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Procore

Créer un dessin d’atelier

Objectif

Créer un dessin d’atelier pour un projet qui utilise l’outil Dessins d’atelier.

Contexte

Dans l’industrie de la construction, les sous-traitants fournissent à l’entrepreneur général un dessin d’atelier ou des renseignements physiques, puis à l’équipe de conception pour l’approbation de l'équipements, des matériaux, etc., avant que ces derniers ne soient fabriqués et livrés au projet. Les dessins d’atelier peuvent se présenter sous divers formats, comme des plans d’atelier, des fiches techniques relativement à l’équipement et des échantillons de matériaux. Les dessins d’atelier sont exigés principalement de la part de l’architecte et de l’ingénieur pour vérifier que les quantités et les produits adéquats seront utilisés durant le projet en conformité avec les documents de conception et les documents contractuels. 

Dans Procore, le gestionnaire de dessins d’atelier est la personne responsable de superviser le dessin d’atelier tout au long de son cycle de vie. Si vous créez un dessin d’atelier et disposez d’un niveau de permission « Standard » ou « Admin » pour l’outil Dessins d’atelier, votre nom apparaît comme le « gestionnaire de dessins d’atelier » par défaut. Cependant, les utilisateurs qui ont un niveau de permission « Admin » quant à l’outil Dessins d’atelier peuvent assigner le rôle de gestionnaire de dessins d’atelier à tout utilisateur Procore ayant un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier (Note : les utilisateurs avec un niveau de permission « Standard » n’ont pas la permission de changer le gestionnaire des dessins d’atelier). Le champ « gestionnaire de dessins d’atelier » vous permet de modifier la propriété d’un dessin d’atelier, lorsque la personne qui a créé un dessin d’atelier (ou le gestionnaire actuel de ce dernier) n’est plus membre de l’équipe du projet.

Bien que chaque compagnie et chaque projet aient leurs processus spécifiques, il est fréquent que le gestionnaire de projet ou l’ingénieur soit le gestionnaire de dessins d’atelier. Premièrement, le gestionnaire de dessins d’atelier crée le dessin d’atelier. Puis, le sous-traitant fournit la documentation nécessaire pour le dessin d’atelier. Ensuite, lorsque la documentation requise est en place, le dessin d’atelier est envoyé aux membres appropriés de l’équipe de conception aux fins de révision et d’approbation.

Éléments à considérer

  • Les permissions d’utilisateur requises: 
    • Pour créer un dessin d’atelier, il faut un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier.
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » sur l’outil Dessins d’atelier, le(s) déposant(s) et le(s) approbateur(s) que vous ajoutez au flux de travail du dessin d’atelier doivent avoir un niveau de permission « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier. 
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier, le(s) déposant(s) et le(s) approbateur(s) que vous ajoutez au flux de travail du dessin d’atelier peuvent avoir soit un niveau de permission « Standard » ou « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier. 
  • Paramètres de configuration:
    • Au début d’un nouveau projet, un utilisateur ayant un niveau de permission « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier établit généralement les paramètres suivants pour l’outil Dessins d’atelier de votre projet:
      • Processus d’approbation: Votre projet peut être établi en fonction du processus d’approbation séquentielle (il s’agit du paramètre par défaut dans Procore) ou de l’approbation parallèle. 
      • Codes de coût. 
      • Gestionnaire de dessin d’atelier par défaut. 
      • Distribution. 
      • Numérotation. 
      • Calculs dans l’échéancier: Voir Calculer les informations de l’échéancier du dessin d’atelier (si la fonction est activée)
      • Planification des tâches: Si l’outil Échéancier est actif pour le projet, vous pouvez associer le dessin d’atelier avec une tâche sur l’échéancier du projet.
      • Sections du devis: Votre projet peut être établi pour travailler avec l’outil Spécifications du projet ou l’outil Admin du projet. 

