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Procore

Añadir un usuario al directorio del proyecto

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Objetivo

Añadir una persona al directorio del proyecto.

Contexto

En Procore, un usuario es una persona cuya información de contacto se ha añadido a la aplicación Procore. Procore identifica de forma única a sus usuarios por su dirección de correo electrónico. Para añadir una persona a Procore (también conocido como crear una nueva cuenta de usuario), los requisitos mínimos son:

  • Apellido. Este es el apellido del usuario.

  • Dirección de correo electrónico. Este es el identificador único para un usuario en Procore. Un usuario puede ser miembro de una o más cuentas de diferentes compañías (por ejemplo, un subcontratista que esté trabajando para dos contratistas generales diferentes (por ejemplo, Nelson General Contractors) podría ser añadido como usuario de ambas compañías utilizando la misma dirección de correo electrónico (por ejemplo, john@example.com). Al iniciar sesión en Procore, se le presentará la opción de elegir la cuenta de la compañía que desea ver. También puede cambiar de compañía mientras está conectado).

  • Plantilla de permisos. La configuración de una plantilla de permisos define cuáles herramientas de Procore pueden acceder los usuarios, qué tareas pueden realizar y qué información pueden editar o ver en cada herramienta. Las plantillas de su compañía son administradas por su administrador de Procore. Consulte Administrar plantillas de permisos.

En función de sus permisos, los usuarios pueden añadirse a la cuenta de una compañía en dos lugares: (1) El directorio a nivel compañía, o (2) El directorio a nivel de proyecto. (Nota: Añadir una persona al directorio a nivel proyecto también añadirá automáticamente el perfil del usuario al directorio a nivel compañía. Consulte Añadir una persona al directorio de la compañía). Este artículo describe cómo añadir una persona al directorio del proyecto.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requerido:

    • Para añadir o editar personas en las pestañas Usuarios y Usuarios inactivos, permisos de nivel ''Administrador'' en la herramienta Directorio del proyecto.
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    • Para añadir o editar personas en la pestaña Usuarios como un usuario con permisos de nivel "Estándar" o "Solo lectura" a la herramienta de directorio del proyecto, el permiso granular "Crear y editar usuarios" debe estar habilitado en la plantilla de permisos asociada con su cuenta de usuario en el proyecto.

  • Campos mínimos requeridos:

    • Apellido

    • Dirección de correo electrónico

    • Plantilla de permisos:

  • Información adicional:

    • Al crear un nuevo usuario en un directorio de proyecto, el usuario también se añade automáticamente al directorio de la compañía.

    • Los cambios en el perfil de un usuario en un directorio de proyectos se reflejan en todos los proyectos a los que el usuario tiene acceso, así como en el directorio de la compañía.

    • Los avatares personales sólo pueden ser añadidos a Procore por el usuario final.

Añadir una persona

  1. Navegue hasta la herramienta Directorio del proyecto.
    Esto revela la página Directorio del proyecto.

  2. En el panel derecho, haga clic en Añadir persona.
    Se abrirá la ventana"Añadir una persona".

  3. (Recomendado) Si desea buscar en Procore para ver si la persona ya existe en el directorio de compañías, empiece por escribir el nombre de la compañía de la persona en la lista Avanzado. Si existe una coincidencia, selecciónela y el sistema rellenará automáticamente los campos de esta ventana con la información del usuario. Luego proceda con el paso 5.  

  4. Si buscó a la persona en el paso anterior y NO existe, complete los siguientes campos en la ventana "Añadir una persona a <Nombre del proyecto>":

    • Nombre. Introduzca el nombre del nuevo usuario.

    • *Apellido. Introduzca el apellido del nuevo usuario.

    • *Dirección de correo electrónico. Introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo usuario. Este será el correo electrónico que la persona utiliza para iniciar sesión en Procore. Para añadir el registro, la entrada de la dirección de correo electrónico debe utilizar el formato adecuado (por ejemplo, jsmith@example.com).

    • *Plantilla de permisos. Seleccione una (1) de estas opciones de la lista desplegable:
      Nota: para obtener más información sobre los permisos de usuario, consulte Administrar plantillas de permisos.

