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Procore

Importar costos indirectos

Objetivo

  • Importar costos indirectos a la herramienta Costos indirectos en su proyecto para que pueda agregar múltiples costos a la vez. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requerido:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Costos indirectos de su proyecto.
  • Requisitos previos:
    • Usuarios:
      • Si va a asociar un costo indirecto con un usuario de Procore en el campo "Empleado", asegúrese de que los usuarios se hayan agregado a la herramienta Directorio de su compañía o del proyecto. 
    • Proveedores:
      • Si va a asignar a un proveedor/compañía como el "Proveedor" para el costo indirecto, asegúrese de que el proveedor/compañía se haya agregado a la herramienta Directorio de la compañía o del proyecto.  
    • Códigos de costo:
      • Si su proyecto está utilizando códigos de costos personalizados, asegúrese de que los códigos de costos deseados existan en el proyecto.
        O
      • Si su compañía ha implementado la herramienta de integración de ERP, los datos de su sistema ERP deben estar sincronizados con Procore y cada código de costo debe asignarse a una categoría
  • Requisitos de la plantilla de importación
    • Ingrese los datos en la plantilla completada en el formato XLSX. Luego, guarde el archivo en el formato CSV.
    • Datos de la columna obligatorios:
      • ¡Importante! Para evitar errores de importación, NO agregue filas vacías, NO agregue columnas en blanco, NO agregue nuevas columnas de datos y no elimine la fila del encabezado de la plantilla de importación. 
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado que define los campos en la tabla de Excel y su base de datos en Procore.
        • Los siguientes encabezados son obligatorios: Tipo, Factura Nº, Descripción, Empleado, Estatus, Condiciones, Fecha, Fecha de recepción, Fecha de pago, Proveedor y Código de costo. 
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
    • Datos necesarios de la fila:
      • ¡Importante! No hay límite en el número de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
      • Usted DEBE ingresar la abreviatura apropiada del tipo de costo (por ejemplo, ingrese "MO" para "Mano de obra", "E" para "Equipos", "M" para "Materiales", "C" para "Contrato" o ''S'' para ''Subcontrato'', "CP" para "Costo del propietario",  "SP" para "Servicios profesionales" u "O" para "Otro") para el tipo de costo. Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas.
      • Cada fila en la tabla corresponde a una partida de costos indirecto. Como mínimo, cada registro requiere un valor Tipo. Si ingresa "Factura" en la celda Tipo, los valores Proveedor y Número de Factura son obligatorios.
      • Otras columnas y celdas en una sola fila pueden dejarse en blanco.
  • Limitaciones:
    • Lenguaje:
      • El sistema actualmente no acepta los Tipos y Condiciones en español. Por favor ingresar estos datos en ingles respectivamente. 
    • Subproyectos:
      • Si su compañía ha habilitado la función subproyecto para la herramienta de integración ERP, o si ha agregado subproyectos en la herramienta Administrador. 
  • Información adicional:
    • Si necesita ayuda con el proceso de importación, no dude en enviar una solicitud por correo electrónico a imports@procore.com.

