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Procore

Créer une QRT

Objectifs

Pour créer une question/réponse technique (QRT) en utilisant l’outil QRTs du projet.

Contexte

Dans l’industrie de la construction, les QRTs sont utilisées pour clarifier les ambiguïtés, répondre aux questions et combler les lacunes d’informations qui surviennent pendant le processus de construction. Un scénario fréquent qui donne lieu à la création d’une QRT est lorsqu’un sous-traitant ou un superviseur exige une information précise sur l’achèvement d’un travail ou d’une tâche de la part de l’architecte ou de l’ingénieur du projet. Par exemple, il se peut qu’un plan de projet soit pas clair, qu’une exigence soit vague ou qu’une spécification de produit soit devenue désuète, inexacte ou incomplète. Dans de tels cas, il est important de répondre à toutes les questions aussi rapidement et précisément que possible pour empêcher tout malentendu, tout retard de projet ou toute reprise.
Dans Procore, les QRTs comportent les éléments suivants :

  • Informations générales: Pour s’assurer qu’une question est interprétée correctement, il est important d’inclure toute information additionnelle qui pourrait fournir des renseignements contextuels sur une question, une ambiguïté ou un problème particulier. 
  • Question: Une question formelle reliée au projet de construction qui requiert une réponse d’une tierce personne. Par exemple, il se peut qu’un sous-traitant soumette une question pour une QRT concernant un document de construction ou une spécification de produit qui est ambigu. Les questions peuvent aussi être posées au nom d’une autre personne ou d’un vendeur. 
  • Réponses: Un cessionnaire envoie une réponse de la QRT. Par exemple, un ingénieur de projet peut donner une réponse à la question d’un sous-traitant pour clarifier une spécification ambiguë.
  • Réponse officielle: Une réponse (ou plusieurs réponses) qui a été désignée comme étant la « réponse officielle » à la QRT. Le « gestionnaire de la QRT » procède à cette désignation.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Pour créer une QRT avec le statut « Ébauche » ou « Ouvert », l’utilisateur doit avoir un niveau de permission « Admin » sur l’outil QRTs du projet.
    • Pour créer une QRT avec le statut « Ébauche », l’utilisateur doit avoir un niveau de permission « Standard » sur l’outil QRTs du projet.
  • Exigences:
    • Pour sauvegarder une QRT en statut « Ouvert », les champs suivants sont requis: Sujet, Assigné à et Question.
      Note: Un numéro (#) de QRT est vivement recommandé, mais non obligatoire.
  • Informations additionnelles:
    • Pour donner à un utilisateur avec le niveau de permission « Standard » ou « Lecture seule » l'autorisations de recevoir des notifications par courriel sur les mises à jour des QRTs, vous devez ajouter l’utilisateur à la liste de distribution des QRTs, même si cet utilisateur a créé la QRT.
    • Après avoir créé une QRT avec un statut « Ouvert », Procore envoie un avis automatisé par courriel au(x) cessionnaire(s) et aux membres de la liste de distribution des QRTs.
    • Une QRT peut être assignée à une (1) ou plusieurs personnes:
      • Le système désigne le (ou les cessionnaires) comme la personne Responsable .
      • Le(s) cessionnaire(s)  disposent de plusieurs options pour répondre à la QRT.
  • Plateformes supportées :
    • Procore pour le Web 
    • Procore pour iOS
    • Procore pour Android
    • Procore pour Windows

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil QRTs du projet.
  2. Cliquez sur Créer une QRT.

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  3. Dans l’onglet Général, remplir le formulaire avec les renseignements appropriés. (Les champs obligatoires sont marqués avec un * .)

