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Procore

Créer un modèle de réunion

Objectif

Pour créer des modèles de réunion personnalisés à utiliser avec l’outil Réunions du projet.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Niveau de permission « Admin » sur l’outil Admin de la compagnie. 
  • Champs pris en charge:
    Vous pouvez créer des modèles de réunion qui incluent les champs suivants:
    • Nom de la réunion (ce champ est requis)
    • Aperçu
    • Pièces jointes
    • Réunion privée
    • Catégories de réunion
    • Objets de la réunion
      • Agenda #
      • Titre
      • Description
      • Pièce jointe
      • Priorité
  • Informations additionnelles:
    • Il est recommandé de ne PAS inclure d’informations spécifiques au projet sur un modèle de réunion, puisque le modèle que vous créez sera disponible aux utilisateurs sur l’outil Réunions pour tous les projets de la compagnie.
    • Après avoir sauvegardé un nouveau modèle de réunion, celui-ci devient disponible aux utilisateurs disposant des permissions suffisantes en tant que sélection sur l’outil Réunions de projet. Voir Créer une réunion à partir d’un modèle
  • Plateformes prises en charge:
    • Procore pour le Web

Contexte

La configuration de modèles de réunion au niveau de compagnie est la manière la plus simple de créer des ordres du jour de réunion, car cela aide votre organisation à développer des modèles de réunion communs qui s’adaptent bien à vos équipes de projet. Cela limite également la quantité de données répétitives à saisir pour les membres de votre équipe de projet, en minimisant le besoin de réinscrire complètement un nouvel ordre du jour chaque semaine. Une fois que les modèles de réunion de votre compagnie sont créés selon les Étapes ci-dessous, les membres de l’équipe de projet peuvent utiliser l’outil Réunions du projet pour Créer une réunion à partir d’un modèle.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Admin de la compagnie.
    Cette action affiche la page de paramètres de la compagnie. 
  2. Dans le panneau à droite sous « Paramètres administratifs », cliquez sur Configuration de modèles de réunion.
    Cette action affiche la page des modèles de réunion. 
  3. Cliquez sur Créer un modèle de réunion.
    Cette action ouvre la page d’un nouveau modèle de réunion.
  4. Sur la page du nouveau modèle de réunion, effectuez ce qui suit:

    11-21-44.png
    • Nom de la réunion: Saisissez un nom, un titre ou un objet descriptif pour la réunion.
    • Réunion privée: Cochez cette case pour que la réunion ne soit visible qu’aux invités et aux utilisateurs disposant d'un niveau de permission « Admin » sur l’outil Réunions.
    • Aperçu: Saisissez un sommaire ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les contrôles sur la barre d’outils de formatage pour formater votre aperçu.
    • Pièces jointes: Joindre tout fichier pertinent. Vous avez les options suivantes:
      • Cliquez sur Joignez le ou les fichiers puis sélectionnez l’option appropriée du menu des raccourcis.
        OU
      • Utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur dans la boîte grise Glissez-déposez le(s) fichier(s) .
  5. Cliquez sur Créer et procéder à l’ordre du jour.
    Cette action crée un nouveau modèle de réunion en mode de modification. 
  6. Sous la zone Ordre du jour de la réunion, personnalisez les points suivants pour votre modèle de réunion: 
    • Ajouter une catégorie à un modèle de réunion:
      1. Cliquez sur + Créer une catégorie.
      2. Cette action affiche la fenêtre Ajouter une catégorie.
      3. Saisissez un Nom de la catégorie. 
      4. Par exemple, saisissez: Questions à l’ordre du jour
      5. Cliquez sur Créer.
      6. Le système ajoute votre nouvelle catégorie en haut de la liste Ordre du jour de la réunion. 
    • Ajouter un objet de réunion à une catégorie dans un modèle de réunion :
      1. Dans la catégorie souhaitée, cliquez sur + Ajouter un objet.
        Cette action affiche la fenêtre Ajouter un objet de réunion. 
      2. Entrer un titre pour l’objet.
        Par exemple, saisissez : Participants/Présences
      3. Sélectionnez  Basse, Moyenne, ou Élevée de la liste Priorités. 
      4. S’assurer de sélectionner la catégorie souhaitée dans la liste Catégories. 
      5. Saisissez les informations ou instructions souhaitées dans le champ Description. 
      6. Dans le champ Pièces jointes, ajoutez toutes les pièces jointes souhaitées en cliquant sur le lien « Joindre un ou des fichiers » ou en déplaçant les fichiers de votre ordinateur à la zone « Glissez et déposez le(s) fichier(s)». 
      7. Choisissez parmi les options suivantes:
        • Pour sauvegarder l’objet de la réunion sans en créer un nouveau, cliquez sur Sauvegarder. 
          OU
        • Pour sauvegarder l’objet de la réunion et créer un nouvel objet, cliquez sur Sauvegarder et créer un autre. Répétez ces étapes susmentionnées pour ajouter un autre objet de la réunion. 
    • Réorganiser les catégories et les objets de réunion dans un modèle de réunion
      1. Prenez l’icône (≡) à côté de l'objet de la réunion ou de la catégorie.
      2. Utilisez une opération glisser-déposer pour déplacer l’objet ou la catégorie à la position souhaitée.
  7. Lorsque vous avez terminé de créer votre modèle de réunion, cliquez sur Terminé. 
    Le système crée un nouveau modèle de réunion.

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    Le modèle sera désormais disponible pour les utilisateurs dans la sélection du menu déroulant sur le projet. Voir Créer une réunion à partir d’un modèle