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Procore

Créer une réquisition au nom d’un sous-traitant

Objectif

Pour créer une réquisition (une facture d’engagement) pour une demande de paiement.

Contexte

Les réquisitions sont des factures de vos engagements pour des travaux effectués ou des matériaux ou équipements achetés. Les réquisitions sont formatées selon un format typique de facturation progressive avec une page couverture et une page d’article de ligne détaillés.  

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise : « Standard » ou « Admin » sur l’outil Engagements ou ajoutée en tant que destinataire de facturation.
  • Les réquisitions peuvent être soumises pour les deux types d’engagements (bons de commande ou contrats de sous-traitance).
  • Les fournisseurs d’engagements peuvent créer eux-mêmes des réquisitions, ou quelqu’un disposant de droits d’accès suffisants peut les saisir en leur nom. Voir Soumettre une réquisition en tant que sous-traitant.
  • Vous pouvez uniquement modifier les montants facturés sur la dernière réquisition.
  • Les utilisateurs avec un niveau de permission « Standard » peuvent uniquement créer des réquisitions pour des périodes de facturation ouverte. 

Étapes

  1. Allez à l’engagement pour lequel vous souhaitez créer une réquisition. 
  2. Cliquez sur le bouton orange +Créer une réquisition situé sur la barre latèrale à droite de la page.
  3. Le début de la période, la fin de la période et la date de facturation sont préremplis en fonction de ce qui a été inclus lors de la saisie de la période de facturation.
    Note : Les utilisateurs  avec le niveau de permission « Admin » pourront sélectionner parmi les périodes de facturation qui ont été créées. Seules les périodes de facturation qui ne comportent pas de réquisitions connexes peuvent être sélectionnées. 
  4. Saisissez le numéro de facture, si possible.
  5. Sélectionnez l’un des statuts suivants ( pour utilisateur avec le niveau de permission « Admin » seulement) :
    • Ébauche: La réquisition doit toujours être approuvée. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • En révision: La réquisition est actuellement en train d’être révisée par un approbateur. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • Réviser et soumettre à nouveau: la réquisition doit être révisée et envoyée à nouveau. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget. 
    • En attente d’approbation du propriétaire: La réquisition doit être approuvée par le propriétaire. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
    • Approuvé tel que noté: Ce montant n’apparaîtra pas dans le budget.
    • Approuvé: Ce montant apparaîtra dans la colonne Coûts du travail à date dans le budget.
    • Lorsque la compagnie d’engagement crée la réquisition (ou lorsque vous en créez une au nom de celle-ci), vous pouvez modifier le statut à « En révision » lorsque cette réquisition est prête à être révisée. Le réviseur peut alors la marquer comme « Approuvée » ou comme « Réviser et soumettre à nouveau » en conséquence.
    • Note : Les utilisateurs de niveau « Standard » peuvent uniquement modifier les réquisitions avec le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». 
    • Note : Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage du budget standard de Procore. Pour créer ou modifier les affichages, voir Configurer un nouvel affichage du budget.
  6. Joignez toute documentation de sauvegarde requise (par ex., renonciations de privilèges ou libérations).
  7. Cliquez sur le bouton Sauvegarder

Pour les engagements formatés en quantités unitaires

Dans le sous-onglet Détails, pour les réquisitions formatées en quantités unitaires.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la réquisition :
    Pour les réquisitions formatées en quantités unitaires
    • Cette période (qté) : Entrez la quantité pour chaque article de ligne. Le total en dollars sera automatiquement calculé. 
    • Retenue (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez un pourcentage de retenue pour la période de réquisition. (Note : Vous pouvez également régler une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant Régler.)
    • Montant libéré pour cette période ($) : Saisissez le montant de retenue en dollars à libérer pour cette période.
  2. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement, sous-traitant approuvé à la réquisition, cliquez sur Ajouter à la réquisition à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement, sous-traitant approuvés à ajouter à cette réquisition.
    L’entrée et la modification des ordres de changement s’effectuent toujours au niveau du détail de l’article de ligne. Vous pouvez sélectionner un niveau de détails différent quant à la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la réquisition lorsqu’ils sont affichés ou exportés depuis Procore.
  3. Pour sauvegarder vos changements, cliquez sur le bouton Sauvegarder

Pour les engagements formatés en fonction d’un montant :

Dans le sous-onglet Détails, pour les réquisitions formatées en fonction du montant.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque article de ligne qui sera payé par la réquisition : 
    • Travaux achevés (Cette période) : Entrez le montant en dollars des travaux achevés pour la période de paie de la réquisition. Si vous préférez entrer une valeur des travaux achevés en pourcentage, cliquez sur l’icône de la calculatrice et entrez le pourcentage, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder. Procore transformera automatiquement le pourcentage de travail en montant équivalent en dollars. 
    • Matériaux actuellement entreposés : Entrez le montant en dollars des matériaux actuellement entreposés sur le chantier ou dans un entrepôt à proximité qui ne sont pas inclus dans les coûts pour « Travaux achevés » des colonnes (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne pour les réquisitions futures jusqu’à ce qu’elles soient déplacées manuellement à « Travaux achevés ». 
    • Retenue de travail (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez un pourcentage pour les travaux retenus quant à cette période de paie. (Note : Vous pouvez également fixer une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Fixer.)
    • Retenue de matériaux (%) pour cette période (Admin seulement) : Saisissez le pourcentage des matériaux retenus pour cette période. (Note : Vous pouvez également fixer une retenue pour tous les articles de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Fixer.)
    • Retenue du travail ($) libérée pour cette période : Saisissez le montant de retenue en dollars des travaux à libérer pour cette période. 
    • Retenue de matériaux ($) libérée pour cette période : Saisissez le montant de retenue en dollars des matériaux à libérer pour cette période. 
  2. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement, sous-traitant approuvé à la réquisition, cliquez sur Ajouter à la réquisition à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement, sous-traitant approuvés à ajouter à cette réquisition. 
    L’entrée et la modification des ordres de changement s’effectuent toujours au niveau du détail de l’article de ligne.  Vous pouvez sélectionner un niveau de détails différent quant à la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la réquisition lorsqu’ils sont affichés ou exportés depuis Procore. 
  3. Pour sauvegarder vos changements, cliquez sur Sauvegarder.
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