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Procore

Crear un Paquete de Licitación

Objetivo

Crear un paquete de licitación utilizando la herramienta Licitación de Procore.

Contexto

La herramienta de Licitación de Procore permite a las compañías distribuir documentos, administrar listas de ofertas e invitar a los participantes por email. Una vez invitados, los participantes pueden iniciar sesión en Procore para acceder a los documentos de licitación y enviar su oferta.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permiso de nivel ‘Administrador’ en la herramienta Licitación del proyecto.

Requisitos previos 

  • Asegúrate de que tu proyecto esté en una etapa de construcción que permita recibir ofertas
    • A menos que hayas creado etapas personalizadas que permitan la recepción de ofertas, solo la etapa de Licitación predeterminada permitirá a tus subcontratistas responder al paquete de licitación.
    • Para obtener más información sobre cómo cambiar la etapa de construcción de tu proyecto o agregar una etapa personalizada, consulta Change Your Project's Stage of Construction.
  • Crea una carpeta en la herramienta Documentos para los documentos y planos de licitación (p. ej., “Documentos de licitación”). Debajo de esta carpeta, puedes crear subcarpetas ilimitadas para cada paquete de licitación y cargar los documentos relevantes en cada una.
    • Solo las carpetas y subcarpetas que contengan archivos estarán disponibles para ser descargadas con el enlace en el email de invitación.
    • Para ver cómo crear una carpeta usando la herramienta Documentos, consulta Create a Folder.

Pasos

  1. Crea una carpeta de licitación en la herramienta Documentos (Nota: Consulta Requisitos previos arriba).
  2. Navega a la herramienta Licitación de tu proyecto.
  3. Haz clic en el botón naranja Crear Paquete de Licitación a la derecha.
  4. Llena los siguientes campos: 

 

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  • Título: Asigna un título a tu paquete de licitación (p. ej., Plomería). Éste aparecerá en la lista de paquetes en la herramienta Licitación y en el email que recibirán tus subcontratistas.
  • Número: Asigna un número a tu paquete de licitación. Si tienes paquetes de licitación existentes, este campo se completará con el siguiente número de la secuencia.
  • Fecha/Hora Límite: Establece la fecha y la hora de vencimiento de esta licitación. Si recibes autorización para extender la licitación, tendrás que cambiar la fecha límite para reflejarlo; de lo contrario, es posible que los participantes no puedan ingresar los montos o cotizaciones después de la fecha de vencimiento inicial de la licitación. Puedes habilitar la opción para aceptar ofertas después de la fecha límite. Esto aparecerá en el email de invitación que recibirán tus subcontratistas. 
  • Estatus: Selecciona “Abierto” si el paquete de licitación aún está en progreso. Selecciona “Cerrado” si la licitación se ha adjudicado y cerrado.
  • Distribución: Agrega usuarios a esta lista para que reciban notificaciones cuando se presenten ofertas.

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  • Habilitar Licitación a Ciegas: Selecciona esta casilla si no deseas ver los montos de las ofertas hasta la fecha de vencimiento. Consulta, What is blind bidding?
  • Deshabilitar el Ingreso Electrónico de Ofertas: Selecciona esta casilla para los proyectos que no permiten a los subcontratistas presentar ofertas electrónicamente. 
  • Fecha Anticipada de Adjudicación: Establece una fecha anticipada de adjudicación para el paquete. Esta fecha se mostrará en la hoja de la oferta.
  • Documentos de Licitación: Haz clic en Adjuntar Archivos para adjuntar carpetas a cualquiera de los siguientes tipos de archivos:
    • Planos de Licitación: En el módulo, selecciona Planos en el panel izquierdo. Luego agrega cualquier carpeta actual o juegos de planos seleccionando la casilla al lado de la carpeta que deseas adjuntar. 
    • Especificaciones: En el módulo, selecciona Especificaciones y selecciona la casilla junto a las carpetas de Especificaciones que deseas adjuntar. (Nota: Si la herramienta Especificaciones está habilitada en el proyecto, las selecciones en este menú se rellenan con las secciones de especificaciones de esa herramienta, y se mostrará como un enlace al guardar el paquete de licitación. Si la herramienta Especificaciones está deshabilitada en el proyecto, las selecciones en este menú se rellenan con los datos de la herramienta Administrador del proyecto.)
    • Documentos de Licitación: En el módulo, selecciona Documentos y marca la casilla junto a las carpetas que deseas incluir en el paquete de licitación. La carpeta aparecerá en el email de invitación que recibirán tus subcontratistas. Las carpetas privadas no se pueden adjuntar a un paquete de licitación.
  • Método Contable para Hoja de Licitación: Elige si deseas habilitar las ofertas no desglosadas, lo cual cambia las ofertas por partidas específicas a un solo monto.
  • Emails de Conteo Regresivo: Habilita los emails diarios de cuenta regresiva. Estos emails se enviarán unos días antes de la fecha de vencimiento de la licitación para recordar a las compañías que presenten una oferta.

 

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  • También puedes establecer y predeterminar cada uno de estos campos en la pestaña de administrador del nivel compañía para que se llenen automáticamente cada vez que creas un paquete.

 

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  • Las instrucciones para la licitación y el texto del email de invitación aparecerán en la sección Información del Proyecto e Instrucciones para Licitar en el email de invitación.
  • Establece la información para el RFI previo a la licitación y tus preferencias para el recorrido previo en obra e información del recorrido.

 

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  • RFI Previo a la Licitación: (Opcional) Habilita una fecha límite para RFIs previos a la licitación. 
  • Recorrido Previo en Obra: (Opcional) Habilita el Recorrido Previo en Obra para establecer la fecha, hora y notas de recorrido en obra. 

5. Haz clic en Crear Paquete de Licitación.

Próximos pasos

Una vez que invites a los usuarios a enviar una oferta, la información que completaste aquí se les enviará por correo electrónico. La información aparecerá así:

 

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