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Procore

Configurer un nouvel affichage du budget

Objectif

Pour configurer un nouvel affichage du budget et l’ajouter aux projets de votre compagnie. 

Contexte

Avec la fonctionnalité Budget configurable et Prévisions (BCP) de l’outil Budget du projet, vous pouvez créer des affichages personnalisés du budget de votre projet (c.-à-d., une présentation visuelle personnalisée pour l’affichage de vos données budgétaires). Cet « affichage » peut inclure une grande variété de colonnes de données (par ex., Budget initial, Montant, Modifications du budget, Budget révisé, Modifications du budget en attente, et bien d’autres encore). Vous pouvez également créer plusieurs affichages pour le même projet, ce qui vous permet d’intégrer différentes dispositions d’affichages de vos données budgétaires dans Procore. Pour configurer un ou plusieurs nouveaux affichages de budget pour votre projet, veuillez suivre les étapes ci-dessous. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • Niveau de permission « Admin » sur l’outil Admin au niveau de la compagnie. 
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
    • L’affichage que vous créez doit contenir toutes les colonnes de données requises. Cela garantit que votre système peut envoyer les données budgétaires requises à l’outil ERP Intégrations de la compagnie en vue d’être exportées vers le système ERP intégré par un approbateur comptable.

Étapes

Ajouter un nouvel affichage du budget
  1. Naviguez vers l’outil Admin de la compagnie. 
    Cette action affiche la page des paramètres de la compagnie. 
  2. Dans le panneau à droite de la page sous « Paramètres administratifs », cliquez sur Configuration du budget.
  3. Cliquez sur Configurer un nouvel affichage de budget.
    Cette action ouvre la fenêtre de configuration d’affichage du budget. 
  4. Séléctionnez l’affichage souhaité pour l’utiliser comme modèle pour votre nouvel affichage:

    16-10-30.png
    • Affichages standards:
      • Budget Standard Procore. Ceci est l’affichage par défaut de l’outil Budget pour tous les projets Procore. Votre nouvel affichage héritera toutes ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes ultérieurement: Division, Estimé au-dessus/en dessous, Catégorie, Montant du budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, ODC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget projeté, Coûts engagés, Changements de coût en attente, Coûts projetés, Prévision à compléter, Coût estimé à l’achèvement, et Modifications du budget en attente. 
      • Budget des coûts directs ERP de Procore. Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP, vous pouvez configurer un affichage complet comprenant les colonnes suivantes: Division, Coûts à jour, Catégorie, Montant budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-tâche, ODC approuvés, Coûts directs, Code de coût , Budget révisé, Budget projeté, Coûts engagés, Changements de coûts en attente, Coûts projetés, Prévision à compléter, Coût estimatif à l’achèvement, Estimé au-dessus/en dessous et Modifications du budget en attente. 
      • Affichage vide du budget. Cet affichage comporte un ensemble minimal de colonnes. Votre nouvel affichage héritera ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes plus tard: Cet affichage comporte ces colonnes: Division, Code de coût, Catégorie, Montant du budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, et Prévision à compléter. 
      • Mes affichages:
        • Répertorie les affichages de budget que vous avez précédemment créés. Votre nouvel affichage héritera des mêmes colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes ultérieurement. 
  5. Cliquez sur Créer. 
  6. Remplissez les champs suivants :
    • Nom de l’affichage. Saisissez un nom pour votre nouvel affichage. 
    • Description de l’affichage. Saisissez une description pour votre nouvel affichage. 
    • Attribuer aux projets. Sélectionnez un ou plusieurs projets Procore à partir du menu déroulant. Vous pouvez également choisir Tous les projets, Tous les projets utilisant les coûts directs ERP et Tous les projets utilisant les coûts directs Procore.
  7. Dans la section Configurer les colonnes, complétez ce qui suit :
    • Configurer les colonnes. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes de données pour le nouvel affichage. Cette action affiche la fenêtre Configurer les colonnes. Pour plus d'instructions, voir Configurer les affichages de colonnes ci-dessous. 
    • Prévisualiser avec un projet. Après avoir configuré les colonnes pour votre nouvel affichage, sélectionnez un projet dans cette liste déroulante.
  8. Cliquez sur Terminé. 
    Le système ajoute le nouvel affichage à la liste d’affichages de budget à la page Configuration du budget:
    • Pour ouvrir l’affichage en mode modification à partir de la page Configuration du budget, cliquez sur l’affichage dans la liste Affichages du budget.

