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Procore

Créer une réunion

Objectif

Pour créer une réunion à l’aide de l’outil Réunions du projet. 

Contexte

Vous pouvez utiliser l’outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions du projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et d’inviter les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez créer des catégories, qui permettent de regrouper les objets de l’ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les objets individuels de l’ordre du jour à vos catégories. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Pour créer une réunion, niveau de permission « Admin » sur l’outil Réunions du projet.
    • Pour être ajoutée à la liste des « Participants prévus » à une réunion, la personne doit avoir un profil dans le répertoire du projet.
    • Pour afficher une réunion à laquelle vous avez été invité, niveau de permission « lecture seule » ou supérieure sur l’outil Réunions.  
  • Plateformes prises en charge:
    • Procore pour Android
    • Procore pour iOS
  • Exigences:
    • La réunion doit être en mode ordre du jour. C’est le paramètre par défaut lorsque vous créez une nouvelle réunion.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Réunions du projet. 
    Cette action affiche la page de liste de réunions.  
  2. Choisissez parmi ces options:
    • Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur Créer une réunion.

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      Cette action ouvre la page Créer une nouvelle réunion. 
  3. Effectuez la saisie de données comme suit:

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    • Réunion #: Indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore assigne automatiquement le numéro un (1) à la première réunion d’une série. Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore assigne le numéro deux (2) à la prochaine réunion de la série et ainsi de suite. Note: Ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros de gauche.
    • Nom de la réunion: Saisissez un nom, un titre ou un objet descriptif pour la réunion.
    • Réunion privée: Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les invités et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur l’outil Réunions.
    • Réunion ébauche: Cochez cette case pour sauvegarder la nouvelle réunion « Ébauche».
    • Date de la réunion: Utilisez le contrôle du calendrier pour fixer la date d’une réunion.
    • Heure de début: Sélectionnez une heure de début de la réunion. Inclure A.M. ou P.M. après l’heure de début.
    • Heure de fin: Sélectionnez une heure de fin de la réunion. Inclure A.M. ou P.M. après l’heure de fin.
    • Fuseau horaire: Sélectionnez un fuseau horaire pour la réunion.
    • Lieu de la réunion: Le lieu de la réunion (par ex., salle de conférence A, salle de conférence B, etc.). 
    • Aperçu: Saisissez un sommaire ou une description de réunion. Vous pouvez utiliser les contrôles sur la barre d’outils de formatage pour formater votre aperçu.
    • Pièces jointes: Joindre tout fichier pertinent. Vous avez les options suivantes:
      • Cliquez sur Joignez le ou les fichiers et puis sélectionnez l’option appropriée du menu des raccourcis qui apparaît.
        OU
      • Utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur dans la boîte grise Glissez-déposez le(s) fichier(s).
    • Participants prévus: Ajouter des participants à la réunion en sélectionnant des personnes de ce menu déroulant. Pour apparaître comme une sélection de cette liste, une personne doit avoir un profil d’utilisateur Procore dans le répertoire du projet. 
  4. Cliquez sur Créer.
    Notes:
    • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page est remplacé par « Ordre du jour de la réunion <Nom de la réunion>».
    • Le système ajoute automatiquement une (1) catégorie à la réunion (soit « Objets non catégorisés »). Vous pouvez renommer cette catégorie en écrasant le nom.