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Procore

Créer un contrat de sous-traitance

Objectif

Pour créer un engagement en guise de contrat de sous-traitance entre deux parties.

Contexte

L’engagement représente généralement le contrat convenu entre l’entrepreneur général qui est payé pour gérer le projet de construction et le sous-traitant qui est engagé pour effectuer une tâche spécifique. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise :
    • Pour créer un contrat de sous-traitance, un niveau de permission « Admin » sur l’outil Engagements de projet est requis.
      OU
    • Pour créer un contrat de sous-traitance en tant qu’utilisateur avec un niveau de permission « Standard » ou de « Lecture seule » sur l’outil Engagements du projet, la permission granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » doit être activée sur le modèle de permission associé à votre compte utilisateur de projet. 
  • Informations additionnelles :
    • Une autre façon de créer un sous-contrat consiste à attribuer une offre gagnante et à la convertir en sous-contrat.
    • Les contrats de sous-traitance peuvent être convertis  en ordres de changement (pour les ordres de changement de 1 niveau) ou en ordres de changement potentiels (pour les ordres de changement de 3 niveaux).
    • Vous pouvez créer un ordre de changement potentiel (ODCP) seulement à partir d’un contrat de sous-traitance qui a un statut « Approuvé ».
    • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
      • Pour envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP pour être approuvé par un approbateur comptable aux fins d’exportation :
        • Pour Dexter + Chaney, l’engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne de ventilation des coûts (VDC) avec un code de coût du projet Spectrum. Le code de coût doit être assigné à au moins une (1) catégorie. Les tâches de catégories doivent toujours être mises à jour dans Spectrum. 
        • Pour Quickbooks, l’engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne de VDC avec un code de coût Quickbooks. Le code de coût n’a pas besoin d’être assigné à une catégorie, car Quickbooks ne supporte pas le concept de catégories.
        • Pour Sage 300 CRE, l’engagement doit avoir au moins un (1) article de ligne de VDC avec un code de coût Sage 300 CRE. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins (1) catégorie. Vous pouvez mettre à jour les tâches de catégories dans Procore.