Configurer les colonnes de l'affichage

  1. Cliquez sur Configurer les colonnes.
  2. Choisissez parmi ces options:
    • Afficher et masquer les colonnes
      • Pour afficher une colonne, cochez la case souhaitée. Vous pouvez également modifier la colonne tel que décrit ci-dessous. 
      • Pour masquer une colonne, décochez la case souhaitée. Puis, cliquez sur le bouton Fermer. Le système supprime la colonne de la configuration. 
        Notes:
        • Les champs Division, Sous-tâche, Code de coût et Catégorie sont déjà inclus dans la colonne Description. Ces champs peuvent donc être masqués.
        • Si vous avez sélectionné « Budget Procore standard », il est recommandé de désactiver les colonnes qui utilisent une Source (ou des calculs désactivés d’une colonne source) que vous n’utilisez pas.
      • Modifier une colonne 
        1. Cliquez sur la colonne que vous souhaitez modifier. 
        2. Cliquez sur Modifier.
          Note: Vous pouvez également accéder à la fenêtre Configurer les colonnes en prévisualisant l’affichage du budget, en plaçant votre souris sur le nom de la colonne que vous souhaitez modifier, en cliquant sur la flèche grise qui apparaît à droite du nom de la colonne et en cliquant sur Modifier. 
        3. Vous pouvez modifier le nom de la colonne. Si la colonne est une colonne calculée ou une colonne source, vous pouvez modifier ces calculs et la source ainsi que les filtres de la source. 
        4. Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour la colonne. Si vous voulez sauvegarder la colonne comme une colonne entièrement nouvelle, cliquez sur Sauvegarder
      • Créer une colonne calculée
        1. Cliquez sur + Créer une colonne calculée ou cliquez sur Créer en haut à droite et sélectionnez Calculée.
        2. Saisissez un nom pour votre colonne.
        3. Sélectionnez la première colonne dans votre calcul.
        4. Cliquez sur un des opérateurs suivants pour des actions que vous souhaitez effectuer dans les colonnes :
          • + (Ajouter)
          • - (Soustraire)
          • * (Multiplier)
          • / (Diviser)
        5. Sélectionnez la deuxième colonne dans le calcul. 
        6. Ajoutez autant de colonnes que vous voulez dans le calcul.
        7. Une fois que vous avez terminé votre calcul, cliquez sur Créer. Votre nouvelle colonne calculée apparaîtra en haut de la liste des colonnes calculées à gauche. 
          Notes :
          • Une fois que vous avez quitté la fenêtre Configurer les colonnes, la colonne nouvellement créée apparaît comme la dernière colonne de l’affichage du Budget. 
          • Les calculs suivront l’ordre mathématique des opérations (c.-à-d. que les actions de multiplication et de division auront lieu avant l’addition et la soustraction).
      • Créer une nouvelle colonne source
        1. Cliquez sur + Créer une colonne source ou cliquez sur Créer en haut à droite et sélectionnez Source à partir du menu déroulant.
        2. Saisissez un nom pour l’entête de la colonne dans le champs Nom de la colonne. 
        3. Dans la liste Source des colonnes, sélectionnez l’un des outils Procore suivants afin que votre affichage du budget utilise cet outil comme source pour les données de la nouvelle colonne: 
          • Contrat Principal
            Cochez la case Ordres de changement principaux pour extraire les données de la colonne de l’outil Contrat principal du projet. Puis, sélectionnez les filtres souhaités (Note: Les options « Scope » pour les ordres de changement proviennent de l’outil Événements de changement. Si votre compagnie n’a PAS activé l’outil Événements de changement, ces sélections de filtres ne seront pas appliquées à votre affichage). 
            Note: Par défaut, les ordres de changement affichent la valeur du niveau le moins élevé. Pour afficher les niveaux supérieurs des ordres de changement, cliquez sur Afficher les options avancées, ce qui affiche tous les niveaux d’ordres de changement disponible à sélectionner.
          • Engagements
            Cochez les cases Contrat de sous-traitance, Contrats de bon de commande ou Ordres de changement, contrat de sous-traitance pour extraire les données de la colonne à partir l’outil Engagements du projet. Sélectionnez ensuite les filtres souhaités. (Note: Les options « Scope » pour les ordres de changement proviennent de l’outil Événements de changement. Si votre compagnie n’a PAS activé l’outil Événements de changement, ces sélections de filtres ne seront pas appliquées à votre affichage). 
            Note: Par défaut, les ordres de changement affichent la valeur du niveau le moins élevé. Pour afficher les niveaux supérieurs des ordres de changement, cliquez sur Afficher les options avancées, ce qui affiche tous les niveaux d’ordres de changement disponibles à sélectionner.
          • Coûts directs
            Cochez la case Coûts directs pour extraire les données de la colonne de l’outil Coûts directs du projet.
          • Coûts des travaux ERP
            Cochez les cases Coûts à jour des tâches ERP ou Engagements ERP facturés.
            Notes:
            • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP, vous pouvez appliquer ces options à l'affichage de votre budget.
            • Si l’affichage est associé à un projet qui n’est pas intégré à l’ERP, ces colonnes seront vides lors de l’affichage du budget dans l’outil Budget. 
          • Réquisitions
            Cochez la case Réquisitions. Sélectionnez ensuite les filtres souhaités.
        4. Cliquez sur Créer. Votre nouvelle colonne source apparaîtra en haut de la liste des colonnes sources à gauche. Note: Une fois que vous avez quitté la fenêtre Configurer les colonnes, la colonne nouvellement créée apparaît comme la dernière colonne de l’affichage du Budget.
          • Réorganiser les colonnes
            1. Une fois que vous avez effectué vos changements dans la fenêtre Configurer les colonnes, vous pouvez réorganiser l’ordre dans lequel elles apparaissent dans l’affichage du budget à partir de l’affichage Aperçu. Commencez par passer la souris sur le nom de la colonne que vous souhaitez réorganiser.
            2. Cliquez sur la colonne et déplacez la colonne à la position souhaitée. L’emplacement peut être ajusté en faisant glisser et en déposant la colonne à l’emplacement souhaité de l’affichage.
            3. Relâchez le bouton de la souris pour déposer la colonne.
        5. Cliquez sur Terminé.

 

 

Pour laisser vos commentaires à l’équipe de produit, veuillez envoyer un courriel à budget@procore.com
 

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