualicen ese RFI en la web o en las herramientas móviles. 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta RFIs al nivel del proyecto. 
    Esto revela la página RFIs.
  2. En la pestaña Ítems, localice la RFI deseado. Luego, coloque la RFI en el modo de edición de la siguiente manera:
  3. Haga clic en Ver para abrir la página de que muestra los detalles del RFI. A continuación, haga clic en Ítems relacionados y luego haga clic en Editar. 
    O
  4. Haga clic en Editar.
    Esto coloca al RFI en modo de edición.
  5. En la pestaña General, haga lo siguiente:
    1. Desplácese hacia abajo hasta la seccion de Pregunta + Respuestas.
    2. Debajo de Todas las respuestas, revise las respuestas enviadas.
    3. Junto a la respuesta deseada, coloque una marca de verificación en la casilla de Marcar como oficial.  
  6. (Opcional) Si desea publicar el plano relacionado y su anotación para que lo vea todo el equipo. Luego, publique su anotación.
    Nota: Cuando alguien ve el plano y luego hace clic en el RFI, la página de vista previa del RFI destaca la "Respuesta Oficial" (si se selecciona una).