      • Plantilla de permisos de proyecto. Si su compañía ha definido permisos para diferentes herramientas a nivel de proyecto, seleccione la plantilla adecuada para la función del nuevo usuario en el proyecto. (Por ejemplo, si el nuevo usuario es un miembro del equipo de diseño, seleccione la opción de Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en la obra, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar o Administrador) que definió para ese rol.
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      • Plantilla de permisos de la compañía. Si su compañía tiene permisos definidos para diferentes herramientas a nivel de compañía, seleccione la plantilla adecuada para la función del nuevo usuario (por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione el comando Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en la obra, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar o Administrador) que definió para esa función.
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      • Aplicar plantilla de permisos después. Si desea definir los permisos del usuario para las herramientas del proyecto más adelante, seleccione esta opción.

  5. Cuando haya introducido datos en todos los campos obligatorios, haga clic en Añadir.
    Esto cierra la ventana "Agregar una persona" y lo lleva a la página "Editar" información de contacto del nuevo usuario.

  6. Continúe con Actualizar la información de la compañía de la persona.

Actualizar la información de la compañía de la persona

Nota: Un usuario "Estándar" NO tiene permiso para agregar un nuevo registro de proveedor/compañía al Directorio del proyecto ingresando nueva "Información de la compañía" en la página Editar contacto. Aunque el usuario puede registrar la "Información de la compañía" del usuario en el registro de la persona, al hacerlo NO se creará un nuevo registro de compañía/proveedor en el Directorio. Esta capacidad sólo está disponible para los usuarios con permisos de "Administrador".

  1. En el área "Información de la compañía", empiece escribiendo el nombre de la compañía de la persona en la casilla y, a continuación, haga clic en el botón "Continuar":

    • Si aparece una correspondencia apropiada para su entrada, la compañía ya existe en el directorio de compañías de Procore. Usted querrá seleccionar esa compañía de la lista desplegable (Nota: Verifique siempre que está seleccionando la compañía apropiada. La información de contacto de esa compañía rellenará automáticamente los campos Dirección, Ciudad, País/Estado, Código postal, Teléfono de oficina y Fax).
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    • Si no aparece una correspondencia apropiada para su entrada, puede introducir manualmente la información de la compañía de esa persona en los campos correspondientes. La adición de un nombre de compañía único en esta casilla también añadirá un nuevo registro de compañía en las herramientas de directorio a nivel de proyecto y a nivel de compañía.
      Importante! Al añadir una nueva compañía a un proyecto, se recomienda que preste mucha atención a cómo se escriben los registros de proveedores/compañías existentes en todos los proyectos de su compañía en Procore (por ejemplo,"ABC Cemento" frente a"ABC Cemento Ltda").  Cualquier entrada de datos única para el nombre de la compañía puede resultar en la presencia de dos (2) o más registros únicos para una sola entidad en el Directorio a nivel compañía.

  2. Si necesita eliminar toda la información del área"Información de la compañía", haga clic en Borrar información de compañía.

  3. Continúe con Actualizar la información de contacto de la persona.

Actualizar la información de contacto de la persona

  1. En el área "Información personal", verifique que la siguiente información sea correcta:

    • Nombre

    • Apellido

    • Iniciales

    • Dirección de correo electrónico

  2. Elija una de estas opciones para introducir la dirección de la persona:

    • Si desea rellenar los campos con la dirección de la compañía, haga clic en Usar dirección de la compañía. A continuación, puede personalizar cualquiera de estos campos con información específica de la persona.
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    • Introduzca la información manualmente en los campos Dirección, Ciudad, País/Estado, Código postal, Teléfono y Fax de la oficina. Si la persona tiene una extensión telefónica, introdúzcala en el campo Ext.

  3. Introduzca el número de móvil de la persona en la casilla Teléfono celular.

  4. Introduzca el título profesional de la persona en el cuadro Puesto laboral.

  5. Seleccione el rol funcional de esa persona en el proyecto de construcción de la lista de Roles del proyecto.
    Nota: Las selecciones de esta lista se crean en la herramienta Portafolio. Consulte Agregar funciones de proyecto personalizadas.