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    • QRT #: Procore attribue automatiquement des numéros aux nouvelles QRTs en ordre séquentiel. Par exemple, 1, 2, 3 et ainsi de suite. La duplication de numéros est également permise.
    • Ébauche: Cochez cette boîte pour créer une QRT avec le statut « Ébauche ». Décochez pour créer une QRT avec le statut « Ouverte ». La saisie dans le champs Question peut uniquement être changée lorsqu’une QRT porte le statut « Ébauche ». Les utilisateurs avec le niveau de permission « Standard » peuvent uniquement créer des ébauches d'une QRT dans Procore. Les utilisateurs avec le niveau de permission « Admin » peuvent créer une QRT avec n’importe quel statut. 
    • Sujet*: Fournir un titre descriptif pour la QRT. Le sujet de la QRT est affiché comme le titre de la QRT dans l’affichage de la liste.
    • Gestionnaire de la QRT*: Sélectionnez un gestionnaire de la QRT à partir du menu déroulant.
      Notes:
      • Par défaut, le nom du gestionnaire désigné de la QRT apparaît ici.
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Admin », sélectionnez un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » ou « Admin » de la liste.
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Standard », la liste comprendra uniquement les noms d’utilisateurs qui ont un niveau de permission « Admin » à l’outil QRTs
    • Assigné à*: Assigner la responsabilité d’envoyer une réponse à la QRT à un ou plusieurs membres de l’équipe du projet. Ces utilisateurs seront désignés comme les responsables de la QRT (Note: un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » pour l’outil QRTs peut uniquement sélectionner des utilisateurs avec un niveau de permission « Admin » de la liste  « Assigné à »). Le système envoie une notification automatisée par courriel à un nouveau cessionnaire avec le sujet : « Vous avez été assigné à cette QRT ».
    • Échéance: Sélectionnez la date avant laquelle vous voulez recevoir une réponse de la personne assignée. Par défaut, les QRTs créées sont dues dans les trois (3) jours ouvrables suivants. Cependant, un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil QRTs peut personnaliser les paramètres de la date d’échéance. Voir Configurer les paramètres avancés: QRTs.
    • Entrepreneur responsable: Cette partie est automatiquement déjà remplie avec la compagnie associée à la personne qui crée la QRT, telle que définie dans le champ « Question reçue de ».
    • Question reçue de: Sélectionnez le nom de la personne qui a requis la demande d’informations. Un utilisateur avec le niveau de permission « Admin » ou « Standard » peut créer une QRT au nom d’un sous-traitant qui n’a pas de permission « Standard » sur l’outil QRTs. Il est important de se rappeler que la personne ne recevra pas de courriel à moins qu’elle ne soit sur la liste de distribution.
    • Distribution : Ajoutez des utilisateurs avec un niveau de permission « Lecture seule » ou supérieur à la liste de distribution des QRTs. Selon le niveau de permission de l’utilisateur, il est possible de répondre à la QRT en utilisant au moins une méthode parmi plusieurs.
    • Lieu: Sélectionnez lieu relatif à la QRT à partir de la liste du menu déroulant.
      Note: Si Procore est configuré pour permettre aux utilisateurs de créer des emplacements, vous pouvez cliquer sur Créer un nouveau lieu à la fin de la liste.
    • Numéro du plan: Vous pouvez manuellement saisir un numéro du plan dans ce champ. Cependant, le processus recommandé pour associer une QRT à un plan consiste à lier une QRT à un plan.
    • Section des spécifications: Sélectionnez la section pertinente de votre cahier des charges.
    • Code de coûts: Sélectionnez un code de coût pour la QRT. Ceci associe la QRT au code de coût, ce qui sera utile plus tard, si l’ampleur des travaux de la QRT affecte le budget du projet et occasionne un ordre de changement. Voir Créer un Ordre de changement potentiel (ODCP).
    • L'impact sur le calendrier: Spécifier si vous pensez ou non que cette QRT peut avoir un impact sur le calendrier actuel du projet. Si vous connaissez l’impact approximatif sur le calendrier, vous pouvez saisir le nombre estimé de jours. Vous pouvez également choisir « Oui (Inconnu) » ou « À déterminer » et ajouter l’impact sur le calendrier plus tard.
    • Référence: Un champ optionnel qui peut servir d’étiquette de référence utile. Double-cliquez pour obtenir une liste de références récemment utilisées.
    • Impact financier:
      Choisissez une des sélections suivantes de la liste du menu déroulant :
      • Oui. S’il y a un impact financier connu associé à la QRT, sélectionnez « Oui », puis saisir une valeur numérique dans le champs qui apparaît à droite (Note: la saisie d’une virgule (,) n’est pas permise dans ce champ).
      • Oui (Inconnu). Si la QRT a un impact financier, mais que le montant est actuellement inconnu, sélectionnez cette option. (Note: Vous pouvez modifier la QRT plus tard.)
      • Non. Si la QRT n’a pas d’impact financier, sélectionnez « Non ».
      • À déterminer. Si vous êtes incertain si la QRT a un impact financier, sélectionnez l’option « À déterminer » si ce dernier est inconnu à l’heure actuelle.
      • S.O. Si l’impact financier n’est pas pertinent à la QRT, vous pouvez sélectionner « S.O. » (sans objet).
    • Privée: Cochez ici pour limiter l’affichage de la QRT à vous-même et aux utilisateurs ayant le niveau de permissions « Admin » sur l’outil QRTs, ainsi qu'à la personne qui a été assignée et aux membres de la liste de distribution. Laissez la case décochée pour rendre la QRT visible à tous les utilisateurs avec les niveaux de permissions « Lecture seule » ou plus sur l’outil QRTs.
    • Responsable: Sélectionnez si vous souhaitez que la personne responsable de la QRT soit affectée aux cessionnaires, au créateur ou au gestionnaire de la QRT. 
    • Champs personnalisés 1 et 2 : Si vous avez choisi d’afficher des champs personnalisés sur l’onglet QRT (voir Configurer les paramètres avancés : QRTs), ils s’afficheront dans la page de création tels qu’illustrés.

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    • Question*: Saisissez votre question et tout autre information contextuel qui pourrait s’avérer utile pour répondre adéquatement à la question (Note: cette entrée peut uniquement être changée à une date ultérieure si la QRT est sauvegardée avec le statut « Ébauche ». Une fois qu’une QRT est sauvegardée avec le statut « Ouvert », la question ne peut pas être changée.
    • Pièces jointes: Vous pouvez ajouter des pièces jointes soit à partir de votre ordinateur, soit via Procore (par ex. Documents, Plans ou Photos) ou d’autres sources.
  4. Cliquez sur Créer.
    Selon le statut de la QRT, le système effectue ce qui suit:
    (Note: Si vous essayez de créer une QRT avec un numéro en double, une fenêtre contextuelle apparaît pour vous avertir.
    • Si la QRT est en mode « Ébauche », Procore ajoute la QRT à la liste Ébauche de l’outil.
      OU
    • Si la QRT n’est pas en mode « Ébauche », Procore ajoute la QRT à la liste Ouverte de l’outil. Une notification par courriel est également envoyé aux cessionnaires et aux membres de la liste de distribution de la QRT.