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Procore

Créer un bon de commande

Objectif

Pour créer un engagement en guise de bon de commande pour une nomenclature (BOM).

Contexte

Un bon de commande représente généralement une entente contractuelle émise par un acheteur à un vendeur, indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise:
    • Pour créer un bon de commande, un niveau de permission « Admin » sur l’outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour créer un bon de commande en tant qu’utilisateur avec un niveau de permission « Standard » ou « Lecture seule » à l’outil Engagements, la permission granulaire « Créer un bon de commande » doit être activée sur le modèle de permission associé à votre compte utilisateur du projet. 
  • Informations additionnelles:
    • Les bons de commande peuvent être transférés en demandes d’ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordres de changement potentiels (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
    • Vous pouvez créer un ordre de changement potentiel (ODCP) seulement à partir d’un bon de commande qui a un statut « Approuvé ».
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP:
    • Pour envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP afin d’être approuvé par un approbateur comptable aux fins d’exportation:
      • Pour Dexter + Chaney, l’engagement doit comporter au moins un article de ligne de ventilation des coûts (VDC) avec un code de coût à partir du projet Spectrum. Le code de coût doit être assigné à au moins une (1) catégorie. Les tâches de catégories doivent toujours être mises à jour dans Spectrum.
      • Pour Quickbooks, l’engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne de VDC avec un code de coût Quickbooks. Le code de coût n’a pas besoin d’être assigné à une catégorie, car Quickbooks ne supporte pas le concept de catégories.
      • Pour Sage 300 CRE, l’engagement doit comporter au moins un (1) article de ligne de VDC avec un code de coût Sage 300 CRE. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins (1) catégorie. Vous pouvez mettre à jour les tâches de catégories dans Procore.
      • Pour Viewpoint Vista, l'engagement doit avoir au moins un (1) article de ligne de VDC avec un code de coût Viewpoint Vista code de phase. De plus, le code de coût doit être assigné à au moins (1) catégorie. Vous pouvez mettre à jour les tâches de catégories dans Procore. Important! Quand vous exportez un engagement vers Viewpoint Vista, il faut avoir un numéro d'engagment unique. Procore recommande que la convention de numérotation que vous configurez pour l'outil Engagements soit précédée du numéro du projet, puis utilise le système de numérotation par defaut. Par example, si le numéro du projet est 001, le système de numérotation serait 001-001, 001-002, 001-003 et ainsi de suite. 

Étapes

Créer un bon de commande
  1. Naviguez vers l’outil Engagements du projet.
    Cette action affiche la page des engagements.
  2. Cliquez sur le bouton +Créer un bon de commande.
    14-18-04.png
    Cette action ouvre la page d’un nouveau bon de commande. 
  3. Sous Informations générales, effectuez ce qui suit:
    • #: Saisissez ou validez l’identifiant unique pour l’engagement. Si vous créez le premier engagement d’un projet, Procore attribue automatiquement un numéro à l’engagement. (par ex. PO-01-001) Les engagements subséquents seront automatiquement préremplis avec le prochain numéro séquentiel en fonction du format du premier engagement. (par ex. PO-01-002)
      Note : Si votre compagnie a activé l’outil ERP Intégrations, votre système ERP intégré peut imposer une limite de caractères maximale.
    • Titre: Fournir un nom descriptif pour l’engagement. 
      Note: Si votre compagnie a activé l’outil ERP Intégrations, votre système ERP intégré peut imposer une limite de caractères maximale.
    • Facturer à: Saisissez les renseignements de la compagnie responsable du paiement de la facture. La compagnie sous-traitante utilisera ces informations pour envoyer sa facture à la bonne compagnie et à la bonne adresse.
      Note: Ce champ se remplira automatiquement avec les données saisies dans le dernier bon de commande créé.
    • Envoyez à: Entrez l’adresse où les matériaux doivent être livrés. Dans certains cas, il se peut que vous vouliez spécifier un emplacement différent du chantier actuel.
      Note: Ce champ se remplira automatiquement avec les données saisies dans le dernier bon de commande créé.
    • Compagnie sous-traitante: Sélectionnez le fournisseur ou la compagnie qui fournit les matériaux achetés (par ex., American Construction Co.). Ce fournisseur ou cette compagnie doivent exister dans le répertoire de projet de Procore.
    • Statut: Spécifiez le statut de l’engagement. (Par défaut: Ébauche) Les bons de commande dont le statut est Ébauche ou Fermé ne seront pas reflétés dans le budget. Les bons de commande avec le statut En traitement, Envoyé, Partiellement reçu et Reçu seront listés dans la colonne Coûts en attente. Les bons de commande avec le statut Approuvé seront listés dans la colonne Coûts engagés dans le budget. 
      Note: Ces statuts reflètent le budget tel que susmentionné pour l’affichage du budget standard de Procore. Pour créer ou modifier les affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Exécuté: Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande a été exécuté.
    • Privé: Choisissez parmi les options suivantes:
      • Rendre ceci visible seulement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants: Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs avec « Admin » sur l’outil Engagements et aux utilisateurs spécifiés dans la liste du menu déroulant Sélectionner une personne. 
      • Permettre à ces utilisateurs de voir les articles de VDC: Cochez cette case pour limiter la visibilité des articles de ventilation des coûts (VDC) sur le bon de commande aux utilisateurs avec un niveau de permission « Admin » sur l’outil Engagements et aux utilisateurs spécifiés dans la liste du menu déroulant Sélectionner une personne. 
      • Sélectionner une personne: Sélectionnez une ou plusieurs personnes de la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non administrateurs à afficher le Bon de commande, le cas échéant. De plus, vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs sélectionnés à accéder en lecture seule aux articles de ligne individuels sous le sous-onglet VDC.
    • Assigné à: Sélectionnez la personne du fournisseur ou de la compagnie responsable de l’exécution du bon de commande.
    • Retenue par défaut: Spécifiez le pourcentage de paiement qui sera retenu (par ex., 10).
    • Description: Fournir des informations supplémentaires, au besoin.
    • Pièces jointes: Joignez tous les documents connexes tels que les estimations, les reçus, les bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés sur votre projet ou faire glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sous Dates du contrat, effectuez ce qui suit:
    • Date de livraison: Indiquez la date à laquelle les biens achetés doivent être livrés à l’emplacement indiqué dans le champ « Envoyer à ». 
  5. Sous Informations additionnelles, effectuez ce qui suit:
    • Conditions de paiement:  Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
    • Envoyer via: Entrez la méthode d’expédition ou de transport pour les matériaux (par exemple, fret, FedEx, etc.).
    • Cliquez sur le bouton Créer
      • Le système crée le bon de commande. 

