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Procore

Créer un Ordre de changement potentiel (ODCP)

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel dans Procore (et ajouter une ventilation des coûts).

Contexte

Un contrat principal représente généralement une entente contractuelle entre un entrepreneur général et le propriétaire. Un ordre de changement potentiel (ODCP) précise tout changement potentiel aux coûts qui pourraient affecter le contrat principal.
 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise: Niveau de permission « Admin » sur l’outil Ordres de changement du projet.
  • Configuration requise: Configuration de contrat principal à 2 ou 3 niveaux. Un flux de travail à un (1) niveau n’utilise pas d’ODCP. 
  • Les ordres de changements potentiels peuvent être convertis en ordres de changement au contrat principal (pour les ordres de changement à deux niveaux) ou en demandes d’ordre de changement (pour les ordres de changement à trois niveaux).
  • Vous ne pouvez pas créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal jusqu’à ce que le statut du contrat principal soit « Approuvé ».

    Restrictions: Si l’outil Événements de changement est un onglet actif sur le projet, voir Créer un ODCP principal à partir d’un événement de changement au lieu des instructions ci-dessous. 

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil de projet Contrat principal.
  2. Cliquez sur le sous-onglet Ordres de changement.
  3. Cliquez sur le bouton Créer un ordre de changement potentiel dans le panneau à droite.
  4. Remplissez les champs de saisie suivants :

    ODCP.png
    • Numéro: Ce champ est automatiquement rempli en fonction du nombre d’ordres de changement potentiels que vous avez déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement accru d’une unité. Cependant, vous pouvez manuellement saisir un numéro différent, si vous le souhaitez.(Note: si vous entrez manuellement un numéro, le prochain ODCP créé sera automatiquement incrémenté d’une unité, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Date créée: Ce champ indique la date et l’heure auxquelles l’ordre de changement potentiel a été créé.(Note: ce champ ne peut pas être changé).
    • Révision: Ce champ affiche le numéro de révision de l’ODCP. Lorsqu’un ODCP est créé, son numéro de révision est zéro. Un ODCP peut avoir plusieurs révisions en raison de commentaires d’un réviseur/approbateur.
    • Créé par: Ce champ affiche l’utilisateur qui a créé l’ordre de changement potentiel.(Note: cette valeur ne peut pas être changée).
    • Compagnie sous contrat: Ce champ affiche la compagnie qui est mentionnée dans le contrat principal.
    • Contrat: Lier vers le contrat principal. 
    • Titre: Saisissez le titre de l’ordre de changement potentiel qui fournit une brève description du changement potentiel.
    • Ordre de changement au contrat principal: Cette action répertorie tous les ordres de changement au contrat principal existants auxquels vous pouvez lier l’ordre de changement potentiel.
    • Statut: Sélectionnez le statut actuel de l’ordre de changement potentiel :
      • Approuvé: L’ODCP a été approuvé. Les coûts sont reflétés comme des « changements approuvés » dans le budget.
      • Ébauche: L’ODCP doit être modifié avant de pouvoir être envoyé aux fins de révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision: L’ODCP est en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé: L’ODCP a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Fixation de prix: L’ODCP est en attente et est actuellement envoyé pour tarification. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Impossible de fixer un prix: L’ODCP est en attente et aucune tarification n’est en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Progression en cours: L’ODCP est toujours en attente et les travaux sont en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Impossible de procéder: L’ODCP est toujours en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté: L’ODCP a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais: L’ODCP sera effectué sans frais. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Annulé: Le client/propriétaire décide de ne pas procéder. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
        Note: Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Raison du changement: Sélectionnez la raison pour l’ordre de changement potentiel: demande du client, développement de la conception, compensation, condition existante, somme à déduire, ou toutes autres options personnalisées par l’administrateur de la compagnie.
    • Demande d’ordre de changement: (Pour des ordres de changements à 3 niveaux seulement).
      • Créer un nouveau: Créez une nouvelle demande d’ordre de changement. Vous avez également la possibilité de créer un nouvel ordre de changement au contrat principal en même temps.
      • Ajouter à Existant: Créez un lien pour l’ordre de changement potentiel vers une demande d’ordre de changement existante.
      • Aucun: Un ODCP peut être lié à une demande d’ordre de changement ultérieure.
    • Privé: Cochez cette case si vous souhaitez que l’ordre de changement potentiel soit visible seulement par des utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l’outil Contrat principal. 
    • Méthode de comptabilité: Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat principal (par ex., en fonction du montant)
    • Description: Saisissez une description plus détaillée de la raison de l’ordre de changement potentiel.
    • Demande reçue de: Sélectionnez un utilisateur à partir du répertoire de projet au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement potentiel. 
    • Impact à l’échéancier: Vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires, le cas échéant, qui pourraient être ajoutés au projet actuel au cas où l’ODCP soit approuvé.
    • Lieu: Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner le lieu qui est impacté par [objet]. Vous pouvez choisir parmi les lieux prédéfinis ou Ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un objet. Ce lieu peut être général comme le lieu du site au premier niveau ou spécifique comme l’endroit où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau sur le site.
    • Référence: Référencez tous les autres outils, matériaux, plans ou documents liés à l’ordre de changement potentiel.
    • Changement de champ: Cochez cette case si l’ordre de changement potentiel exige un changement de champ.
    • Payé en entier: Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes: Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
  5. Cliquez sur Créer.
Ajouter une ventilation des coûts (VDC)

Ajouter une ventilation des coûts s’il y a des coûts associés avec l’ordre de changement potentiel.

  1. Cliquez sur le sous-onglet Ventilation des coûts dans l’outil Contrat principal.
  2. Si votre projet utilise des sous-tâches, toutes les sous-tâches ajoutées au projet apparaîtront dans cette liste déroulante pour votre sélection. Tous les codes de coût connexes aux sous-tâches apparaîtront dans le champ suivant. 
  3. Sélectionnez le code de coût approprié à partir du menu déroulant de code de coût.
  4. Entrez une description pour l’article de ligne.
  5. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type sera prérempli selon le premier type associé à ce code de coût de budget. Vous ne devez sélectionner un type d’article de ligne « non prévu au budget » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne au budget.
  6. Cliquez sur le bouton +.
  7. Répétez ce processus pour chaque article de ligne que vous ajoutez.
  8. Cliquez sur Sauvegarder.
  9. Si l’article de ligne a une incidence sur l’un de vos engagements, cliquez sur Créer un ODCP (pour les projets avec une configuration d’ordre de changement d'engagement à 2 ou 3 niveaux) ou Créer un ODCE (pour les projets avec une configuration d’ordre de changement d'engagement à 1 niveau) pour créer un changement associé du côté de l’engagement.