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Procore

Rechercher et inviter des soumissionnaires

Objectif

Inviter les utilisateurs à soumissionner sur votre dossier de soumissions.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises : Niveau de permissions « Admin » sur l’outil Soumissions de Procore.
  • Inviter plusieurs soumissionnaires à partir d’un seul écran. Utilisez la fonction de recherche de Procore pour trouver des soumissionnaires, puis marquez les compagnies que vous souhaitez inclure dans le dossier de soumissions en un seul clic.
  • Une fois que vous envoyez une invitation à soumissionner à une compagnie, toute personne de cette compagnie peut se connecter pour présenter la soumission de sa compagnie, ou l’invité à soumissionner peut répondre au courriel d’invitation à soumissionner avec le montant de sa soumission.
  • Pour des informations sur ce qui apparaît dans le courriel d’invitation, voir la capture d’écran au bas de la page Créer un dossier de soumissions.

Conditions préalables

  1. Attribuez un métier et / ou un code de coût à chaque compagnie de laquelle vous souhaitez recevoir une soumission et sélectionnez l’invité à soumissionner par défaut sous l’onglet Informations sur le soumissionnaire dans l’outil Répertoire de la compagnie. 

Étapes

  1. Allez à l’outil Soumissions du projet.
  2. Cliquez sur le dossier de soumissions pour lequel vous souhaitez inviter des soumissionnaires à soumissionner en cliquant sur le bouton bleu Afficher à gauche du dossier. Vous pouvez également créer un nouveau dossier. Pour des informations sur la création d’un nouveau dossier, voir Créer un dossier de soumissions.
  3. Cliquez sur le bouton orange Rechercher des soumissionnaires dans le panneau à droite de cette page.
  4. Invitez des soumissionnaires en recherchant avec les mots-clés, codes de coût ou métiers. Vous pouvez également cliquer sur Options avancées pour plus de filtres pour vos soumissionnaires, y compris, mais sans s’y limiter, les petites entreprises, les entreprises afro-américaines, les entreprises hispaniques, les entreprises par les femmes, membre de syndicat, entreprise asio-américaine, entreprise amérindienne, entreprise agréée, etc.
  5. Si vous souhaitez copier la liste des soumissions d’un autre dossier de soumissions, sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez copier en cliquant sur le menu déroulant à côté de « Copier la liste des soumissions de ». Vous pouvez copier des listes des soumissions uniquement à partir de projets « Actifs ».
    (Note : Il s’agit d’un type de filtre. Vous pouvez rechercher des soumissionnaires dans la liste des soumissions à partir du dossier « Béton » avec le code de coût « Objectif 01-000 », avec un métier, un mot-clé et des options avancées en même temps pour affiner votre recherche.)
    Voir la capture d’écran ci-dessous:

    RechercherSoumissionnaires.png
     
  6. Cliquez sur le bouton Rechercher
    (Note : En cliquant sur « Rechercher » sans saisir aucune information, la liste de toutes les compagnies dans le répertoire au niveau de la compagnie apparaîtra.)
  7. Cochez la case à côté de chaque compagnie que vous souhaitez inviter à soumissionner ou cliquez sur la case du haut pour sélectionner toutes les compagnies.
    (Note : Les soumissionnaires qui sont déjà sur votre liste des soumissions seront affichés en italique dans les résultats de recherche, mais sans pouvoir les sélectionner.)

    ListeSoumissionnaire2.png
     
  8. Une fois que vous sélectionnez un ou des soumissionnaires, une bannière apparaît en haut de votre recherche. Au fur et à mesure que vous sélectionnez d’autres compagnies, Procore en effectue le suivi même lorsque vous naviguez à travers d’autres recherches par mots-clés / codes de coût / métiers etc.

    blueBannersearchCompanyBidding.png
     
  9. Lorsque vous avez terminé votre recherche, cliquez sur le bouton Ajouter à la liste de soumission dans la bannière.
    (Note : Vous pouvez toujours revenir à votre liste des soumissions et en ajouter d’autres, mais vous devrez ajouter vos sélections dans la bannière à votre liste des soumissions pour que Procore sauvegarde votre progression.)
  10. Lorsque vous êtes prêt à envoyer des invitations à soumissionner, allez au sous-onglet de la liste des soumissions de votre dossier de soumissions. Si vous avez des invitations à soumissionner en attente, vous verrez apparaître une bannière jaune qui vous invitera à envoyer toutes les invitations à soumissionner en même temps. 

    YellowbannerInviteBid.png
     
  11. Cliquez sur Envoyer les invitations.
  12. Vous accédez ainsi à la page « Envoyer des invitations », dans laquelle vous pouvez assigner un code de coût à chaque compagnie et désigner à qui l’invitation à soumissionner sera envoyée. Vous pouvez également décocher les utilisateurs pour qu’ils ne reçoivent pas d’invitation à partir de cette page.
    (Note : Vous pouvez uniquement ajouter des destinataires à partir de votre répertoire de projet.)

    (Note : Si vous avez plus de 50 invitations à soumissionner à envoyer, cliquer sur le bouton Envoyer les invitations pour que vous accédiez à une page avec les 50 premiers soumissionnaires, vous permettant de définir le contact pour ces 50 compagnies à la fois. Cliquez sur Envoyer ces 50 invitations pour envoyer les invitations aux soumissionnaires que vous avez configurés. Après cela, vous serez dirigé vers la page suivante des soumissionnaires. Ce processus continuera jusqu’à ce que des invitations aient été envoyées à tous les soumissionnaires figurant sur votre liste des soumissions. Cependant, si vous quittez cette page, les options disparaîtront. Dans ce cas, vous devrez revenir à votre liste des soumissions où les soumissionnaires auxquels vous n’avez pas encore envoyé d’invitations sont maintenus en attente jusqu’à ce que vous réalisiez l’envoi.)
  13. Cliquez sur Inviter pour distribuer des invitations à tous les contacts des compagnies sélectionnées.
    (Note : Les compagnies peuvent configurer plusieurs dossiers de soumissions classés par métiers ou par phases de projet. Chaque dossier de soumissions peut contenir un ensemble distinct de documents de soumissions, d’instructions et d’un ensemble de soumissionnaires.)
  14. Pendant la phase de soumission, vous pouvez revenir à tout moment pour ajouter plus de soumissionnaires à vos dossiers de soumissions. 
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