Étapes

  1. Allez à l’outil Dessins d’atelier du projet.
    Cette action affiche la page des dessins d’atelier. 
  2. Dans le panneau droit, cliquez sur Créer un dessin d’atelier.
    Cette action affiche la page des nouveaux dessins d’atelier.

    createsubmittal.png
     
  3. Créer le nouveau dessin d’atelier en suivant les étapes de ces tâches :

Ajouter des renseignements généraux

Dans la page du nouveau dessin d’atelier, saisir les entrées de données dans l’onglet Général, comme suit :

newdrawing.png

  • Titre: Le nom descriptif qui résume le mieux les informations du dessin d’atelier. 
  • Section du devis: La section appropriée de votre cahier des charges du projet (appelé aussi cahier des spécifications). 
  • Numéro et révision: Le numéro du dessin d’atelier et son numéro de révision.
    Note: Si vous essayez de créer un dessin d’atelier avec un numéro en double, le message suivant s’affichera. Il est recommandé de cliquer Annuler, puis d’attribuer le dessin d’atelier au prochain numéro disponible. Si vous cliquez sur OK, le système vous permettra de créer un dessin d’atelier avec un numéro en double.

    duplicatenumbers.png
  • Ensemble de dessins d’atelier: L'ensemble de dessins d’atelier qui comprend le dessin d’atelier. Dans Procore, l’ajout de dessins d’atelier à un ensemble est optionnel. La décision d’ajouter des dessins d’atelier à un ensemble de dessins d’atelier se fonde sur les exigences de votre projet, ce qui est déterminé par votre compagnie ou votre équipe de gestion de projet. 
  • Statut: Le statut actuel d’un dessin d’atelier. Seul un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » à l’outil Dessins d’atelier peut modifier le statut d’un dessin d’atelier.

    newdrawing2.png
     
  • Entrepreneur responsable: Le nom de la compagnie de l’entrepreneur ou du sous-traitant qui est responsable de l’achèvement des travaux spécifiés sur le dessin d’atelier. 
  • Reçu de: Le contact de l’entrepreneur responsable qui a fourni les informations du dessin d’atelier à l’équipe de projet. 
  • Soumette avant le: La date avant laquelle un entrepreneur ou un sous-traitant doit soumettre tous les documents pertinents (c.-à-d. les documents, les dessins, les manuels, les plans, etc.) pour le dessin d’atelier à l’équipe de conception de projet pour la révision.
  • Date de soumission: La date à laquelle l’entrepreneur ou le sous-traitant a soumis les objets du dessin d’atelier (c.-à-d., documents, plans, etc.) à votre équipe de projet pour le processus de révision. 
  • Date reçue: La date à laquelle les informations du dessin d’atelier ont été reçues par l’entrepreneur ou du sous-traitant responsable pour l’exécution des travaux associés au dessin d’atelier.
  • Échéance finale: La date d’échéance à laquelle tous les approbateurs du flux de travail de dessin d’atelier doivent soumettre une réponse.
    Notes : Lorsque la date d’échéance finale survient, le système envoie une notification automatisée par courriel pour informer les utilisateurs que le dessin d’atelier est en retard. Si votre système est configuré pour utiliser une approbation séquentielle, la notification est transmise au gestionnaire de dessins d’atelier et à la personne responsable du flux de travail d’approbation. Si votre système est configuré pour utiliser une approbation parallèle, la notification est transmise au gestionnaire de dessins d’atelier et aux membres du flux de travail d’approbation.
  • Délai de réception: Le nombre estimé de jours calendaires pour recevoir les matériaux et services détaillés au dessin d’atelier.
  • Date sur le site requise: La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés au dessin d’atelier doivent être livrés et disponibles sur le chantier.