Pasos

  1. Descargue una de las plantillas de importación:
    • Plantilla de importación CSV: import-direct-costs.csv
    O
    • Plantilla de importación XLSX: import-direct-costs.xlsx
      Nota: La plantilla XLSX contiene instrucciones para el ingreso de datos. Si utiliza esta versión para recopilar sus datos, asegúrese de guardar el archivo en el formato CSV requerido antes de comenzar la importación. 
  2. Abra el archivo CSV o XLSX en Microsoft Excel.
  3. Rellene los siguientes campos para el costos indirecto que desea importar:
    • Type (Tipo)
      Ingrese "Factura", "Gasto" o "Nómina". Esto distingue entre mayúsculas y minúsculas. La primera letra siempre debe estar en mayúscula (por ejemplo, "Factura"). 
      ¡Importante! Si introduce un valor distinto de "Factura", "Gasto" o "Nómina", la importación fallará.
    • Invoice # (Factura Nº)
      Si ingresó "Factura" en la celda Tipo, debe ingresar un número de facturaen esta celda. Puede ingresar cualquier combinación de caracteres alfanuméricos. Si ingresa "Gastos" o "Nómina", deje esta celda en blanco. 
    • Description (Descripción)
      Ingrese una descripción detallada sobre el costos indirecto. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos.
    • Employee Email (Correo electrónico del empleado)
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa de la persona de quien recibió el costos indirecto. Siempre ingrese la dirección exactamente como aparece en el Directorio del proyecto (Nota: Los usuarios siempre deben existir en el Directorio del proyecto. Consulte "Agregar a una Persona al Directorio del proyecto " o "Importar usuarios al Directorio del proyecto". Ver también la sección a continuación).
    • Status (Estatus)
      Ingrese "Borrador", "Pendiente", "Revisar y reenviar", o "Aprobado".
      (Nota: Si el estatus se establece en un valor diferente a "Borrador", el valor del costo será visible en la columna "Costos indirecto" en la herramienta Presupuesto).
    • Terms (Condiciones)
      Ingrese las condiciones de pago para el proveedor. Debe ingresar "Debido a la recepción", "10 días neto", "15 días neto", "30 días neto", "45 días neto", "60 días neto", "90 días neto" o "120 días neto". (Nota: Si deja esta celda en blanco, no se aplicará ninguna condición). Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas. 
    • Date (Fecha)
      Introduzca la fecha de creación utilizando el formato de fecha MM/DD/AAAA (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará.
    • Received Date (Fecha de recepción)
      Ingrese la fecha en la que recibió el costos indirecto del empleado o proveedor utilizando el formato de fecha MM/DD/AAAA (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará.
    • Paid Date (Fecha de pago)
      Ingrese la fecha en que se remitió el pago al empleado o proveedor utilizando el formato de fecha MM/DD/AAAA (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará.
    • Vendor (Proveedor)
      Ingrese el nombre del proveedor/compañía exactamente como aparece en el Directorio del proyecto. (Nota: Asegúrese de ingresar el nombre del proveedor/compañía exactamente como aparece en el Directorio del proyecto, ya que no se puede modificar más adelante).
    • Cost Code (Código de costo)
      Ingrese el código de costo apropiado para el ítem (por ejemplo, 01-510). 
      (Nota: Las herramientas Administrador a nivel Compañía y Proyecto incluyen una estructura de código de costo de 16 divisiones que se alinea con el  CSI MasterFormat. Su compañía también puede utilizar sus propios códigos de costos personalizados. Ver Cosas para considerar más arriba).
    • Cost Type (Tipo de costo)
      Ingrese la abreviatura apropiada del tipo de costo (por ejemplo, ingrese "L" para"Mano de obra", "E" para"Equipos", "M" para"Materiales", "S" para "Compromiso", "OC" para"Costo del propietario",  "PS" para"Servicios profesionales" u "O" para "Otro" Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas.
    • Line Item Description (Descripción de la partida)
      Ingrese una explicación descriptiva detallando la partida del costos indirecto. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos. 
    • Quantity (Cantidad)
      Ingrese un número total de unidades como el valor de cantidad de la partida (por ejemplo, ingrese 1 o 100). 
    • Units (Unidades)
      Ingrese la unidad de medida para la partida (por ejemplo, horas, docenas, cajas, excursiones, kg, lbs, y así sucesivamente). Este es un campo de texto de forma libre para que pueda formatear sus entradas de cualquier forma que quiera.  
    • Unit Costs (Costo unitario)
      Ingrese el costo por unidad (por ejemplo, 160.00 o 1600.00) y omita el signo dólar/peso ($).
    • Amount (Monto)
      Ingrese el total del monto de la partida. 
  4. Después de completar el ingreso de datos, guárdelo en el formato de archivo CSV (por ejemplo, en Microsoft Excel, elija Archivo> Guardar como). 
    ¡Importante! Si ingresó datos en formato XLSX, debe convertirlos al formato de archivo CSV para importar los datos. Si no convierte el archivo a CSV, la importación fallará. 
  5. Navegue hasta la herramienta Costos indirectos del proyecto.
  6. En el panel derecho, en la casilla Importar Costos indirectos, haga clic en Elegir archivo y seleccione el CSV.
  7. Haga clic en Importar. Si la combinación del subproyecto, el código de costo y el tipo de costo no está presupuestada para una partida, esta partida se agregará directamente al Presupuesto con un "?" junto a la partida.  

    El sistema valida los datos de importación. Cuando se completa la validación, aparece una página de Confirmación para que pueda obtener una vista previa de los resultados antes de completar la importación. Tiene estas opciones:
    • Errores. Si uno o más registros contienen un error de datos, se enumeran en la columna Error.  Solucione estos problemas en la plantilla de importación y luego cargue el archivo de importación corregido. El botón Importar de la esquina superior derecha de la página permanecerá en gris y no estará disponible. 
      O
    • Importar. Si no se encuentran errores, el botón Importar se habilita. Cuando esté listo para continuar con el proceso de importación, haga clic en Importar