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Procore

Téléverser et envoyer un dessin d’atelier

Objectif

Répondre à une demande d’action quant à un dessin d’atelier comme sous-traitant sur un projet de construction (c.-à-d., téléverser des pièces jointes et répondre à une demande d’action d’un entrepreneur général pour un dessin d’atelier).

Contexte

Si l’entrepreneur général d’un projet de construction vous attribue le rôle de « déposant » pour un flux de travail de dessin d’atelier, vous devrez agir quant à un dessin d’atelier. Par exemple, il se peut que vous deviez téléverser des plans, dessins ou d’autres documents comme pièces jointes au dessin d’atelier, afin de répondre aux exigences du dessin d’atelier, puis procéder à la révision de la conception.

Généralement, les dessins d’atelier dans Procore sont créés par un gestionnaire de dessins d’atelier (cependant, le rôle de gestionnaire de dessins d’atelier peut être réattribué). Cette personne nomme l’objet du dessin d’atelier puis complète la saisie des données dans les champs pour le dessin d’atelier. Cette personne désigne également des membres de l’équipe de projet en tant que « déposant(s) » ou « approbateur(s) » à partir du flux de travail du dessin d’atelier.
Si vous êtes désigné comme « déposant » (généralement un sous-traitant), Procore vous enverra un courriel automatisé avec l'objet suivant: « Action requise quant à un dessin d’atelier » pour vous avertir que l’entrepreneur général exige votre réponse relativement au dessin d’atelier. 
Selon les exigences spécifiques de votre entente, il se peut que vous deviez téléverser des pièces jointes (documents, dessins, plans, etc.) quant au dessin d’atelier, qui seront ensuite envoyées à l’équipe de conception aux fins de révision et d’approbation. Pour vous aider avec ce processus, la notification par courriel (voir l’illustration ci-dessous) contient un lien d’affichage en ligne. Il peut également contenir des pièces jointes que vous pourriez devoir télécharger et réviser avant de répondre à leur demande d’action. 
 
EmailNewSubmittal.png
 

Éléments à considérer

  • Les permissions d’utilisateur requises : 
    • Pour répondre à une demande d’action relative à un dessin d’atelier, un niveau de permission « Standard » est requis sur l’outil Dessins d’atelier. 
    • Note: Si vous êtes un sous-traitant, vous pouvez déterminer si le niveau de permission attribué à votre compte d’utilisateur Procore est approprié en accédant à l’outil Dessins d’atelier. Si vous voyez le bouton Créer un dessin d’atelier, vous pouvez répondre au dessin d’atelier. 
  • Exigences :
    • Pour que le système vous envoie une notification automatisée par courriel, vous devez avoir (1) un compte d’utilisateur Procore avec le niveau de permission « Standard » ou supérieur sur l’outil Dessins d’atelier du projet et (2) être désigné comme le « déposant » sur le flux de travail du dessin d’atelier. En outre, l’utilisateur qui a créé le dessin d’atelier (ou le « gestionnaire de dessins d’atelier ») doit avoir cliqué sur le bouton Créer et envoyer des courriels dans le dessin d’atelier. 
  • Informations additionnelles :
    • Selon les préférences de l’entrepreneur général, vous pourriez recevoir un courriel lorsque plusieurs actions sont effectuées sur le dessin d’atelier, par exemple lorsque le réviseur laisse un commentaire ou modifie sa réponse au dessin d’atelier ou qu’une pièce jointe y est téléversée.

Étapes

Répondre à la demande d’action

  1. Choisissez l’une de ces options :
    • Ouvrez le message courriel et cliquez sur le lien Afficher en ligne. Si vous n’êtes pas actuellement connecté à Procore, vous serez invité à ouvrir une session.

      CourrielDA.png
       
      OU
    • Ouvrez une session dans Procore et allez à l’outil de Dessins d’atelier du projet. Ensuite, trouvez le dessin d’atelier souhaité dans la liste et cliquez sur le bouton Afficher (Note: votre nom apparaîtra dans le champ « Responsable ».

      ListeDA.png


      Cette action affiche le dessin d’atelier en mode affichage. Une bannière JAUNE apparaît en haut de la page indiquant que le dessin d’atelier requiert votre attention. 

      bannerDA.png
       
  2. Fournir les informations requises pour le dessin d’atelier comme suit :
    • Échéance: Révisez la date d’échéance du dessin d’atelier. C’est la date avant laquelle vous devez soumettre une réponse. 
    • Boîte de texte: Dans la boîte prévue, entrez votre réponse officielle au dessin d’atelier. 
    • Joindre un ou des fichiers: Cliquez sur le lien pour téléverser les fichiers requis (Note : vous pouvez également déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la boîte Glissez et déposez le(s) fichier(s)). 
      bannerDACollapse.png
  3. Cliquez sur Soumettre.
    Le système téléverse les fichiers qui sont envoyés au dessin d’atelier dans l’outil de dessin d’atelier du projet. Le système modifie automatiquement la « Réponse » à « Envoyée » sur le flux de travail du dessin d’atelier. Un indicateur de progression apparaît également à côté des pièces jointes dans la zone « Dernière réponse ». Le téléversement de la pièce jointe peut durer quelques minutes. 
     
  4. Vous pouvez fermer la session Procore avant la fin du téléversement, si vous le souhaitez. Une fois terminé, le système enverra une notification automatisée par courriel au « Gestionnaire de dessins d’atelier » pour l’avertir que le dessin d’atelier a été mis à jour (par exemple, objet du courriel : « Réponse et commentaires de l’approbateur modifiés pour le dessin d’atelier »). De plus, s’il y a des « approbateurs » désignés sur le flux de travail du dessin d’atelier, le système effectuera les actions suivantes:
    • Si l’approbation séquentielle est activée, le système envoie une notification automatisée par courriel avec l’objet « Action requise pour le dessin d’atelier » à la personne « Responsable ». Le système modifie également le statut de la réponse de l’approbateur au dessin d’atelier à « En attente ». Voir Répondre à un dessin d’atelier comme réviseur.
      OU
    • Si l’option approbation parallèle est activée, le système envoie une notification automatisée par courriel avec l’objet « Action requise sur le dessin d’atelier » à tous les approbateurs. Le système modifie également le statut « Réponse » à « En attente » dans le dessin d’atelier. Voir Répondre à un dessin d’atelier comme réviseur.

      submittalWF.png

      Après qu’une réponse « Approuvée » a été soumise par chaque approbateur sur le flux de travail du dessin d’atelier, le système enverra au « Gestionnaire de dessins d’atelier » une notification automatisée par courriel pour l’avertir de la réponse. Ce courriel a pour objet « Réponse et commentaires de l’approbateur modifiés pour le dessin d’atelier ». 

      Lorsque l’approbation finale est soumise, « l’auteur du dessin d’atelier » devient la personne responsable du dessin d’atelier. Le dessin d’atelier peut alors être distribué à l’équipe.