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Procore

Configurer les paramètres avancés : Échéancier du projet

Objectif

Configurer des paramètres avancés pour l’outil Échéancier du projet.

Éléments à considérer

  • Les permissions d’utilisateur requises: Niveau de permission « Admin » sur l’outil Échéancier du projet.
  • La date et l’heure pour lesquelles le échéancier a été téléchargé ou mis à jour, seront affichées dans l’en-tête de chaque page sur la page des paramètres de l’outil Échéancier à côté de «Dernière modification».

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Échéancier du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
  3. Cliquez sur la page que vous souhaitez afficher à droite.

Utilisez le sommaire ci-dessous pour passer à la section à propos de laquelle vous souhaitez obtenir plus d’informations.

Mettre à jour le échéancier

Mettre à jour le échéancier actuel par l'importation d'un nouveau échéancier 

Il est impossible de modifier les échéanciers des projets dans Procore. Ces derniers doivent toujours être mis à jour via le logiciel tiers (par exemple, Microsoft Project, Asta Powerproject, etc.), puis téléchargé le de nouveau dans Procore. 
Important! Le téléchargement d’une mise à jour du échéancier du projet écrasera le échéancier actuel et l'effacera de manière permanente de l’historique des changements du échéancier antérieur. 

  1. Dans les paramètres du échéancier du projet, cliquez sur Mettre à jour le échéancier dans le panneau à droite. 
  2. Sous la section Mettre à jour le échéancier actuel par un nouveau échéancier, effectuez les étapes suivantes:
    • Cliquez sur le bouton Choisir fichier. 
    • Naviguez vers le fichier du échéancier sur votre ordinateur ou sur le réseau. Puis cliquez Ouvrir. 
  3. Faites défiler en bas de la page et cliquez sur Mettre à jour. Le message suivant apparaît: « échéancier mis à jour, le traitement devrait commencer bientôt». Votre échéancier est placé dans une file d’attente et le système met à jour le échéancier tâche par tâche. Selon le nombre de travaux dans la file d’attente et la taille de votre échéancier du projet, le processus d’écrasement peut prendre un certain temps. Vous pouvez continuer à travailler dans Procore pendant que le processus est en cours. (Note: pour confirmer que votre téléchargement est terminé, cliquez sur les liens dans le menu « Afficher par » pour voir les changements du échéancier). 
    Important! Pendant la mise à jour du échéancier, il est recommandé de ne pas télécharger une autre mise à jour du échéancier. Cette action ajoutera un deuxième travail à la file d’attente et les travaux seront traités dans l’ordre de leur téléchargement dans le système. 
Effacer le échéancier actuel
  1. Cliquez sur Effacer le échéancier.
    Note: cette action supprimera définitivement le échéancier actuel du projet
Paramètres du échéancier
Télécharger les fichiers du échéancier du projet
  1. Cliquez sur le lien à droite de la page, Paramètres du échéancier.
  2. Sélectionnez le menu déroulant à côté de «Données du échéancier de».
  3. Cliquez sur l’une des options suivantes :
    • Téléchargement de fichier via Procore Drive
    • Téléchargement des fichiers via Documents Procore
      Important! Entrez le nom exact ou partiel de votre fichier du échéancier dans le champ «Modèle du nom de fichier du échéancier». Par exemple, vous pourriez entrer «échéancier Construction.mpp » dans ce champ. Les fichiers téléchargés dans Documents qui correspondent exactement à ce modèle du nom de fichier seront automatiquement mis à jour dans l’outil échéancier.
      • Vous pouvez également utiliser des caractères spéciaux pour identifier des modèles partiels du nom de fichier. Par exemple, si vous préfixez votre fichier du échéancier avec la date (26-07-17_échéancier Construction.mpp), vous pouvez utiliser le symbole astérisque (*) pour indiquer la partie du nom de fichier qui sera modifiée. Par exemple, vous pourriez entrer *_échéancier Construction.mpp dans le champ « Modèle du nom de fichier du échéancier ».
      • Conseil! Lorsque plusieurs utilisateurs accèdent au fichier du échéancier et que vous apportez des modifications au fichier à partir de l’outil Documents, il est recommandé de vérifier le fichier afin que les membres de l’équipe n’écrasent pas vos modifications du échéancier en cours de téléchargement.
    • Téléchargement des fichiers via le navigateur Web
    • Primavera P6 via Procore Drive
Tâches du projet
  • Afficher les noms des tâches avec un résumé de la description: Cochez ou décochez pour modifier l’affichage de chaque tâche du échéancier dans l’outil échéancier. Cochez la case pour afficher toutes les tâches sommaires avec les noms des tâches connexes.
     