Étapes

  1. Allez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquer sur le bouton Créer un contrat de sous-traitance dans la barre latérale à droite de la page.
  3. Saisissez les informations générales à propos de l’engagement.
    • #: Saisissez ou validez l'identifiant unique pour l’engagement. Si vous créez le premier engagement d’un projet, Procore assigne automatiquement un numéro au premier contrat de sous-traitance. (par ex. SC-01-001) Les engagements subséquents seront automatiquement préremplis avec le prochain numéro séquentiel en fonction du format du premier engagement. (par ex. SC-01-002)
    • Compagnie sous-traitante: Sélectionnez le fournisseur ou la compagnie qui est responsable d’exécuter l’engagement (ex. Canadian Construction Co.). Ce fournisseur ou cette compagnie doivent exister dans le répertoire du projet. (Note : Pour les compagnies utilisant l’outil Intégrations ERP avec Sage 300 CRE, les données synchronisées du fournisseur ou de la compagnie auront « Sage » ajouté à leurs noms). 
    • Titre: Fournir un nom descriptif pour l’engagement. La plupart des systèmes ERP imposent des limites au nombre maximal de caractères pour le champ Titre. Assurez-vous de vérifier la configuration de votre système ERP pour la limite de caractères maximale pour le champ Titre. 
    • Statut: Spécifiez le statut de l’engagement (Par défaut : Ébauche). Les contrats de sous-traitance dont le statut est Ébauche, Envoyé pour soumission, Annulé ou Terminé ne seront pas reflétés dans le budget. Les contrats de sous-traitance avec le statut Envoyé pour signature seront répertoriés dans la colonne Coûts en attente, tandis que les contrats de sous-traitance avec le statut Approuvé ou Terminé seront listés dans la colonne Coûts engagés sur le budget. 
      Note:  Un statut « Terminé » ne reflétera pas l’engagement dans le budget; il ne doit donc être utilisé que si la compagnie de l’engagement n’a pas effectué de travaux sur le projet.
    • Note: Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage du budget standard de Procore. Pour créer ou modifier les affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Confidentiel: Spécifiez qui peut afficher le contrat de sous-traitance. Par défaut, le contrat de sous-traitance est « confidentiel » et n’est visible que par les utilisateurs disposant du niveau de permission « Admin » sur l’outil Engagements. Vous pouvez également autoriser des utilisateurs non-administrateurs à afficher le contrat de sous-traitance, si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez autoriser des utilisateurs non-administrateurs sélectionnés à accéder en lecture seule à des articles de ligne individuels  à partir du sous-onglet VDC.
    • Retenue par défaut: Spécifiez le pourcentage de paiement qui sera retenu. (par ex. 10%)
    • Date de début: Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux commencera sur le chantier.
    • Date d’achèvement approximative: Sélectionnez la date estimée à laquelle la portée des travaux se terminera.
    • Date de réception du contrat signé: Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d’achèvement actuelle: Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux a été jugée complète.
    • Exécuté: Cochez cette case pour indiquer que le contrat a été entièrement signé et exécuté.
    • Description: Fournir des informations supplémentaires, si besoin.
    • Inclusions: Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions: Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Pièces jointes: Joignez tous les documents connexes tels que les estimations, les reçus, les bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés à votre projet ou faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sauvegarder vos changements. En règle générale, vous allez utiliser l’option Créer au lieu de l’option Créer et envoyer par courriel, car vous devrez peut-être ajouter encore des articles dans le VDC.
  5. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts.
  6. Cliquez sur le bouton Modifier. 
  7. Ajouter tous les articles de ligne connexes. Pour importer ces champs à partir d’un fichier CSV, consultez Importer à partir d’un fichier CSV ci-dessous.
    • Article de ligne du contrat principal: Si vous n’avez pas activé les événements de changement, sélectionnez l’article de ligne correspondant de votre contrat principal. Si l’article n’est pas comptabilisé dans le contrat principal, sélectionnez l’option « Non budgété ».
    • Sous-tâches: Toutes les sous-tâches du projet que vous avez synchronisées apparaîtront dans ce menu déroulant. Tous les codes de coût connexes aux sous-tâches apparaîtront dans le champ suivant. Pour plus de renseignements sur les sous-tâches, voir Ajouter une sous-tâche ou Ajouter un Sage Extra à Procore en tant que sous-tâche.
    • Code de coût: Sélectionnez le code de coût approprié pour l’article. (par ex. 02-200 - Earthwork)
    • Description: Entrez une brève description de l’article.
    • Saisir: Sélectionnez le type d’article approprié dans le menu déroulant. (par ex. main-d’œuvre ou sous-traitant)
    • Montant: Spécifiez le coût de l’article de ligne.
  8. Cliquez sur le bouton +Ajouter.
  9. Ajouter  des articles de ligne additionnels, si nécessaire.
  10. Cliquez sur le bouton Sauvegarder vos changements.
  11. Lorsque vous êtes prêt à transférer le contrat de sous-traitance à la compagnie sous-traitante, cliquez sur le bouton Envoyer le contrat par courriel. Assurez-vous de changer le statut de l’engagement, si nécessaire, pour le maintenir à jour.

Importer d’un fichier CSV

Si vous préférez téléverser un fichier CSV pour importer tous les articles de ligne, veuillez plutôt télécharger et remplir le modèle CSV fourni. Veuillez suivre les instructions du tutoriel ci-dessous pour vous assurer que vos données soient ajoutées au fichier CSV dans le format approprié, car le programme de téléversement applique des exigences de syntaxe très strictes. Les données doivent suivre le format prescrit pour assurer le téléversement réussi de vos données dans Procore. Par exemple, les rangées CSV qui contiennent uniquement un nom de code de coût et un numéro de code de coût ne produiront pas un nouvel article de ligne.
Note : Le contrat de sous-traitance doit être en statut « Ébauche » pour que l’option Importer à partir du fichier CSV soit disponible.

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