  6. Si desea facilitar la búsqueda de la persona en el directorio del proyecto, introduzca las palabras clave relevantes en el campo Etiquetas/palabras clave. Por ejemplo, si la persona se especializa en la selección de la fuente de mejor valor (BVSS), es posible que desee introducir el acrónimo BVSS. Se trata de un campo de texto libre, por lo que puede crear su propio sistema de clasificación de etiquetas y palabras clave para satisfacer las necesidades específicas de su organización.

  7. Omita la casilla de verificación Activo? Esta parametrización sólo se puede modificar en el directorio de compañías.

  8. En la lista desplegable Enviar mensajes a este usuario, seleccione Vía email o Para nada.

  9. Si la persona es un empleado de su organización, marque la casilla ¿Es empleado de <Nombre de compañía>?.

  10. Si desea designar a esta persona como gerente de seguros, coloque una marca en la casilla ¿Es un administrador de seguros de <Nombre de su compañía>?. Consulte Designación de un administrador de seguros para su compañía.

  11. Si desea adjuntar alguna licencia, fotografía u otra documentación relevante para esa persona, haga lo siguiente:

    • Haga clic en Adjuntar archivos. A continuación, adjunte los archivos deseados al perfil del nuevo usuario.
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    • Mueva cualquier archivo de su computadora al área de la casilla gris de Arrastrar y soltar.

  12. Continúe con Actualizar la plantilla de permisos de proyecto de la persona.

Actualizar los permisos de proyecto de la persona

  1. En el área "Plantillas de permisos del proyecto", la configuración de permisos que especificó anteriormente se selecciona en la lista desplegable.
    Nota: Al seleccionar una plantilla, el permiso de acceso de ese usuario no se puede modificar desde el directorio del proyecto. En su lugar, puede modificar la plantilla en el directorio a nivel compañía (consulte Editar plantilla de permisos en el directorio a nivel compañía) o bien seleccionar "No aplicar plantilla de permisos" y crear permisos personalizados para la persona como se detalla a continuación.

  2. Si desea cambiar los permisos del usuario, seleccione una (1) de estas opciones de la lista desplegable Plantilla de permisos de proyecto:
    Nota: Para obtener los mejores resultados, se recomienda que seleccione siempre una plantilla de permisos de compañía o de proyecto por las razones que se describen a continuación.

    • No aplicar una plantilla de permiso. Si desea crear permisos personalizados para el usuario del proyecto, seleccione esta opción, los botones de selección están habilitados para que pueda personalizar los permisos del usuario para las herramientas del proyecto.
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    • Plantilla de permisos de la compañía. Si su compañía tiene permisos definidos para diferentes herramientas a nivel compañía (consulte Administrar plantillas de permisos), seleccione la plantilla adecuada para la función del nuevo usuario (por ejemplo, si el nuevo usuario es miembro del equipo de diseño, seleccione el comando Arquitecto/Ingeniero). Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en la obra, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar o Administrador) que haya definido para ese rol.
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    • Plantilla de permisos del proyecto. Si su compañía ha definido permisos para diferentes herramientas Procore a nivel proyecto, seleccione la plantilla adecuada para la función del nuevo usuario en el proyecto. (Por ejemplo, si el nuevo usuario es un miembro del equipo de diseño, seleccione al Arquitecto/Ingeniero. Si el nuevo usuario será el especialista en hormigón en la obra, seleccione Capataz/Superintendente). Esto limita los permisos de acceso de los usuarios en Procore a las herramientas y al nivel de permisos (por ejemplo, Ninguno, Solo lectura, Estándar o Administrador) que haya definido para ese rol.

  3. Continúe con Añadir usuario a un grupo de distribución.

Añadir la persona a los grupos de distribución del proyecto

Si su compañía o proyecto contiene algún grupo de distribución, estos grupos aparecerán en el área apropiada:

  • Al añadir una nueva persona, no aparecerá ninguna información en el área Grupos de distribución. Para una persona existente, esta área visualizará los nombres de los grupos de distribución a nivel compañía a los cuales ha sido añadido. Consulte Añadir grupo de distribución al directorio a nivel compañía.