    newdrawing3.png
     
  • Code de coûts: Le code de coût pour le dessin d’atelier.
  • Gestionnaire de dessins d’atelier: Le nom du gestionnaire de dessins d’atelier. Il s’agit de la personne responsable de la supervision du dessin d’atelier durant tout son cycle de vie dans Procore. Chaque dessin d’atelier peut avoir un gestionnaire de dessins d’atelier différent ou votre équipe de projet peut établir un « gestionnaire de dessins d’atelier par défaut » pour tous vos dessins d’atelier.
  • Type: Le type d’informations associées au dessin d’atelier. Les types de sélections par défaut dans Procore comprennent: Document, demande de paiement, paie, plans, imprimés, informations sur les produits, manuel de produit, échantillons, plans d’atelier, spécifications ou autres. Les types ne peuvent pas être personnalisés dans Procore.
  • Confidentiel: Les paramètres de confidentialité pour le dessin d’atelier. Lorsque la mention confidentielle apparaît, il ne s’affiche que pour les utilisateurs avec le niveau de permission « Admin » dans l’outil Dessins d’atelier, les membres du flux de travail du dessin d’atelier et les membres de la liste de distribution du dessin d’atelier.
  • Lieu: Lieu du chantier lié au dessin d’atelier. Il peut s’agir d’un lieu existant de la liste des lieux ou d’un lieu à plusieurs niveaux.
  • Plans avec hyperliens: Les rendus stockés dans l’outil Plans du projet qui sont liés au dessin d’atelier.
  • Description: Précisions, notes et/ou actions qui décrivent le dessin d’atelier. 
  • Pièces jointes: Joindre tout fichier pertinent. Vous disposez des options suivantes :
    • Cliquez sur Joindre un ou des fichiers puis sélectionnez l’option appropriée du menu des raccourcis.
      OU
    • Utilisez la fonction glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la boîte grise « Glissez et déposez le(s) fichier(s) ».

Calculez les informations de l’échéancier du dessin d’atelier (si la fonction est activée)

L’option de calculs de l’échéancier du dessin d’atelier doit être activée par Procore. Lorsque cette option est activée, l’outil Dessins d’atelier analyse vos entrées dans les champs « Date sur le site requise », « Délai de réception », « Temps de révision de l’équipe de conception » et « Temps de révision interne » afin de calculer automatiquement la « date d’échéance » pour les approbateurs qui gèrent le flux de travail du dessin d’atelier. Cette fonction remplit également automatiquement les champs « Date de retour planifiée », « Date de complétion de la révision interne planifiée » et « Soumettre avant la date planifiée ».

  1. Suivez ces étapes dans Créer un dessin d’atelier. 
    Cette action affiche la nouvelle page du dessin d’atelier.
  2. Faites défiler jusqu’à la zone de renseignements sur l’échéancier du dessin d’atelier. 
  3. Définissez les informations suivantes :
    • Temps de révision de l’équipe de conception: Le nombre de jours alloués à l’équipe de conception pour la révision du dessin d’atelier.
      Note : si vous saisissez 7, le système soustrait 7 jours calendaires (PAS des jours ouvrables) de la Date de retour planifiée prévue pour remplir automatiquement l’entrée relative à la Date de complétion de la révision interne planifiée.
    • Délai de réception: Le nombre estimé de jours calendaires pour recevoir les matériaux et services détaillés au dessin d’atelier.
      Note: Si vous saisissez 10, le système soustrait 10 jours calendaires (PAS des jours ouvrables) de la Date sur le site requise pour remplir automatiquement l’entrée relative à la Date de retour prévue.
    • Date sur le site requise: La date à laquelle les matériaux liés aux travaux détaillés au dessin d’atelier doivent être livrés et disponibles sur le chantier.
    • Temps de révision interne: Le nombre de jours calendaires (PAS des jours ouvrables) que votre équipe de conception de projet nécessite pour assurer que le dessin d’atelier soit adéquatement révisé.
      Note: Si vous saisissez 5, le système soustrait 5 jours calendaires de la Date de complétion de la révision interne planifiée pour remplir automatiquement l’entrée « Soumette avant la date planifiée ». Cette illustration fournit un exemple de ces entrées et calculs.

      newdrawing4.png

    Au moment de régler les dates d’échéance pour les membres du flux de travail du dessin d’atelier, ces dates se refléteront dans le flux de travail.

