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Procore

Crear un costo indirecto

Objetivo

Crear un costo indirecto, sea factura, gasto, o nómina.

Contexto

Los costos indirectos son los costos que no se asocian con contratos en los que incurre su negocio; por ejemplo, condiciones generales y trabajos realizados con sus propios recursos. Los diferentes tipos de direct costs que los usuarios pueden crear en Procore son invoices, gastos y nómina. Las Invoices se reciben de un proveedor y son costos que no están vinculados a un contrato con ese proveedor. Los gastos se utilizan para rastrear los costos que se asignan de la compañía al proyecto para cosas como computadoras, teléfonos, alquiler de equipos internos, etc. También puede hacer un seguimiento de los costos mensuales de nómina y clasificarlos por código de costo para que los montos de la nómina se reflejen cada mes en el presupuesto. Los usuarios verán los direct costs que creen en la columna "Direct Costs" del presupuesto para esa partida (siempre que el estado no sea "Borrador"). Si elige llenar previamente los datos de la solicitud de pago, los Direct Costs con una fecha recibida que caiga dentro del período de facturación de la solicitud de pago ingresarán en su división correspondiente o código de costo y tipo de costo que coincidan con las partidas en la solicitud de pago. 

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
  • "Administrador" en la herramienta Direct Costs del proyecto.
    O
  • "Estándar" en la herramienta Direct Costs del proyecto y la plantilla de permiso asignada al usuario debe tener el permiso granular "Crear Direct Cost". 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Direct Costs del proyecto.
  2. Haga clic en el botón + Añadir Direct Cost.
  3. Rellene los siguientes campos:
    • Tipo: Seleccione Nómina, Invoice, o Gasto del menú desplegable.
    • Fecha: Seleccione una fecha del selector de calendario.
    • Estatus: Seleccione Borrador, Pendiente, Revisar y Reenviar, o Aprobado. Si el estado se establece en un valor diferente a "Borrador", el valor del costo se verá en la columna "Direct Cost" del Presupuesto. 
    • Proveedor: Seleccione un proveedor de la lista desplegable de quien recibió el direct cost. Este campo es obligatorio si ha seleccionado "Invoice" como su tipo de direct cost. Usted puede atribuirle a direct cost a un proveedor en el directorio de la compañía sin la necesidad de agregarlo al directorio del proyecto.
    • Empleado: Seleccione un empleado de la lista desplegable de quien recibió el costo directo.
    • Términos: Ingrese cualquier condición para el vendedor. Puede seleccionar una de las opciones del menú desplegable o crear las suyas ingresando texto en el cuadro de texto Condiciones.
      Nota: El menú desplegable no aparecerá para los usuarios en navegadores más antiguos como Internet Explorer 9 y Safari. 
    • Descripción: Ingrese una descripción más detallada del direct cost.
    • Fecha de recepción: Ingrese la fecha en la que el direct cost se recibió.
      Nota: Esta fecha deberá caer entre la fecha de inicio y de finalización del período de facturación de la solicitud de pago en la que desee ver el direct cost llenado previamente. 
    • Fecha de pago: Ingrese la fecha en la que el direct cost se pagó.
    • Adjuntos: Agregue un archivo adjunto como una copia del direct cost. 
  4. Agregue una partida al direct cost seleccionando uno de los siguientes:
    1. Subproyectos: Si tiene subproyectos en su proyecto, seleccione un subproyecto. 
    2. Código de costo: Seleccione el código de costo apropiado para el ítem.
    3. Tipo: Seleccione el tipo de ítem adecuado desde el menú desplegable.
    4. Cantidad: Ingrese la cantidad de unidades.
    5. Unidad: Ingrese la cantidad de unidades del ítem.
    6. Costo Unitario: Ingrese cada costo unitario. 
    7. Subtotal: El subtotal se calculará automáticamente. 
    8. Haga clic en + Añadir. Si la combinación del subproyecto, código de costo y tipo de costo no están presupuestados, aparecerá una ventana emergente que le solicitará que confirme que desea agregar estas partidas al presupuesto. Si se selecciona ACEPTAR, estas partidas se agregarán directamente al Presupuesto con un "?" junto a la partida. 
    9. Haga clic en Crear para crear el costo indirecto.