  • En el área de Grupos de distribución, marque la casilla de verificación correspondiente a los grupos de distribución deseados. Para crear grupos adicionales para su uso en el proyecto, consulte Agregar grupo de distribución al directorio del proyecto.

Configurar las notificaciones de correo electrónico predeterminadas de la persona

Muchas herramientas de Procore están diseñadas para enviar notificaciones automatizadas a los usuarios directamente. Por ejemplo, para notificar al contratista responsable cuando se requiera su opinión o para notificar a las partes interesadas cuando una fecha de vencimiento del proyecto esté pendiente o cuando una partida esté atrasada. También se pueden enviar notificaciones automatizadas para mantener a los miembros de un grupo de distribución en el bucle de comunicación.

  1. En el área "Notificaciones de correo electrónico predeterminadas", marque una (1) o más de estas casillas:

    • Correos electrónicos (por defecto). Esto incluye a la persona como destinatario en las notificaciones distribuidas desde la herramienta Emails.

    • RFI (por defecto). Esto incluye a la persona como destinatario en los avisos distribuidos desde la herramienta RFI.

    • Submittals (por defecto). Esto incluye a la persona como destinatario de las notificaciones distribuidas desde la herramienta Envíos.

    • Ítems de punch list (por defecto): Esto incluye a la persona como destinatario en las notificaciones distribuidas desde la herramienta Lista de perforaciones.

    • Retraso por causa del clima (por email). Esto incluye a la persona que recibe las notificaciones sobre las demoras climáticas del proyecto.

    • Retraso por causa del clima (por telefóno): Esto incluye las notificaciones telefónicas de la persona que está al teléfono acerca de las demoras en el tiempo del proyecto.
      Nota: Para obtener más información sobre las notificaciones de retardo meteorológico, vea Habilitar las alertas de retardo meteorológico por teléfono o correo electrónico.

    • Observaciones (por defecto). Esto incluye a la persona encargada de las notificaciones distribuidas desde la herramienta Observaciones.

  2. Continúe con Establecer las notificaciones de horario de la persona.

Establecer las notificaciones de horario de la persona

Si la herramienta Programas es una herramienta activa en el proyecto, aparece el área "Notificaciones del programa". Si la herramienta Programa NO está activa, estas selecciones NO son visibles.

  1. En el área "Notificaciones del programa", configure las opciones deseadas de la siguiente manera:

    • Todas las tareas del proyecto (semanal). Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba automáticamente una notificación cada semana para todas las tareas del proyecto.

    • Tareas de recursos asignadas a. Si tiene integrado Microsoft Project con su programa, puede asignar recursos al usuario para que se le notifique cada vez que se asigne ese recurso a una tarea programada.

    • Cuando cambie el programa. Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba una notificación por cada cambio de horario que se produzca.

    • Cuando se solicite un cambio del programa. Marque esta casilla de verificación para que el usuario reciba una notificación por cada solicitud de cambio de horario.

  2. Continúe con Guardar o Guardar y enviar invitación/notificación.

Guardar el registro de la persona

Al guardar el registro de una persona, puede optar por enviarle una invitación/notificación para que inicie sesión en Procore como usuario o simplemente puede guardar la información de contacto de esa persona en la herramienta Directorio.

Guardar y enviar al usuario una invitación/notificación

  • Si se trata de un nuevo usuario y desea invitar a la persona a unirse a Procore, haga clic en Guardar y enviar invitación a Procore (Nota: este botón sólo está disponible cuando el usuario no ha iniciado sesión previamente en Procore. También envía a la persona una notificación por correo electrónico para que se una a la organización Procore de su compañía como usuario).
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  • Si ha actualizado un usuario existente y desea notificarle el cambio, haga clic en Guardar y enviar notificación (Nota: este botón sólo está disponible cuando el usuario ha iniciado sesión previamente en Procore. Envía una notificación por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de la persona).

Guardar la persona como contacto

  • Si se trata de un contacto y simplemente guarda el registro de la persona en su sistema, haga clic en Guardar. El sistema NO enviará una invitación o notificación por correo electrónico a la persona. Sin embargo, el nombre de esa persona estará disponible en la aplicación Procore en caso de que sus usuarios necesiten seleccionar el nombre de esa persona para mantener registros en Procore.

 

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