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Procore

Créer un dossier de soumissions

Objectif

Pour créer un dossier de soumissions en utilisant l’outil Soumission de Procore.

Contexte

L’outil Soumissions de Procore permet aux compagnies de distribuer les documents de soumission, de gérer les listes de soumissions et d’inviter des soumissionnaires par courriel. Une fois invités, les soumissionnaires peuvent se connecter à Procore pour récupérer les documents de soumissions et soumettre leur offre.

Éléments à considérer

Permissions d’utilisateur requises : Niveau de permissions « Admin » sur l’outil Soumission  au niveau du projet.

Conditions préalables

  • Assurez-vous que votre projet soit dans une phase de construction qui permet de soumissionner
    • À moins que vous n’ayez créé des étapes personnalisées qui permettent de soumissionner, seule l’étape de soumission par défaut permettra à vos sous-traitants de répondre au dossier de soumissions.
  • Créez un dossier dans votre outil Documents pour vos documents de soumissions et vos plans (par ex., « Documents de soumission »). Sous ce dossier, vous pouvez créer des sous-dossiers illimités pour chaque dossier de soumissions et téléverser les documents pertinents dans les dossiers souhaités.
    • Seuls les dossiers et sous-dossiers qui comportent des fichiers peuvent être téléchargés à l’aide du lien de téléchargement figurant dans le courriel d’invitation.

Étapes

  1. Créer un dossier de documents de soumission dans l’outil Documents (Note : Voir les Conditions préalables susmentionnées).
  2. Allez à l’outil Soumissions de votre projet.
  3. Cliquez sur le bouton orange Créer un dossier de soumission dans le panneau à droite de la page.
  4. Remplissez les champs suivants :

    newBidPackage2.png
     
    • Titre: Donner un titre à votre dossier de soumissions (par ex. Plomberie). Celui-ci apparaîtra sur la page de la liste de l’outil Soumissions et dans le courriel que vos sous-traitants recevront.
    • Numéro: Attribuer un numéro à votre dossier de soumissions. Si vous avez des dossiers de soumissions existants, ce champ sera rempli avec le numéro suivant dans l'ordre séquentiel.
    • Date et heure d’échéance: Réglez la date et l’heure à laquelle cette soumission sera due. Si vous recevez l’autorisation de prolonger la soumission, vous devrez modifier la date d’échéance de la soumission pour refléter cette nouvelle date; dans le cas contraire, les soumissionnaires pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s’ils tentent d’envoyer leurs soumissions après la date d’échéance initiale de la soumission
    • Vous pouvez activer l’option pour autoriser des soumissions après la date d’échéance. Cela apparaîtra dans le courriel d’invitation que vos sous-traitants recevront. 
    • Statut: Sélectionnez « Ouverte » si le dossier de soumissions est toujours en cours. Sélectionnez « Fermée » si la soumission a été attribuée et fermée.
    • Distribution: Ajouter à cette liste les membres qui seront avisés lorsque des soumissions seront soumises.

      newBidPackage3.png
       
    • Activer les soumissions à l’aveugle: Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir les montants des soumissions avant la date d’échéance.
    • Désactiver la soumission électronique des offres: Cochez cette case pour les projets qui ne permettent pas aux sous-traitants de soumettre par voie électronique. 
    • Date d’attribution anticipée: Fixez une date d’attribution anticipée pour le dossier. Cette date sera affichée sur le document d’appel d’offre.
    • Documents de soumission: Cliquez sur Joindre des fichiers pour joindre des dossiers à l’un des éléments suivants :
      • Documents de soumission: Dans le module, sélectionnez Documents et cochez la case à côté des dossiers que vous souhaitez inclure dans le dossier de soumissions. Le dossier apparaîtra dans le courriel d’invitation que vos sous-traitants recevront. Les dossiers verrouillés/confidentiels ne peuvent pas être configurés pour un dossier de soumissions.
      • Ensembles de spécifications: Dans le module, sélectionnez Spécifications et cochez la case à côté des dossiers de spécifications que vous souhaitez joindre. (Note : Si l’outil Spécifications est activé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les sections de la spécification à partir de cet outil et s’affichent en tant que lien lors de la sauvegarde du dossier de soumissions. Si l’outil Spécifications est désactivé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les valeurs de l’outil Admin du projet.)
      • Plans de soumission: Dans le module, sélectionnez Plans dans le panneau de gauche. Puis, ajoutez un ou plusieurs dossiers de plans en cours en cochant la case à côté du dossier que vous souhaitez joindre.
    • Méthode de comptabilité du document d’appel d’offres: Indiquez si vous souhaitez ajouter l’option permettant d’activer les soumissions non détaillées, ce qui permet de soumissionner avec un montant forfaitaire unique au lieu de soumissionner spécifiquement par article de ligne.
    • Courriels de décompte: Activer les courriels de décompte quotidiens. Ces courriels seront envoyés au cours des derniers jours avant la date d’échéance de la soumission pour rappeler aux compagnies de soumissionner.

      createBidPackage1.png
    • Vous pouvez également définir des valeurs par défaut pour chacun de ces champs dans l’onglet Admin de compagnie pour qu’ils soient préremplis chaque fois que vous créez un dossier.

      createBidPackage2.png
    • Le texte des instructions de soumission et du courriel d’invitation apparaîtront dans la section du courriel « Informations concernant le projet » et « Instructions concernant la soumission »
    • Établissez vos informations de QRTs préalables à la soumission ainsi que vos préférences et informations détaillées.

      preBidWalkthrough2.png
       
    • Informations relatives à la pré-soumission d'une QRT: Facultatif : Activer la date d’échéance d’une QRT préalable à la soumission.
    • Renseignements sur la démonstration d'une pré-soumission: Facultatif: Activer la démonstration au préalables à la soumission pour établir la date, l’heure et les notes de la démonstration sur le site.
  5. Cliquez sur Créer un dossier de soumission.

Étapes suivantes

  • Rechercher et inviter des soumissionnaires

    Une fois que vous avez invité des utilisateurs à soumissionner sur votre projet, les informations que vous avez remplies ici seront envoyées à ces utilisateurs par courriel. Les renseignements apparaîtront comme suit : 

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