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Procore

Enviar archivos y carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos del proyecto

Objetivo

Enviar archivos y carpetas por correo electrónico a otros usuarios en la herramienta Documentos a nivel proyecto. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" y "Administrador" para la herramienta Documentos de la compañía pueden enviar archivos y carpetas por correo electrónico.
    • Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" y "Administrador" para la herramienta Documentos del proyecto pueden enviar archivos y carpetas específicos del proyecto por correo electrónico.
  • Información adicional:
    • Estos niveles de permiso se aplican a la herramienta Documentos tanto de la compañía como del proyecto. (Nota: los niveles de permiso son específicos de la herramienta. Por ejemplo, puede tener permisos de nivel Solo lectura en la herramienta Documentos de la compañía y permisos de nivel de "Administrador" en una herramienta Documentos del proyecto. Tenga esto en cuenta cuando esté buscando tareas en diferentes niveles).
    • Los archivos y las carpetas que se envían por correo electrónico desde la herramienta Documentos de Procore se envían a los destinatarios utilizando una dirección de correo electrónico específica de la compañía designada. (p. ej. acme_company@apps.procore.com). Sin embargo, el nombre del remitente (por ejemplo, John Doe) coincidirá con la persona que realizó la acción de correo electrónico en Procore.
    • Los correos electrónicos están marcados como "privados" por defecto, lo que significa que solo los usuarios "Administrador" y los destinatarios de correo electrónico designados (y el remitente) podrán ver un registro del correo electrónico bajo el Reporte de registro de correo electrónico de una carpeta o un archivo.
    • Los correos electrónicos "privados" son ideales para documentar y guardar correspondencias de correo electrónico confidenciales en Procore mientras se mantienen las configuraciones de privacidad para garantizar que el registro de los archivos/carpetas enviadas permanezca oculto para otros usuarios en un proyecto.
    • Solo puede enviar archivos/carpetas a contactos o grupos de distribución que existan en el directorio para evitar que los documentos se compartan con usuarios externos. En el nivel de Proyecto, usted está restringido a usuarios y grupos que residan en su Directorio de proyectos. Los archivos y las carpetas se pueden enviar por correo electrónico a cualquier usuario en el directorio, incluso si él/ ella tiene el acceso "Ninguno" en la herramienta Documentos de su proyecto.
    • Los destinatarios de correo electrónico pueden responder al correo electrónico directamente desde su bandeja de entrada. Todos los archivos adjuntos al correo electrónico de respuesta se incluirán junto con el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Las respuestas por correo electrónico crearán nuevas entradas en el registro del correo electrónico.

Pasos

Puede enviar archivos por correo electrónico desde su computadora y desde Procore, y fotos y planos desde Procore.

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos de la compañía o el proyecto.
  2. Usando el árbol de archivos de la izquierda, seleccione el archivo, los archivos o la carpeta que desee enviar por correo electrónico. (Nota: También puede buscar y adjuntar archivos adicionales en la sección "Archivos adjuntos"). 
  3. Haga clic en el botón Correo electrónico.
  4. Rellene el formulario de correo electrónico para especificar a quién se le enviarán los documentos por correo electrónico.
    • Para: Desde el menú desplegable, seleccione a los usuarios o los grupos que recibirán el correo electrónico del documento.
    • CC: (Opcional) Utilice el campo CC para incluir a otros usuarios y mantenerlos informados. A usted (la persona que envía el correo electrónico) se lo copiará automáticamente en el correo electrónico para garantizar que también reciba un correo electrónico si las personas lo responden.
    • Privado: Marque esta casilla si desea que su correo electrónico solo sea visible para los usuarios "Administrador" y los destinatarios especificados en el correo electrónico. Asunto: Este campo se rellenará automáticamente con "FW: [Carpeta o archivo]: [Carpeta o nombre de archivo]", sin embargo, puede cambiar manualmente la línea "Asunto" en consecuencia.
    • Adjuntos: Si lo desea, puede adjuntar archivos adicionales que se hayan cargado previamente a Procore o que estén almacenados localmente en su computadora. Los archivos en la carpeta o el archivo que seleccionó se vincularán automáticamente en el correo electrónico. Las miniaturas de vista previa de los archivos adjuntos no se mostrarán.
    • Mensaje: Agregue un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
  5. Haga clic en Enviar.

Siguientes pasos

Leer el correo electrónico

  • Si fue copiado en el correo electrónico, debería haber recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada similar al siguiente ejemplo. Observe que la dirección de correo electrónico que se utiliza para enviar el correo electrónico (por ejemplo, Tipton_Industrias@apps.procore.com) es una dirección de correo electrónico única que Procore creó para usted según el nombre de su cuenta Procore. Si desea cambiar el prefijo de la dirección de correo electrónico (por ejemplo, Tipton_Industries), comuníquese con su punto de contacto de Procore y solicite un cambio.

  • Los destinatarios pueden descargar archivos utilizando el hipervínculo del correo electrónico o hacer clic en el texto del enlace "Ver en línea" para ver el documento en la aplicación web de Procore.

Hacer seguimiento al correo  por medio del registro de correos electrónicos

  • Se muestra un registro de correo electrónico para cada carpeta o archivo con el fin de mantener un registro histórico de cuándo el activo se envió por correo electrónico a los usuarios desde la herramienta Documentos del proyecto. (Nota: El registro de correo electrónico oculta automáticamente los registros de correspondencia de correo electrónico de los usuarios que no estaban en una lista de distribución de correo electrónico para las transferencias de documentos "privados". Sin embargo, los usuarios "Administrador" pueden ver el registro de correo electrónico sin censura incluso si no los incluyeron en la lista de distribución del correo electrónico).
  • Desde esta vista, puede iniciar un nuevo correo electrónico con el archivo/carpeta haciendo clic en el enlace, puede exportar los datos como PDF, ver la cadena de correo electrónico y descargar los archivos adjuntos.
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