  • Afficher les noms de ressource sur le échéancier: Cochez la case pour activer l’affichage des noms des ressources dans tâches sur les vues du échéancier hebdomadaire ou mensuel.
     
Modifications du échéancier et demandes de changement
  • Lors de la soumission d'une demande de changement dans Microsoft Project, vous pourriez demander aux utilisateurs de remplir une section de commentaires intitulée « Raison du changement » afin de recueillir des informations sur les raisons pour lesquelles le échéancier a été modifié. Cochez cette case pour exiger qu’elle soit remplie.
Barre latérale du échéancier
  • Activer la création d’un article de l'échéancier: Cochez la case si vous souhaitez que les utilisateurs ayant le niveau des permissions « Standard » ou supérieur puissent créer des articles de l'échéancier en plus de l'échéancier intégré. Ces articles de l'échéancier peuvent être publiés par tous les membres de l’équipe ou ils peuvent être confidentiels et visibles seulement par la personne qui les a créés.
  • Activer le filtrage par personne: Cochez la case si vous souhaitez que les utilisateurs disposant d'un niveau de permissions « Lecture seule », « Standard » ou « Admin » puissent filtrer l'échéancier par personne associée à certaines tâches. Il se peut que vous ne souhaitiez pas activer cette fonctionnalité si vos tâches ne sont pas assignées aux utilisateurs dans Procore.
Couleurs du diagramme de Gantt  
GanttCouleurs.png
  • Lorsque vous visualisez le échéancier sous forme de diagramme de Gantt, certains niveaux de tâches apparaîtront sous différentes couleurs. Le niveau 1 est la tâche « parent » la plus élevée; le niveau 2 est une tâche « enfant » directement sous le niveau 1; le niveau 3 est sous le niveau 2, etc. Réglez vos préférences de couleurs d’affichage ici.
Paramètres des courriels
Échéancier du projet hebdomadaire  

hebdomadaire.png

  1. Cochez la case Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs sélectionnés indiquant toutes les tâches à venir dans le échéancier du projet. 
  2. À côté de Paramètres, réglez quand et à quelle fréquence les courriels seront envoyés.
  3. Lorsque vous avez défini ces informations, accédez à la page Tableau des permissions.
  4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne de courriels du projet hebdomadaires. 
  5. Si vous souhaitez envoyer un échéancier du projet hebdomadaire immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
    • Une fois cette fonction réglée, revenez à la page « Paramètres des courriels ».
    • Cliquez sur Envoyer le échéancier du projet maintenant.
Échéancier des ressources hebdomadaires

hebdomadaire1.png

 

  1. Cochez la case à côté de Activer hebdomadaire pour envoyer des courriels hebdomadaires aux utilisateurs sélectionnés en indiquant toutes les tâches à venir dans le échéancier du projet. 
  2. À côté de Paramètres, réglez quand et à quelle fréquence les courriels seront envoyés.
  3. Lorsque vous avez défini ces informations, accédez à la page Tableau des permissions.
  4. Sélectionnez les utilisateurs qui recevront des courriels en cochant la case dans la colonne de courriels de ressources hebdomadaires. 
  5. Si vous souhaitez envoyer un échéancier de ressources hebdomadaire immédiatement, suivez les étapes ci-dessous.
    1. Revenez à la page Paramètres de courriels.
    2. Cliquez sur Envoyer le échéancier de la ressource maintenant.

Tableau des permissions

  1. Cliquez sur le Tableau des permissions dans la barre latérale droite.
  2. Réglez les permissions de chaque utilisateur pour l’outil échéancier selon vos préférences.  
    •  Accès
  3. Choisissez la ressource à laquelle l’utilisateur est associé dans le menu déroulant sous la colonne Ressource.
  4. Sélectionnez les courriels hebdomadaires (le cas échéant) qu’ils recevront. 
    • Note: Modifiez quand et à quelle fréquence ces courriels seront envoyés dans la page Paramètres de courriels.
  5. Pour une liste de ce que les utilisateurs peuvent faire à chaque niveau de permissions dans le échéancier.
  6. L’exemple dans le capture d’écran ci-dessous, l’utilisateur dispose d’un niveau de permissions « Lecture seule » et reçoit des courriels du projet hebdomadairement.

    permissions.png