Mettre à jour les informations sur la livraison

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  • Date de livraison prévue:
    Voir la date affichée pour la date de livraison prévue. Celle-ci est la date entre le « délai de réception » et le moment où le dessin d’atelier a été distribué; elle ne sera pas reproduite lors de la création du dessin d’atelier. Cette date est calculée par Procore une fois que le dessin d’atelier a été distribué.
  • Tâches prévues:
    Si vous avez activé l’outil Échéancier sur le projet et avez intégré un échéancier Asta Powerproject, Microsoft Project ou Oracle Primavera avec Procore, vous êtes autorisé à sélectionner une tâche de projet dans la liste déroulante de l’échéancier lorsque vous disposez d’un compte d’utilisateur avec un niveau de permission « Lecture seule » ou supérieure dans l’outil Échéancier. Cette information est présentée à titre de référence seulement.
  • Date de livraison confirmée:
    Sélectionnez la date d’arrivée de la marchandise que le sous-traitant ou le fournisseur a confirmée en utilisant le calendrier de la Date de livraison confirmée. 
  • Date de livraison réelle:
    Sélectionnez la date d’arrivée de la marchandise sur le site en utilisant le calendrier de la Date de livraison réelle. Généralement, cette valeur est mise à jour par le superviseur de projet. 

Créez la liste de distribution

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  • Sélectionnez un ou plusieurs individus en utilisant le menu déroulant Sélectionner une personne.
    Les utilisateurs sur cette liste recevront des notifications de mises à jour par courriel concernant ce dessin d’atelier. Ce ne sont pas les approbateurs et ils ne sont pas tenus d’approuver ou de rejeter un dessin d’atelier. 
  • Si vous voulez enlever une personne de la liste, cliquez sur le X rouge à côté de son nom.

Ajouter des réviseurs au flux de travail du dessins d’atelier

Les étapes ci-dessous sont utiles lorsque votre projet est configuré pour utiliser le flux de travail du dessin d’atelier (paramètre par défaut); les dessins d’atelier seront révisés par les contacts apparaissant ici en utilisant soit l’approbation séquentielle (par défaut) ou le processus d’approbation parallèle. 

  1. Les étapes ci-dessous sont utiles lorsque votre projet est configuré pour utiliser le flux de travail du dessin d’atelier (paramètre par défaut); les dessins d’atelier seront révisés par les contacts apparaissant ici en utilisant soit l’approbation séquentielle (par défaut) ou le processus d’approbation parallèle. 
    • Dans la page du nouveau dessin d’atelier, faites défiler jusqu’au flux de travail du dessin d’atelier.
    • Dans la boîte de recherche de personnes, sélectionnez le réviseur souhaité. 
    • Dans la liste déroulante des rôles, sélectionnez le rôle d’approbateur ou de déposant. Gardez ces points à l’esprit :
      • Pour être désignée en tant qu’approbateur, la personne doit exister dans l’outil Répertoire de projet (voir Ajouter une personne au répertoire de projet) et doit également avoir un niveau de permission « Admin » ou « Standard » aux dessins d’atelier.
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Standard » sur l’outil Dessins d’atelier, vous ne pouvez ajouter que des réviseurs avec un niveau de permission « Admin » au flux de travail.
      • Si vous êtes un utilisateur avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil Dessins d’atelier, vous pouvez ajouter des réviseurs avec un niveau de permission « Admin » ou  « Standard » au flux de travail. 
        Note : Si votre entreprise est un entrepreneur général ou une société de gestion de construction et que vous envisagez d’ajouter un déposant au dessin d’atelier, Procore recommande de toujours désigner un gestionnaire de dessins d’atelier comme le premier réviseur dans le processus d’approbation séquentielle du flux de travail du dessin d’atelier. Cela donne au gestionnaire de dessins d’atelier la possibilité de s’assurer que le dessin d’atelier est entièrement révisé par votre partie prenante interne avant d’être envoyé aux réviseurs suivants (c.-à-d. l’équipe de conception) sur le flux de travail du dessin d’atelier). 
  2. Utilisez le calendrier pour sélectionner une date d’échéance. Chaque « approbateur » doit soumettre sa réponse avant la date d’échéance finale. 
  3. Cliquez sur Ajouter. 
  4. Répétez ces étapes pour ajouter un autre réviseur au flux de travail. 

Mettre à jour et envoyer le dessin d’atelier pour la révision

Lorsque vous avez terminé avec les étapes susmentionnées, choisissez l’une des options suivantes :

  • Pour sauvegarder vos changements sans envoyer de courriel aux réviseurs et aux membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer
    OU
  • Pour sauvegarder vos changements et envoyer une notification par courriel afin d’avertir les réviseurs du flux de travail et les membres de la liste de distribution, cliquez sur Créer et envoyer des courriels.

 

 

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