Importer d’un fichier CSV 

  • Si vous préférez téléverser un fichier CSV pour importer tous les articles de ligne, veuillez télécharger et remplir le modèle CSV fourni. Veuillez suivre les instructions du tutoriel ci-dessous pour vous assurer que vos données soient ajoutées au fichier CSV dans le format approprié, car le programme de téléversement applique des exigences de syntaxe très strictes. Les données doivent suivre le format prescrit pour assurer le téléversement réussi de vos données dans Procore. Par exemple, les rangées CSV qui contiennent uniquement un nom de code de coût et un numéro de code de coût ne produiront pas un nouvel article de ligne.
    • Le contrat de sous-traitance doit être en statut « Ébauche » pour que l’option Importer à partir d’un fichier CSV soit disponible. 
    • Si votre compagnie utilise Procore + Viewpoint Vista intégration, vous ne pouvez pas importer des engagements d'un CSV. 

Ajouter un article de ligne à la Ventilation des coûts

  1. Naviguez vers l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur Modifier à côté du contrat de sous-traitance ou du bon de commande sur lequel vous souhaitez ajouter un article de ligne.
  3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier.
  5. Remplissez les champs de saisie suivants:
    • Article de ligne du contrat principal: Si vous n’avez pas activé les événements de changement, sélectionnez l'article de ligne correspondant de votre contrat principal. Si l'article n’est pas comptabilisé pour le contrat principal, sélectionnez Non prévu au budget. 
    • Sous-tâches: Toutes les sous-tâches du projet que vous avez synchronisées apparaîtront dans ce menu déroulant. Tous les codes de coût connexes aux sous-tâches apparaîtront dans le champ suivant. 
    • Code de coût: Sélectionnez le code de coût approprié pour l’article de ligne.
    • Description: Entrez une description plus détaillée pour l'article de ligne.
    • Type de coût: Sélectionnez l’un des types suivants: Main-d’œuvre, Équipement, Engagement, Coûts du propriétaire , Matériaux, Services professionnels ou Autres.
    • Montant: Saisissez le coût pour le nouvel article de ligne.
    • Cliquez sur +Ajouter.
    • Ajoutez des articles de ligne additionnels, si besoin. 
    • Cliquez sur l’un de ces boutons:
      • Sauvegardez: Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre bon de commande. 
        OU
      • Sauvegarder et envoyer par courriel: Cliquez sur ce bouton si vous êtes prêt à transférer le bon de commande à la compagnie sous-traitante. N'oubliez pas de changer le statut de l’engagement, si nécessaire, pour le maintenir à jour.
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