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Procore

Crear un evento extraordinario

Objetivo

Crear un evento extraordinario.

Contexto

La creación de un evento extraordinario le permite prepararse para el costo de un cambio antes de que se convierta en un costo real. Por ejemplo, si un gerente de proyecto está anticipando la necesidad de cambiar los colores de pintura de un proyecto, él o ella puede comenzar a prepararse para ese costo al crear un evento extraordinario, que describe el costo financiero estimado del cambio, así como qué códigos de costo se verán afectados. Después de crear un evento extraordinario, puede crear una solicitud de cotización que se envía a los subcontratistas correspondientes para obtener los precios. Cuando se crean las solicitudes de cotización y los subcontratistas asignados las responden, pueden crearse las órdenes de cambio en base a la cotización enviada.

Cosas para consideras

  • Permisos de usuario requeridos:
    • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  • Información adicional:
    • Puede crear un evento extraordinario desde la herramienta Eventos extraordinarios o desde un RFI individual. 
      Nota: El sistema también sugerirá un título para el evento extraordinario basado en el nombre de la RFI. 
    • Disponible en la aplicación móvil de iOS y Android de Procore.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios al nivel del proyecto.
  2. En el panel derecho, haga clic en el botón + Crear evento extraordinario. 
  3. Rellene los siguientes campos:
    • Origen: Puede seleccionar una Observación o RFI existente en Procore a partir de la cual se originó el evento extraordinario. Para crear un evento extraordinario directamente desde una observación o RFI, consulte "Crear un evento extraordinario a partir de una observación" y "Crear un evento extraordinario". 
    • Evento extraordinario #: Este campo se llenará automáticamente con el siguiente número en su secuencia de evento extraordinario. Sin embargo, también puede cambiar manualmente el número, así como crear un número alfanumérico personalizado (por ejemplo, A200). Una vez que se haya agregado un número personalizado, al siguiente evento extraordinario creado se le dará automáticamente el siguiente número secuencial.
    • Título: Proporcione un título descriptivo para el evento extraordinario. El asunto del evento extraordinario se muestra como el título en la vista de lista.
      Nota: Si creó el evento extraordinario a partir de un RFI, el sistema también sugerirá un título para su evento extraordinario basado en el nombre del RFI . 
    • Estatus: Seleccione Abierto, Cerrado, o Anulado para indicar el estatus del evento extraordinario. Para aprender a configurar los estatus de eventos extraordinarios, consulte "Establecer configuraciones de Orden de cambio predeterminadas". 
      • Abierto: Este es el estatus predeterminado cuando crea un evento extraordinario por primera vez. Esto indica que el evento extraordinario está activo y los usuarios pueden administrar ítems dentro del evento (Solicitudes de cotización, Modificaciones al presupuesto, OCPs de Contrato y Primario OCPs.
      • Cerrado: Configure el evento extraordinario en este estatus una vez que se hayan creado todas las órdenes de cambio y solicitudes de cotización necesarias y el evento se considere completo.
      • Nulo: Configure el evento extraordinario en este estatus si no hubo ningún cambio en el evento. Configurar el evento extraordinario como anulado es una alternativa a borrar el evento extraordinario ya que se mantendrá un registro en la página de registro para una futura referencia.
        Nota: Si marca un evento extraordinario como Anulado, ese evento extraordinario se ocultará en la página Registro de eventos extraordinarios. Para ver los eventos anulados, seleccione "Anulados" o "Todos (incluir Anulados)" de la lista de Estatus bajo Filtros en la página de registro de Eventos extraordinarios.
      • Pendiente: Configure el evento extraordinario como Pendiente si el evento extraordinario requiere aprobación antes de poder cerrarse.
    • Alcance: Seleccione En alcance si el costo está cubierto en el contrato original. Seleccione Fuera del alcance si el costo no estaba cubierto en el contrato, lo que significa que es probable que orden de cambio se envíe al cliente como un costo adicional.
    • Tipo: Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o Transferencia para indicar el tipo de costo para el que se está preparando. Para aprender a configurar los tipos de cambio, consulte "Establecer configuraciones de Orden de cambio predeterminadas". 
    • Razón del cambio: Seleccione un motivo de cambio del menú desplegable. Para aprender a configurar los motivos de cambio, consulte "Establecer configuraciones de Orden de cambio predeterminadas". 
    • Descripción: Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos. ​​​​​​​
    • Adjuntos: Adjunte cualquier archivo relevante. 
  4. Una vez que se haya completado la Información general, puede comenzar a crear partidas de eventos extraordinarios seleccionando qué códigos de costo se ven afectados al hacer lo siguiente:
    1. Haga clic en + Agregar partida.
      Nota: Los pasos # 2-8 a continuación no necesitan completarse en el siguiente orden. Por ejemplo, si selecciona primero a un proveedor para una partida de evento extraordinario, la partida mostrará automáticamente todos los contratos, códigos de costo y categorías correspondientes.
    2. Si corresponde, seleccione un subproyecto del menú desplegable.
    3. Seleccione el código de costo afectado del menú desplegable. Verá códigos de costos presupuestados y códigos de costos no presupuestados en esta lista. Nota: Solo podrá seleccionar una categoría que ya esté dentro del alcance del presupuesto.
    4. Seleccione un tipo de costo.
    5. Ingrese una descripción.
    6. Seleccione un proveedor del menú desplegable.
    7. Seleccione el contrato del menú desplegable.
    8. Ingrese un estimado bajo la sección de estimacion. Esta es la estimación numérica de cuál podría ser el costo y no tiene impacto financiero en ninguna de las otras herramientas en Procore. Puede agregar la estimación al presupuesto siguiendo los pasos en "Agregar una columna de origen de estimación a una vista de presupuesto". Tenga en cuenta que si sigue estos pasos para mostrar el valor de la estimación en el presupuesto y resulta que la partida del evento extraordinario no tiene ningún costo, deberá poner en cero la estimación para eliminarla del presupuesto.
  5. (Opcional) Haga clic en + Añadir partidas para todos los contratos si desea agregar partidas para cada alcance de trabajo de todos los subcontratos y órdenes de compra que no estén anuladas o canceladas.  
  6. Haga clic en Crear para crear el evento extraordinario. 
    Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no está presupuestada, aparecerá una ventana emergente solicitando confirmación para agregar estas partidas al presupuesto. Si se selecciona ACEPTAR, estas partidas se agregarán directamente al Presupuesto con un "?" junto a la partida. 

 

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